新时期加强国有企业档案信息化建设初探

巫正洁

【摘要】本文从国有企业档案信息化建设的重要性、存在问题以及改进措施三个方面进行分析。其中在加强国有企业档案信息化建设方面需要做到：一是提升认识，加强组织领导。二是加强标准化建设，实现资源共享。三是加强基础设施建设，确保数据安全。四是加强队伍建设，提高工作水平。

【關键词】新时期;国有企业;档案信息化

当今科技迅猛发展，全球信息大爆炸，信息化建设走进了各行各业，为适应国家信息化建设和档案事业的发展要求，加快国有企业档案信息化建设尤为重要。

一、国有企业档案信息化建设的重要性

国有企业档案是国有企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。它作为企业活动的记录，在企业中止、关闭以后成为维护国家、原企业职工等各方利益的重要凭证，对促进经济发展和保障社会稳定具有重要作用。随着经济和社会的不断发展，档案管理工作由传统非网络管理模式向电子化、信息化模式转变，提高了档案管理工作效率，同时有效防止数据信息丢失和盗窃，保证了档案信息安全，从而确保企业利益不受损失。企业档案管理部门结合自身的工作实际，加快推进信息化建设是进一步深化改革，推动科技进步，提高服务效率和质量的必然趋势。

二、存在的问题

纵观国有企业档案信息化建设现状，存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：

（一）认识不足，重视不够。由于企业是以生产经营为主，企业工作重心都在生产经营上，而档案管理工作属于后勤服务，没有经济效益产生，所需费用全由公司拨付。另外，有些领导的观念还停留在粗浅认识上，认为档案工作就是保管档案，只要不把东西遗失就行，没有什么知识技术含量，是人就能干，这就导致了档案信息化建设举步维艰，发展缓慢。

（二）信息化建设资金不足。有些领导没有立足全局与长远，对档案信息化建设没有充分的认识，导致投入资金不足。另外，企业由于经济效益不好，为了节约成本，舍不得花钱投入基础设施建设，继续使用那些落后淘汰的设备，比如：年久失修的电脑在运行中经常会出现卡顿、黑屏等现象，严重影响了工作效率和质量。

（三）人才队伍匮乏。由于企业的特殊性，很多档案管理人员都不是科班出身，且身兼数职，工作上疲于应付。在企业中，档案管理工作属于后勤服务，收入没有生产一线职工高，工作枯燥乏味，晋升空间小，年轻人很少，大多数都是40岁以上，对新知识的学习热情度不高，做事按部就班，缺乏与时俱进的精神。

（四）标准规范有待完善。随着时代的发展，档案信息化建设要求越来越高，诸如存量档案数字化水平较低、增量电子档案管理不规范、系统建设分散、档案信息资源孤立等一系列问题亟待解决。

三、进一步加强国有企业档案信息化建设

（一）提高认识，加强组织领导。各级领导要高度重视档案信息化工作，坚持档案信息化建设与企业信息化协调和同步发展，将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案。同时，建立健全档案管理制度，创新档案工作机制，提高档案管理科学化、专业化、信息化水平。建立健全档案工作组织体系，设置各级档案机构，明确工作职责，并对职责履行情况进行监督、考核。明确档案工作经费列支科目，并将经费列入预算管理，确保管理经费、设施设备投入、费用开支落到实处。

（二）加强标准化建设，实现资源共享。档案信息化的标准规范包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。管理性标准规范是对电子文件（档案）信息进行管理的一套规则，如：《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国互联网信息服务管理办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等等。业务性标准规范是对电子文件（档案）业务处理的规范，如：《电子文件归档与管理规范》《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等等。技术性标准规范包括电子文件（档案）的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等，如：《纸质档案数字化技术规范》。通过加强档案业务和信息技术的标准化建设，完善现行档案管理制度和业务流程，实行档案信息化建设标准统一，实现资源共享。

（三）加强基础设施建设，确保数据安全。档案信息化基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它们是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。在确保电子档案信息的安全管理和有效利用上，基础设施应尽量采用具有自主知识产权的国有品牌产品。企业档案部门在对网络环境的建设上，应当根据服务对象和范围的不同，采用物理隔离形成内网和外网，使它们之间相互独立，不受任何影响，从而保证档案信息系统能够安全、平稳地运行，电子档案收集、管理、传输能够获得安全保障。另外，要对扫描仪、数码照相机、打印机、移动存储介质等设备进行安全监控和输出管理，防止数据信息泄密。档案信息系统应配备正版的杀毒软件，同时还应建立三员管理制度，明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责。

（四）加强队伍建设，提高工作水平。企业应根据档案部门所承担的职责、档案保管数量、档案开发利用、档案信息化建设等因素，合理配备档案人员。档案人员必须具有守口如瓶、严守秘密的政治素质，具备一定的综合文化知识和熟练的业务技能，要熟悉掌握档案基础理论知识、文史知识、社会学、统计学、计算机知识、网络知识等，把档案政策法规和专业知识灵活运用于实际，熟练完成业务工作。增强档案人员的管理意识，通过各种形式宣传档案政策法规，使档案人员充分认识到档案工作的重要性，同时建立健全档案管理工作的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案工作管理水平。增强服务意识，通过开展职业道德教育，完善服务方法，在服务中提高工作效率，在服务中树立良好形象。加强在职人员继续教育培训，通过网络学习、外派学习、专家讲座、业务交流等形式不断更新扩展知识面，以适应不断发展变化的业务需要，与时俱进做好档案管理工作。

综上所述，国有企业档案工作必须坚持以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，全面贯彻落实，紧紧围绕国有企业改革发展和稳定的大局，加快推进档案信息化建设，全面提升档案资源存量数字化、增量电子化、信息标准化、利用网络化的管理水平，为促进国有企业改革发展稳定服务。

【参考文献】

[1]刘雪莲.加快高职学校档案管理信息化建设之我见[J].管理观察，2012（14）.

[2]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯， 2004（05）.