浅谈大数据信息技术在档案管理中的应用

穆永刚

【摘要】在各类信息技术中，大数据技术有着得天独厚的优势，能够让相关档案管理人员的管理理念得到一定程度的更新，故而当前大部分档案管理部门已经着手引入大数据信息技术。但由于起步较晚，大数据信息技术在档案管理工作应用中存在着或多或少的问题，需要针对这类问题给出合理的解决措施，保证档案管理工作健康发展。

【关键词】大数据;信息技术;档案管理

当前已经步入了大数据时代，我国档案管理工作进行了一系列的变革，深度开发了档案信息资源，且档案管理工作对于社会所起到的服务作用更为明显。大数据信息技术能够有效推动档案管理流程的优化，并实现集中管理档案的目的，同时能够深度挖掘档案数据，为人民群众提供满足其需求的服务。

一、集中化管理档案

为了充分迎合信息化时代的相应需求，档案管理部门相关领导层应当积极更新现有的档案信息载体，做好档案的集中化管理工作。在传统的档案管理模式中，主要践行了分片区管理这一理念，上至国家，下至县市，都拥有本地的档案管理系统，这类档案管理系统之间并无过多的交集，使得档案信息资源处于一种分散于独立管理的状态，无法完成档案之间的共享与交流。因此相关人员应当认识到大数据信息技术的优势，贯彻集约型档案管理这一理念，合理运用大数据技术有效整合分散的档案信息资源，构建能够连接各个地区的档案管理平臺。在该平台中，不论是哪个地区的档案管理部门，都能够通过众筹这一方式来实现对档案资源信息的收集工作，让人民群众能够积极提供网络档案信息。这样一来，不但能够有效提升档案收集工作的效率，也能够让档案管理更为深入。同时相关人员也应当让大数据信息技术的作用得到充分的发挥，在全国范围内构建一个档案信息资源平台，在该平台中能够对各种各样的档案信息进行查阅，有效防止所录入的信息产生重复的现象。档案管理部门也应当对档案管理工作相关制度进行完善，建立相应的管理规范，将档案管理人员所具备的职能进行分配，以此让档案管理工作有条不紊地开展。

二、深度挖掘档案数据

大数据信息技术的应用，能够对其中的档案数据进行深入挖掘，以此来让相关管理人员在海量的数据信息之中了解人民群众的需求，从而能够给予人们更为优质的服务。在进行数据挖掘时，主要使用分析型数据库，这一数据库具备高并发与低延时的特点，能够及时地对所获取的数据进行分析，且能够与MYSQL协议及相关语法标准有效兼容，在面对数以万亿级别的数据信息时，进行响应的时间能够精确到毫秒，通过多维分析透视能够把档案数据信息的相关需求全方位地呈现给相关管理人员。这样一来，能够有效提升档案管理的精确程度，防止各类关键数据信息遗漏，有效推动大数据时代档案管理改革。当大数据信息技术应用于档案管理之后，在进行档案数据信息深度挖掘时，主要包含两个方面的内容：

（一）灵活运用语义搜索引擎。语义搜索引擎主要是基于大数据信息技术中的语义推理技术，通过对现有的关键字来对整个数据库中的相关信息进行搜索。将语义搜索引擎引入档案管理中，能够有效提升相关管理人员需要搜索各类数据信息时的准确程度，可以有效提高为人民群众服务的效率，且有效推动档案管理服务的智能化进程。同时如若档案需求描述出现了差错，管理人员或者人民群众不能将自身的档案服务使用需求进行准确描述，通过语义搜索引擎的使用，也可以从各个方面对错误的描述进行推理，分析出与相关需求最为接近的含义，进而在数据库之中进行搜索，这样一来，能够有效防止档案管理与服务工作受到不同程度的阻碍。

（二）分析与预测人民群众需求的变化趋势。通过大数据信息技术中对于数据信息进行挖掘这一功能的使用，能够全方位地对人们现有的需求进行统计，构建较为专业的模型，分析其发展趋势，并对未来的走向进行较为精准的预测。通过分析与预测，能够让档案管理部门的档案服务内容得到大幅度的扩展，既充分迎合了人民群众日益变化的档案服务需求，同时也推动了档案管理工作的良好发展。一般来说，应用较为广泛的分析与预测方式主要是德尔菲法以及Boos-ting贝叶斯网络法。

三、扩展档案管理服务能力

当前我国部分档案管理部门档案管理和服务模式缺乏创新，依旧沿用传统模式，不能充分满足不断变化的时代需求。究其原因，主要是因为部分档案管理人员并未充分认识到自身的职能与责任。大数据信息技术在日常生活中有了较为广泛的推广与普及，将有效改变档案管理人员的服务方式，拓展其服务能力。

相关档案管理人员应当充分利用大数据信息技术的优势，以数据挖掘技术、网络技术以及智能技术为基础，构建一条龙式的服务模式，让各地的档案管理部门能够在大数据时代完成有效的联动，相关上级部门也能够实现一体化管理。一般来说，传统的档案管理工作相对较为繁琐，对于人力、物力以及财力有着较高的要求，通过大数据信息技术的应用，能够有效简化档案管理工作的流程，让利用者能够享受更为简捷、更为优质的档案服务。在利用大数据技术所构建的档案资源信息数据库中，存在着一个档案在线联合目录，当利用者想要进行咨询与检索时，只需要通过一台联网的手机或电脑就能充分实现自身的相关需求，有效节省时间。大数据在传统档案管理流程之上，把档案信息服务的整理、收集、挖掘、检索以及提供利用等不同环节进行了有效整合，让其能够形成一个相对完整的服务链，这样一来只要档案利用者能够将自身的需求提供于档案管理部门，那么相关人员就能够充分利用大数据信息技术来对人民群众的需求进行分析与查找，通过数据挖掘技术获取具备一定价值的信息，提供给利用者。在利用者向档案管理人员进行咨询时，存在着一种潜在的约束力，人们必须考虑如何准确且清晰地将自身需求表达出来，与面对面的咨询相比，在线咨询更能准确地表达需求，档案管理人员也能根据用户的需求提供正确的信息，既保证了档案信息服务的效率，又能提升档案信息服务的效果。

四、结语

综上所述，当前大数据信息技术应用于档案管理，不但有效提升了档案管理的工作效率，保障了工作质量，还能够有效促进档案管理工作的良好发展，值得当前档案管理部门借鉴与采纳。

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