事业单位档案管理信息化建设对策研究

摘要：随着信息技术的不断发展以及人们认知水平的提高，我国在事业单位的档案工作上已经取得了一定程度上的进步，工作效率得到提升，但同西方发达国家相比，我国档案管理信息化建设程度是远远不够的，仍需采取一些对策促进档案管理工作更上一个台阶。本文针对目前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题深入分析，并提出具有针对性的措施，希望能作为参考促进我国事业单位档案管理工作发展。

关键词：信息化建设;事业单位;档案管理

1事业单位档案管理信息化建设的作用

事业单位档案管理信息化，就是事业单位档案采用信息化管理方式，结合先进的信息技术，依托于专网管理平台，对事业档案信息资源进行融合共享管理，能够实时准确通过专网为相关部门提供准确的数据信息。

1.1实现信息资源融合和共享，有效提高事业单位工作效率

传统档案管理模式，人工模式占用空间比较大、查询的速度比较慢、档案管理不畅，不能有效满足工作需要。而档案管理信息化能够有效提高工作效率，更加快速地收集、编纂，实时实现信息资源的融合和共享。

1.2提高事业单位科学管理，节约人力资源

比较传统的人工模式，需要人力资源相对较多，工作强度比较大，费时费力。而档案管理信息化能够实现对数据资源的信息管理，加强数据的重复利用，有效减少数据的重复录入，有效实现资源的融合和共享，节省人力资源，降低工作人员的工作强度。

2事业单位档案管理信息化建设的现状

2.1对档案管理信息化建设的重视程度不足

在事业单位中，有些主观上认为抓好业务工作落实是主要任务，缺乏对档案工作的重视，忽视档案管理信息化建设的重要性，对于信息化管理工作不能给予全力的支持，致使档案管理人员积极性不足，从而不能更好地开展管理工作，影响了档案管理工作作用的发挥。

2.2对档案管理信息化建设的基础投入相对薄弱

有些事业单位对档案管理硬件保障力度不够，软件系统不规范，有些事业单位里的信息化装备版本陈旧，未能及时更换，无法形成合力的科学管理体系，不能更好地发挥信息化建设的功效。

2.3对档案管理信息化的管理系统不够完善

有些事业单位经常出现调出档案不及时、档案信息难以全面显示等问题。导致出现信息化管理系统不够完善、不够全面的问题，这不仅与一些信息化装备有关，也与有些事业单位中仍旧使用传统的手动操作方式找档案信息的管理模式有关，这此都是限制档案资料信息化管理的因素。

2.4档案管理信息化工作人员的素质还需提升

在事业单位中，有些档案管理人员的素质水平较低，信息化业务能力储备不足，对档案资料方面的收集、整理、装订工作进展不到位，导致档案信息采集、整理质量不高，经常出现操作失误、导入信息及导出信息不够及时，最终导致输入时的初始信息出现误差，导出时的信息也不够完善甚至是错误的，这些事业单位就很难做到真正地信息化档案管理。

3事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

3.1事业单位档案信息化建设缺乏针对性

在某些事业单位中，档案管理工作仍在用原有陈旧的软件处理，经常出现档案管理匹配失败的情况，在特殊档案管理内容上的应用也不是很理想，某些事业单位在通过局域网操作时往往需要储存电子文件，在查询资料时的限制也比较少，这种模式不利于资料安全保存，一旦疏忽，就会造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和规范，文件往往不能分类储存，在查找起来效率低下。

3.2事业单位档案信息化建设缺乏安全性保障

某些事业单位会将普通档案和特殊档案混合在一起，极易造成重要文件泄露，这一现象必须引起事业单位的高度重视。但是由于信息化技术水平的限制，档案管理工作的安全性仍是事业单位需要攻克的難关。另外在信息资料的公开审理过程中，很容易在浏览外网资料时遭到黑客入侵，严重威胁档案安全。

3.3事业单位档案管理人员专业水平较低

随着我国市场经济的不断发展，人们面临更多的职业选择，专业水平较高的人往往会选择更加充满活力、更具挑战性的工作，但事业单位的工作相对乏味，就导致很多人不愿意进入，因此缺乏专业性强、经验丰富的员工。在这种情况下，事业单位的档案管理工作的质量和效率都很低，严重影响事业单位的工作进度。另外，由于档案管理人员的流动性较强，在记录档案时往往方法不一样，极易造成信息混乱，使得档案丢失。

4事业单位档案管理信息化建设的可行性对策

4.1提高信息化建设的针对性

事业单位在进行档案信息化建设时，必须要将档案管理的实用性考虑进去，为其提供充足的人力、物力、财力，强化档案管理信息化网站的实用性。另外，事业单位的档案信息管理网站为相关人员提供所需档案管理工作，并且以网页的形式建立，实现档案管理的网上查找和信息化的使用，具有很强的现实意义。事业单位档案管理信息化建设需要加强网页式的服务建设，这对于信息资源的传递更加便捷，也更加适应时代发展潮流。与此同时，在档案信息化建设过程中，还需要顾及到档案与软件的兼容性，使其更高效的保存下来。

4.2提高信息化建设的安全性

事业单位在进行档案信息化建设时，必须要规范和完善档案管理制度，并严格执行档案管理工作的各个环节。需要注意的是，事业单位一定要规范使用员工档案资料，强化工作人员对于档案工作的掌握，促进档案使用及保密措施的完善。除此之外，应该采用硬件保护和软件预防相结合的方式针对电脑病毒进行技术防护，同时构建档案信息安全防护体系减少黑客入侵现象发生。目前应用的防火墙技术，即在档案部门的内网和外网之间设置保护屏障的方式，在避免泄露内部信息的基础上防止外部人员非法获取档案的手段是最为常见的。像安全保密技术，如数字签名、数字证书、加密技术等手段也在发挥着至关重要的作用。值得一提的是，事业单位各部门之间需达成统一标准，共同构建安全体系，降低安全风险。

4.3强化档案管理人才的引进和培养

事业单位在进行档案管理工作时，应该注重对于档案管理人员的培养问题，采用分级管理培训的形式，对员工进行指导和监督，并将工作安排细分，责任到人，高层员工要端正工作态度，提高专业技能水平，帮助工作任务顺利完成。档案管理工作是服务性质的工作，与此相关的工作人员都应该具备较高的道德水平，更好的为档案管理工作。

4.4建设档案管理信息化工作网站

事业单位的档案信息化建设要紧跟时代发展潮流，紧跟时代步伐，随着计算机技术在其中的应用，档案管理工作应更加准确、高效。除此之外，利用现代化的设备进行档案保存实现了事业单位的无纸保存，节约了资源。建立档案信息化网站为相关工作人员提供信息资料体现了信息管理便捷化的原则，同时网站式的服务利于信息更加方便的处理、及时的更新、快速大范围的传播等，促进档案管理工作现代化发展。

结束语

事业单位的档案管理信息化建设有利于事业单位长久健康发展，在信息化建设过程中，社会各界都应该积极响应，不断推进档案管理信息化朝着更加便捷、高效、安全的方向发展，另外相关部门以及单位领导也要提高认知水平，吸引高素质的专业人才从事此类职位，将信息化建设工作落到实处。

参考文献：

[1] 郭纪梅.事业单位人事档案管理信息化建设途径分析[J].才智，2019（19）：224.

[2] 刘兆丽.信息化背景下事业单位档案管理工作创新探索[J].科技风，2019（13）：221.

作者简介：郭晓霞，山西省忻州市定襄县，专科，助理馆员，研究方向：档案管理。

（作者单位：定襄县人才交流服务中心）