机关办公室文秘工作质量和水平提高策略

郑祥安

摘 要：作为机关办公室中的关键性岗位，办公室文秘对机关办公室的工作效率和质量有着极其重要的影响。本文首先阐述了机关办公室文秘应具备的专业精神，提出了要从重视机关办公室文秘专业素养的提升、定期开展机关办公室文秘人员培训、适当调整机关办公室文秘人员数量、培养机关办公室文秘人员的创新意识四点入手，提高机关办公室文秘工作质量和水平，促进机关单位长远发展。

关键词：机关办公室文秘;工作质量;工作水平

通过对机关办公室文秘的日常工作进行分析，我们可以发现，其工作种类和工作量都比办公室其他岗位多，这也加大了机关办公室文秘的工作压力与难度。为了做好机关办公室文秘工作，不仅需要上级的指导，更需要机关办公室文秘从业者不断学习，提高自身专业知识、专业素养，为工作质量和水平的提高提供保障。与此同时，机关办公室文秘还要学会如何调整自己的情绪，避免由于自身问题影响工作，促进机关办公室文秘工作水平的进一步提升。

1 机关办公室文秘应具备的专业精神

专业精神是做好机关办公室文秘工作的前提和基础，这不仅表现在对单位规章制度的遵守上，更体现在对工作细节的把控和对风险的规避上。具体来说，机关办公室文秘应具备的专业精神主要包括以下几点：1）对时间的规划。机关办公室文秘需要借助空闲时间，不断学习专业知识，以此来充实和武装自己。除此以外，当工作中出现意外情况时，机关办公室文秘还要抓紧时间，及时找出相应的解决对策，降低意外情况给单位带来的损失;2）对工作的分工。由于机关办公室文秘的工作量较大、工作范畴较广，因此常常会使机关办公室文秘人员感觉力不从心。为了避免出现工作上的混乱，机关办公室文秘就应学会如何对工作进行分工，确保机关办公室文秘工作质量的同时提高机关办公室文秘工作效率;3）对全局的统筹。机关办公室文秘应秉承顾全大局的原则，做好相应工作的统筹，规避自身工作给单位带来的风险，保证单位的社会效益和经济效益。

2 机关办公室文秘工作质量和水平的提高策略

2.1 重视机关办公室文秘专业素养的提升

虽然机关办公室文秘工作较为繁重，但这并不是其忽视单位纪律的理由。机关办公室文秘应以遵守单位规章制度为前提，做到不迟到、不早退、不利用工作时间开小差，提高自身的工作热情，以积极、饱满的态度全身心投入到日常工作中。除此以外，对于针对机关办公室工作的制度，文秘人员也要坚决服从，重视工作中的细节，确保机关办公室文秘工作的顺利开展。

机关办公室文秘每天都会接到新的工作任务，因此要做好工作的分类，明白工作的轻重缓急，使工作可以有序进行。机关办公室文秘还需具备良好的速记和归纳能力，降低工作中出现遗漏的概率。当一件工作完成后，要在第一时间做好总结和记录，对相应工作资料进行存档，为今后工作的审核奠定坚实基础。

2.2 定期开展机关办公室文秘人员培训

很多机关办公室文秘人员的工作较忙，并没有多少空闲时间学习专业知识。为了给机关办公室文秘人员提供更好的学习机会和平台，单位应当定期开展相关培训，使机关办公室文秘人员可以学习到新的工作理念和方法，学会如何应对各种工作难度，从而降低机关办公室文秘工作难度，提高工作的科学性和合理性。同时，通过一段时间的培训，机关办公室文秘还会更加明确自身工作的重要性，提高自身的责任心和事业心，使机关办公室文秘人员激发自身学习意识，将工作做到最好，为机关单位创造更多的效益和价值。

2.3 适当调整机关办公室文秘人员数量

有的机关单位办公室工作效率较低，其根本原因就是办公室文秘人员数量较少，导致少量机关办公室文秘人员与繁重的工作之间出现失衡。此外，机关办公室文秘人员数量不足，还会造成工作任务的堆积，让机关办公室文秘工作愈发困难，更别提提高机关办公室文秘工作质量和水平了。所以，在日常的机关办公室文秘工作中，应当结合单位实际情况和工作需要，适当调整机关办公室文秘人员数量。值得注意的是，这种调整并不是一味的增加机关办公室文秘人员数量，而是要掌握每个机关办公室文秘人员的工作能力，做好人员的配置，避免因为机关办公室文秘人员过多，出现工作推诿和懈怠的情况，

2.4 培养机关办公室文秘人员的创新意识

创新是时代发展的动力，在机关办公室文秘工作中也是如此。在以往的机关办公室文秘工作中，很多文秘人员缺少创新意识、默守陈规，使机关办公室文秘工作难以取得新的突破。为此，应重视对机关办公室文秘人员创新意识的培养，让机关办公室文秘可以学好变通，避免受到陈旧理念的约束，影响机关办公室文秘工作质量和水平。同时，要培养机关办公室文秘人员推陈出新的勇气，使每个机关办公室文秘人员都能“以单位为家”，灵活的探寻工作方法，实现机关办公室文秘工作的高效化。

3 结语

机关办公室文秘工作质量和水平，关系着机关单位的运行和发展。为此应当不断探索机关办公室文秘工作质量和水平的提高策略，培养机关办公室文秘人员的工作创新意识和责任心，使其更好的胜任机关办公室文秘工作，实现机关办公室文秘工作的全面发展。

参考文献

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[4]周燕萍.探讨办公室文秘工作效率的提高策略[J].智库时代，2019（25）：265-266.