浅谈企业办公室工作中的精细化管理

刘红梅

摘 要：企业经营管理中办公室工作具有一定的综合性、复杂性，积极应用精细化管理制度，能够保证办公室工作的标准化、制度化发展，对此文章结合办公室管理精细化的重要性，对办公室精细化管理存在问题和对策展开探讨。

关键词：办公室;精细化;企业管理;办公室工作

我国企业在发展的过程中，办公室管理扮演着较为重要的角色，在精细化管理模式下能够全面提升办公室管理质量，并且在此基础上降低管理成本，促使办公室管理达到预期目标。但是，企业在精细化管理背景下，办公室管理质量存在一些问题，不利于企业未来的良好发展，需要采取有效措施提升办公室管理的质量。

1 办公室管理工作精细化及其必要性

办公室管理工作的精细化转变主要就是相对于常规管理模式而言，凸显行政管理工作的精细化程度，确保各项任务都能够得到深化和细化，尤其是在分工以及服务质量方面，更是需要体现出较强精细化特点。基于办公室管理工作的精细化转变来看，其往往涉及了多个方面的具体要求。比如，针对办公室管理工作组织方式、服务手段以及评价体系，都需要予以细化完善。深入剖析以往工作开展中存在的明显缺陷和问题，进而采取细化和优化手段，保障各个行政管理人员各司其职，行政管理工作任务得到有序执行。当前，企业运营发展面临着越来越高的压力，如此也就必然对于办公室管理工作提出了较大挑战。引入和践行精细化管理模式，是适应这一新形势的需要，同时也是提升行政管理水平的有效手段。精细化的办公室管理工作模式可以较好符合企业发展需求，能够促使原有繁琐杂乱的工作任务更为系统协调，不容易在具体工作执行中产生混乱或者是遗漏局面，保障企业运营管理更加有的放矢。从企业办公室管理工作人员入手分析，精細化管理模式的践行不仅仅可以促使其相应工作效率得到明显提升，工作中可以表现出更强的针对性和目的性，避免了以往责任混乱或者是工作流程繁杂带来的严重工作阻力，对于有效提升行政管理人员工作能力以及综合素质同样也具备理想价值。

2 精细化管理视角下办公室管理存在的问题

1）权责不统一。一些企业在办公室管理的过程中，会出现权责不统一问题，致使在管理期间产生冲突，主要因为管理人员责任意识偏低，在解决管理问题的过程中，很难寻找到有效的管理方法，只是将管理问题汇报上级。此外，不同部门之间没有高效的沟通与交流，并未明确办公室管理人员自身工作范围，导致岗位职责无法确定，以至于出现互相推诿现象，从而难以提高办公室管理质量。

2）企业的综合能力不强。因为企业办公室管理人员的素质不一样，有一部分员工习惯于使用传统的工作方法，但是工作效率极低，在一定程度上很难适应现代化的办公节奏以及现代化的技术，其个人素质与精益化管理的要求还存在很大的差距[1]。

3）缺乏科学量化的管理方式。凭经验来进行管理工作，管理人员的工作概念模糊笼统，在一些方面无法做到面面俱到，工作更无从谈精细、创新。绩效考核制度缺乏考核执行，在具体的实践工作中落实不具体。对工作人员的评价过于片面，难以调动员工的积极性，增加了管理工作的压力。对于不同岗位，大多也没有做到具体情况具体分析。很多办公室管理工作在绩效考核制度的贯彻和落实过程中存在一些问题，导致绩效考核制度形同虚设，不能达到奖励和处罚的效果。

3 精细化管理视角下办公室管理策略分析

1）制度化推动精细化。企业应在精细化管理的基础上提升管理水平，落实精细化思想，以此使管理人员从思想上认识到管理的重要性，这也需要以科学的制度管理作为保障。此外，在办公室管理的过程中，还应定期或不定期分析与总结日常管理经验，并形成一套规范化的工作制度，这对提高办公室管理人员精细化水平具有较大的促进作用，比如在办公室会议管理的过程中，需要将会议目的、会议申请以及意义等环节归纳成一套会议管理体系，为后续会议管理质量的提高奠定良好的基础。

2）权责制度的精细化。权责制度对于该项工作极为关键，也是必不可少的一环，如果能够促使权责制度具备较强精细化特点，必然也就可以推动各项具体工作执行的精细化。基于此，在未来办公室管理工作精细化改革中，需要重点落实定岗定责工作。首先，要对办公室管理工作进行全面分析，明确该项工作涉及的所有工作任务和岗位职责，在该过程中充分利用精细化理念，保障所有责任都可以得到细化，避免任何遗漏和疏忽。在此基础上，工作岗位的设置需求也就得以明确，从不同工作任务的属性入手进行聚类，进而根据聚类结果设置工作岗位，构建工作人员和工作岗位的匹配关系。同时，也就可以明确具体职责界定，保障工作人员可以各司其职。在岗位职责得到明确和细化后，相应责任制度也就能够表现出较强精细化效果，有助于推动各个岗位工作人员按照精细化职责要求落实自身任务[2]。

3）完善企业文化。企业文化是企业发展过程中较为重要的部分，能够提高工作人员的积极性，并增强其归属感，因此进行办公室管理工作时应该融入文化建设，从而提高工作人员的归属感与凝聚力。在日常工作中，应开展相关文化活动，宣传办公室管理精神，同时为管理人员营造一个良好的工作氛围。除此之外，关注管理人员自身思想活动，并通过会议、年会的方式对管理价值观念进行充分解读和宣传，工作人员在总结的过程中，能够对自身行为进行约束，可使办公室管理质量得到提升。

4）业务流程化。由于办公室内务工作非常多，所以要想实现精细化管理，就必须要根据所有服务对象、内容与重点的不同，实施科学的划归，同时树立起来相应的工作标准，有效落实业务的基本流程，进而保证责任到人、任务到岗。比如在信息传送工作上，就需要明确约稿、编写、审核、复审、签发以及反馈等多个步骤与基本方式，同时构建相应的工作制度，严禁出现不按照流程办事的情况，因此建立起来各司其职、运转有序的工作环境，最终提升工作效率和质量。

5）多渠道进行教育。企业在进行思想政治教育时，需要注意以员工为主体，多渠道地进行教育。在进行此项工作过程中，应该把员工当做家人、朋友，让员工能在此项工作中感受到企业的良苦用心，从而做好自己的本职工作，并不断提升自身的能力。一方面，企业可以在日常列会时，对表现优秀的员工嘉奖。为其他的员工起模范作用，让其他员工能向其学习，不断提高自身的思想政治觉悟，进而全身心地投入到工作当中。另一方面，企业要为员工提供丰厚的待遇。这包括精神和物质方面，想员工之所想，让员工有能有动力、无忧虑地工作。

6）实行企业的标准化与流程化结合发展。企业办公室的管理工作会牵涉到企业的很多部门，复杂的工作环境对于精细化管理影响非常大，如果要想做好办公室管理工作，就需要对于办公室的日常工作进行合理的规划，制定科学的标准来权衡精细化管理，而精益化管理工作高的前提条件就是合理的工作规划。

4 结语

综上所述，未来办公室管理工作优化发展中，精细化管理模式的引入极为必要，需要在今后的工作中，重点围绕思想认识、权责制度、企业文化建设与业务流程化多方面实现企业办公室管理的为精细化、标准化发展。为建设“安全、优质、高效、智能化特大型煤炭洗选加工基地”的愿景目标而努力奋斗。

参考文献

[1]彭黎明.实现办公室管理精细化的思路与对策研究[J].知识经济，2019（25）：40+42.

[2]颜霞.探讨工程企业办公室管理精细化的思路与对策[J].建材与装饰，2019（10）：172-173.