探讨基层单位文件档案管理现代化路径

侯晓亚 侯成占

摘 要：基层单位文件档案不仅详实记录了基层组织的日常活动工作轨迹，而且也汇集了人事、财务、基建、远景规划等重大事项，是基层单位开展各项日常工作的重要参考依据。随着互联网技术、计算机技术、信息技术的迅猛发展，基层单位文件档案管理也逐步向信息化、现代化方向过渡。因此，本文将着眼于基层单位文件档案管理存在的问题以及采取的现代化管理路径展开论述。

关键词：基层单位;文件档案管理;现代化;路径

信息技术与计算机网络技术兴起无疑为基层单位文件档案现代化管理提供了坚实的技术保障，在这一背景之下，传统的人工管理模式已成为历史，而以电子档案为主要介质的信息化管理格局已日渐成熟。因此，基层单位的档案管理人员应当始终秉持与时俱进的态度，以信息技术为载体，在实践工作当中不断借鉴先进的管理经验，不断创新管理方法，推进文件档案现代化管理进程。

1 基层单位文件档案管理存在的问题

1.1 重视程度不够，利用效率较低

目前，许多基层单位往往将工作重点放在单位盈利水平与对外形象工程建设方面，而忽略了文件档案管理工作的重要性。在这种形势下，档案管理员只是按部就班的重复着文件收集、归档、借阅、保管等一些基础性工作，既缺少进取精神，也缺乏创新意识，以至于文件档案管理工作可有可无。而业务职能部门在开展日常工作时，也很少调取文件档案，常常凭借个人经验与判断投入到工作当中，这就导致大多数文件档案归档后成为永久性的陈列品，档案的利用价值无法得到体现。

1.2 档案内容不完整，管理机制不健全

档案管理制度是基层单位文件档案管理工作参照执行的法律依据，但是，一些基层单位在建立档案管理制度时，只是笼统的规定了管理框架，具体的奖罚措施、考核措施则少之又少，这就导致一些档案管理人员在实际工作当中钻制度空子，忽略了档案管理的一些细节问题，以至于文件档案丢失情况屡有发生。另外，档案管理员在收集文件资料时，为了减少工作量，常常简化了收集流程，一些重要部门的文件资料信息常常刨除在外，导致文件档案资料残缺不全，领导或者檔案需求部门在调取档案时，无法获取有价值的信息，这就为各项工作的顺利展开造成了诸多不利影响[1]。

1.3 现代化管理意识淡薄，信息化系统功能缺失

目前，基层单位已经建立了较为完善的文件档案信息管理系统，该系统的建立不仅减少了工作量，提高了工作效率，而且也使档案的利用价值也逐步突显出来。但是，部门档案管理员已经习惯了传统的人工操作模式，仍然将纸质档案作为主要的存储介质，而忽略了电子档案的实用性。另外，一些基层单位的档案信息系统只有查询与借阅功能，缺少档案资料库的信息提示功能以及人性化服务功能，这就严重制约了档案现代化管理进程。

2 基层单位文件档案管理现代化路径

2.1 完善档案信息系统，树立信息管理意识

基层单位应当以信息技术为载体，不断完善与充实档案信息系统功能，从档案建档、目录查询、档案分类、借阅审批、保密设置等多方面予以全方位考虑，使信息系统能够为档案需求单位以及个人提供更多便捷服务。以档案信息查询系统为例，过去，在输入查询词条时，往往需要输入完整的档案目录信息，才能查询到所需要的文件档案。而经过系统升级与技术创新，目前，在搜索文件档案资料时，只需要输入档案关键词条即可。比如查询“2019年度基层单位党代会的会议文件资料”档案需求人员只要在搜索框内输入“党代会”，搜索界面就会出现历年来的党代会信息，然后利用时间排序等人性化筛选功能，能够快速查询到所需要的文件资料。因此，基层单位应当对档案信息系统功能根据工作需要不断进行调整与完善，以加快推进档案现代化管理进程。

2.2 构建专业人才体系，提高专业技能水平

基层单位的档案管理人才队伍在年龄结构、文化水平、工作经验、综合素养等方面良莠不齐，尤其是一些资格老、年龄大的档案管理员，对现代化档案管理理念缺乏正确认知，在实际工作当中，档案信息系统的应用频率相对较低。针对这种情况，基层单位需要从管理人员的思想源头抓起，通过内部培训以及远程线上教育相结合的方式，向档案管理员传授现代化的档案管理方法，使其树立高度的主人翁责任意识，不断提升档案信息系统的实际应用能力。此外，基层单位的人事部门可以借助于网络招聘平台、社会第三方招聘机构或者与专业对口的高等院校建立长期合作往来关系，引进档案管理专业、信息技术专业人才，为一些创新能力强、管理水平高、综合素质高的优秀人才提供广阔的发展空间，以充实基层单位的档案管理人才队伍[2]。

2.3 完善电子档案信息，健全考核监督机制

与纸质档案相比，电子档案具有保存期限长、搜索查询便捷、节省纸张、利用效率高等特点，因此，基层单位应当将历年来的纸质档案转化为电子档案，存储在档案信息系统的数据库当中。档案管理员可以利用业余时间，借助于扫描仪、数码照相以及摄像器材对以往的纸质档案资料进行整理、汇总，制作成电子档案，形成一个以纸质档案与电子档案并存的现代化档案管理格局。通过这种方法，基层单位领导或者档案需求部门既可以在档案信息系统上面查询到所需资料，也可以调取相对应的纸质资料，为工作的顺利开展提供有力依据。

此外，为了激发档案管理员的工作热情，使其树立档案现代化、信息化管理意识，基层单位应当建立健全内部考核监督机制与奖罚机制，通过对档案管理员日常工作的全方位监督，提高档案管理工作效率，提高档案现代化管理水平。同时，对工作表现突出，创新成果显著的优秀管理人员，应当给予适当的物质奖励，并在岗位薪酬、职称评定、职务晋升等方面予以优先考虑，以此优化基层单位档案管理现代化格局，促进档案利用率的提升。

3 结束语

基层单位文件档案管理现代化的有效路径是基于信息技术与计算机网络技术，在此基础上通过建章建制、人才引进、机构优化等管理策略，使档案管理现代化水平提升到一个新的高度。因此，基层单位应当依托于新时代背景，不断拓宽视野，在档案管理工作当中实施机制创新、管理创新、方法创新、技术创新，为基层单位的健康长远发展奠定坚实基础。

参考文献

[1]马瑞.基层事业单位档案现代化管理工作的对策[J].数码设计（上），2019（12）：284-285.

[2]张文会.刍议基层单位文件档案现代化管理措施[J].赤子，2019（22）：167.