新形势下如何做好公共资源交易档案管理

罗方

摘 要：本文以公共资源交易档案管理为研究对象，从公共资源交易档案管理的常见模式及其优缺点、新形势下做好公共资源交易档案管理的必要性、当前公共资源交易档案管理存在的主要问题以及新形势下做好公共资源交易档案管理的有效策略四个方面进行详细分析，希望可以为有需要的人提供参考意见。

关键词：新形势;公共资源交易;档案管理

最近几年，在社会经济迅速发展的背景下，我国公共资源交易项目数量不断增加，所以自然而然对招投标项目档案管理也更加重视，不管是硬件设施管理还是软件管理，都对档案质量提出相当高的要求。即便获得不错的成绩，然而当前我国公共资源交易档案管理仍旧存在诸多问题，所以在新形势下必须要加强公共资源交易档案管理，提高其管理水平。

1 公共资源交易档案管理的常见模式及其优缺点

一般来说，公共资源交易档案管理的模式主要包括以下几点：第一，档案服务外包。目前，该管理模式已经普遍应用在一些企业单位和事业单位中。优点是节省单位由于档案管理人员不够，必须要聘用人员的经济费用;当前我国档案服务外包行业已经相对成熟，专业团队数量日益增多，专业水平较高，可以达到标准要求;通过将档案工作外包，能够让单位集中人力和精力完成主业，满足主业工作开展的实际需求。缺点在于档案服务外包市场价格的公开透明度不足;很多单位没有充分认识档案服务外包模式，也不敢随便尝试。第二，档案自行管理，优点在于减少中间不必要的人为转换环节，避免出现泄密的情况;就项目档案很少的单位来讲，能够减少很多服务外包产生的费用。缺点在于许多单位档案管理者都是非专业的档案人员，没有接受过专业的学习，自身缺乏丰富的档案专业知识，管理水平低下;就项目档案数目多和交易量相当大的单位来讲，人员不够、管理难度较大。

2 新形势下做好公共资源交易档案管理的必要性

1）为交易提供重要的依据。公共资源交易档案是使调阅利用人准确把握和充分认识项目交易发展规律的主要途径，而档案管理工作是记录历史显示的关键事业。其真实详细记录每个交易项目的整个过程，成为相关各方研究和多次查考交易历史对象、准确发现交易是否根据法律法规完成的重要依据。

2）为交易提供便利。最近几年，我国将大量的资金投入到基础设施中，地方政府也开始关注有关民生的投入，例如：矿产交易以及道路建设等等，这些都作为公共资源交易的一部分，这些交易包含多个方面，涉及相当大的资金数额[1]。在管理方面，难度加大。然而只要完成公共资源交易档案管理工作，就可以获得明显的效果，尤其是很多大数据的应用，减少交易时间。

3 当前公共资源交易档案管理存在的主要问题

1）部门难以管理。第一，资源交易部门难以管理，目前我国公共资源交易部门类型多种多样。内部较为复杂，而且扮演着两个角色，一是管理者，二是内部监管者，管理人员也会参与到经济管理中，难以迅速找到公共资源交易档案存在的各种问题，严格监管公共资源交易档案，让其自身的作用得不到充分发挥。第二，档案制作流程繁琐复杂，而监管不合理为有些单位出现不标准行为提供一定的平台，很多档案都容易出现需弄虚作假的情况，导致公共资源服务功能无法充分发挥。

2）管理制度有待健全。管理制度有待健全具体表现在制度方面的管办不分。我国有关规定提出需要分开建立工程招标与、政府采购的执行机构以及监管机构。然而因为现阶段我国管理制度有待健全，很多行政监管部门与其监管和监督的交易市场以往经常存在行政经济关系与隶属关系。该模式将运动员与裁判员融为一体，缺乏与其相应的监管制度，必定可以真正实现科学的制约，也无法将制度的公平公正原则充分体现出来。因为我国是由政府对公共资源进行统一管理，因而每个行业的行政部门在碰到问题时都只是考虑自身的利益，出台的政策和制度也只是对部门自身有利，忽略其他部门的实际情况，这样就很有可能出现腐败现象。并且很多行业的主要部门领导觉得实现市场化配置公共资源后，自己不再拥有很多权力，部门自身的利益也明显减少，导致自己有重大的权利损失和经济损失，工作责任也不再沉重，对于审核把关公共资源和后期监管工作也变得疏忽大意。

4 新形势下做好公共资源交易档案管理的有效策略

1）确定立档责任人。档案管理工作有着重要的意义，尤其是如果档案存在问题，必定直接影响经济发展。因此，明确责任人是十分关键的[2]。第一，需要明确主管档案的负责人，接着也要明确专门做好档案工作的档案人员，即专职档案人员，完成平时的档案管理和维护，深入研究与分析档案，为加快经济建设打下良好的基础。因此，尽管公共资源交易档案管理工作看似非常简单，然而有着不一般的意义。并非所有人都能够做好。就档案室来讲，必须要设置独立的档案室，具有完善的防火设施、防潮设施和防水设施。尤其是温度控制，必须要符合有关的规范要求。很多纸质档案，伴随着温度的上升，就会逐渐损坏的情况。这些工作不是任何一个人都可以做好的，应该安排专门的档案人员完成。因此，对于公共资源交易档案管理，必须要合理制定有关的制度，比如：管理制度以及借阅制度等等。利用制度实现科学管理，利用制度对档案人员和责任人进行约束，进而做好档案管理的平时工作。

2）注重档案材料管理。第一，确保搜集档案整理材料符合规范要求。根据公共资源交易档案管理的有关要求，要明确应该归档的材料和归档时间[3]。究竟是长期，或者永久。采用将定期与不定期有机结合的方案发，迅速搜集整理档案资料，而且根据规范要求认真审核搜集的档案材料，保证材料的全面性和准确性。第二，科学整理档案材料。对每个公共资源交易档案，都必须要进行相应的编号，而且在电脑上将档案目录以及档案名册记录好，根据顺序对公共资源交易档案进行装订和归类，最终形成系统的案卷，还要对序号进行准确标示，进而方便及时查找。此外，需要高效完成档案再利用工作，这样不仅可以保证服务的时效性，而且有利于促进经济迅速发展。

3）建立和健全公共资源交易档案管理制度。第一，建立和健全档案管理制度。中心安排专门的人做好档案管理工作，而且合理制定相应的档案管理方法。第二，加强细节与流程管理，明显提高档案管理效率。首先，强化业务学习[4]。积极须知档案管理者和档案整理者努力学习新型的档案管理理念和管理方式，使其可以充分掌握制度要求，严格执行。然后，确保档案信息的全面性以及规范性。仔细核对所有提交的业务档案;认真抽查拟归档档案，及时找到问题，而且要求档案管理者应该迅速纠正[5]。并且需要对档案管理过程中很有可能出现的问题进行归纳总结，以确保档案资料不会丢失。最后，运用信息技术，保证档案管理可以落实到位。跟踪档案管理全过程，对关于档案的人员，比如：档案管理者以及档案整理者等等，必须要跟踪问效。

5 结语

总而言之，在新形势下，必须要高度重视公共资源交易档案管理工作，而且档案管理有关人员需要不断创新传统的管理方式和管理模式，这样才可以满足现代单位的档案管理需求，才可以进一步提高档案管理效率，以便于将来有需要的时候迅速找到，辅助单位管理层领导做出正确的决策。

参考文献

[1]徐军.如何加快公共资源交易电子化档案管理[J].中国招标，2020（01）：89-90.

[2]戴子龙.公共资源交易电子化后的档案管理[J].科技創新导报，2018，15（27）：190+192.

[3]张宏斌.提升公共资源交易标书档案管理能力的思考[J].城建档案，2017（10）：75-76.

[4]汪杰.谈加强公共资源交易项目档案管理的必要性[J].中国政府采购，2016（09）：18-19.

[5]汪杰.公共资源交易项目档案的管理与发展[J].招标与投标，2016（08）：22-24.