试论事业单位档案管理信息化建设的提升策略

莉伟

摘 要：在改革开放的新环境里，经济水平得到提升，各项资源持续发展壮大，共同推动科技不断走向新台阶。尽管目前加快了社会人员流动速度，然而却增加了事业单位档案管理压力，针对信息化方面的要求越来越多。当前事业单位在档案资料管理工作量上持续增加，所以在管理日常事务和员工档案资料方面越发繁琐。为了增强单位档案管理信息化水平，首要任务是优化档案管理机制，创新管理方法，为档案管理效率提供保障。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

1 引言

档案管理是事业单位整个管理体系不可或缺的组成部分，档案是事业单位拥有的资源之一，具有隐性特征，能够服务于管理与决策。随着信息技术应用的不断深入，事业单位传统档案管理方法严重滞后，与新时期事业单位对信息资源的需求不相适应，这也是档案管理创新的根本原因。基于此，要将信息化作为档案管理发展的方向，以期更好地服务于事业单位的长远发展。

2 信息化建设的重要性

1）提高工作效率。加强信息化建设能够加快档案资料的整理，从而提高档案管理工作的效率。众所周知，我国进入了互联网时代，对于网络的要求越来越大。在工作中，网络技术也必不可少，它能使我国的档案管理更加规范、迅速，与传统档案整理方式相比，大大的提升了工作效率，也减轻了工作人员的工作量，让管理人员能够从繁重的工作中释放出来。2）提升档案整理的准确性。在进行档案管理工作中，档案整理的准确是最基本的工作要求，对档案管理工作进行信息化建设，可以保障资料信息的准确，有利于档案管理工作的开展。尤其是事业单位的方案管理，它必须具备客观、准确的记录，具有严肃性，这样才能够保证整理后的档案资料万无一失。3）档案资料保存的多元化。传统的档案保存模式均是采用纸质档保存，如果材料不甚丢失，会给整个事业单位带来影响。随着科技的发展，现在的档案保存模式不再单一化，它能够通过大量现代化的管理手段进行存储，从而推动事业单位档案管理的发展。

3 当前事业单位在强化档案管理信息化建设中存在的不足

3.1 对信息化建设的重视力度不够

尽管目前有的事业单位对档案工作比较重视，但更多的是提出工作要求，没有就档案管理的具体方面进行深入的研究和部署。例如，有的事业单位档案部门在人员上、资金上以及设备上都比较紧缺，尤其在信息化的设备建设上没有进行及时的更新换代，以至于在基础设施的配备上和信息化档案管理不相匹配。

3.2 档案管理缺乏主动性，制约有价值信息的及时收集与使用

事业单位档案管理工作，长久以来以被动管理为特点，这一状态渗透在档案的收集、整理以及归档等多方面，影响档案资源建设的主动性，忽略档案资源及時收集与开发的重要性。这种现象在档案管理制度不健全的情况下尤为严重，直接造成大量有价值信息被埋没、很难得到妥善处理与保存。另外，档案资料收集工作缺乏实时跟踪，引发档案资料过于分散，尚未实现集中保存与处理，档案管理的作用很难全面发挥，优势不明显。

3.3 技术欠缺

对于事业单位档案管理而言，科学应用信息化技术是提高档案管理工作质量的前提基础。然而面对事业单位内部档案管理现状来讲，在使用信息化技术方法上依旧存在问题，在检阅比较重要的档案资料时没有使用信息化手段，而是惯性的使用纸质材料加以保存，这样不但存储时间短，还不利于后期查找。对此，为了突出档案完好性，事业单位应将信息化技术手段融入其中。

3.4 缺少专业管理人才

运用信息化建设开展档案管理时，可以提升档案管理人员的综合素质。但是在实际工作中，档案管理人员的素质还有待进一步提升，具体表现在有的人员比较精通传统的档案管理工作业务，但是由于对信息化建设所了了解得不够多，以至于在对档案进行管理时还存在不够到位的现象。另外，档案管理人员中有的人员不具有专业的知识背景，是从其他的工作岗位中抽调到该岗位上的，对信息化建设下的档案管理工作内容了解得不够精细，工作中还没有达到专业化的要求。

4 加强事业单位档案管理信息化的几点方法

4.1 配备专业素质过硬的档案管理人员

要加强档案管理的信息化建设，人才是其中关键的因素。为此，要重视人才的建设，为档案管理及时配备既懂得档案管理业务又要懂得信息化建设的工作人员。对档案管理的工作人员进行专业培训，培训要重视实效，既要给工作人员培训档案理论知识，也要给工作人员培训具体的信息化操作技术。通过切实的培训，提高档案管理人员的综合素质特别是业务素质。

4.2 依托信息化手段强化档案服务范畴的扩展

1）以专业化网站为载体，为事业单位档案信息的查询与使用提供多元化途径，将便捷性作为目标，实现管理效率的提升。2）构建电子档案管理体系，增强归档的及时性，重视数字化转化、收集以及整理，强化信息的全面开发与应用，在扩大资源存储规模的同时，提升资源共享度，为档案资源数字化发展创造有利条件。3）以事业单位当前发展实际为前提，确定档案工作发展方向与策略，确定档案管理与服务模式，制定档案信息化建设方案，将其贯彻在整个规划设计中，避免环节的遗漏，形成有针对性的发展措施，保证各项措施的有效落实。

4.3 构建档案管理网络安全屏障

各事业单位的档案管理工作都需要有自己独特的网络安全屏障，确保档案管理的机密性，防止因网络安全问题而将档案信息泄露出去。事业单位的高层人员应当对档案管理的网络安全屏障建设引起高度重视，确保档案内容的安全，使工作人员更好的管理档案资料。

4.4 改变档案管理传统观念

构建新颖的、与现代社会发展相契合的档案管理机制，从而完成事业单位档案管理信息化构建的工作任务。总的来讲，基于信息化建设环节，首要任务是改变档案管理传统观念，融入信息化思想，增设档案管理制度，从实际入手，结合管理现状加强责任体系，突出信息化管理的严谨性。另一方面，在改变理念的基础上，依照法律条例，加大监管审批力度，加强事业单位档案管理工作效率。

4.5 调整网站系统

自从在事业单位档案管理中融入信息化内容，从根本上提高了管理工作效率，赢得了大家的认可。随着新时代的到来，相关责任人需全面分析信息站点的资源，结合档案管理信息化服务要求，做好网站盘查、检阅和资源共享等性能。在推动档案管理信息化建设同时，优化相关管理体系，提高管理水平，保障后期工作的顺利实施。在建设信息化的过程中，需联结档案管理体系和事业单位系统，以一体化管理为基础，更好的实现资源共享目标，提高企业收益。

5 结束语

在信息技术飞速发展的时代，事业单位的发展面临新环境，档案管理也面临新的机遇和挑战，应积极推进事业单位档案管理创新，加快档案管理信息化建设，从规划设计、服务、机制等多方面努力，切实提升事业单位档案管理水平，为其健康与稳定发展提供坚实的基础保障。

参考文献

[1]陈宇.提升事业单位档案管理信息化建设的策略[J].现代商贸工业，2018，39（36）：48-49.

[2]尹章.浅谈事业单位档案管理信息化建设的提升策略[J].办公室业务，2018（20）：85.

[3]梁慧.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].山东档案，2018（05）：46-47.

[4]罗红丽.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2018（19）：59.

[5]牟永帅.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科技经济导刊，2018，26（24）：247.