教学档案电子化管理对新时代高校教学改革的意义

摘 要：教学档案是高校档案的有机组成部分，高校的教学档案管理模式转型是高校教学改革的重要环节，对高校教学改革具有重要意义。传统的教学档案管理方式不能全面反映教学过程、不能有效反馈考核结果，而电子化管理教学档案的模式长期来看可以降低档案管理的成本、提升档案管理的质量，是应对新时代高校档案管理工作挑战的科学化管理方式。

关键词：教学档案;电子化管理;新时代高校;教学改革

在新时代信息技术迅猛发展的大背景下，档案电子化管理是我国社会多项工作的开展趋势。相比较而言，由于历史观念、档案性质、人员素质等制约因素，高校的档案管理仍以传统纸质档案管理为主要方式，尤其是长期沿用纸质档案保存方式的教学档案，甚至明显滞后于高校其他工作的档案电子化发展进度。实际上，传统的教学档案管理方式不仅存在诸多弊端，更不适应日新月异的高校教学活动过程，而电子化管理教学档案优势明显，是应对新时代高校档案管理工作挑战的科学化管理方式，对高校教学改革有着重要意义。

1 教学档案的内涵

广义上的教学档案是指教学活动关涉的所有全部过程的原始记录文件，包括招生、专业与学科建设、理论与实践教学运行管理、学生学籍与毕业管理、教学质量监控与保障等各项教学相关工作的档案。诚然，最理想的情况是广义上的教学档案都能实现电子化管理，但改革显然无法一蹴而就，需要根据实际情况有重点有布局地逐步推进。因此，本文主要讨论的教学档案特指跟一般社会认知相对应的课堂内外师生教学活动的档案。

本文讨论的教学档案，可以大致分为两类：一类是教学过程档案，比如课堂教学过程中的教师讲义、学生课堂问卷，实践教学过程中的参观照片、行程记录等;另一类是教学考核档案，比如期中、期末、缓补考等考试的试题与答卷等。这些教学档案直接反映师生教与学的活动过程与效果，关涉教学活动最核心、最本质的环节，若能优化管理，将对高校教学活动产生重要的积极效能。

2 传统教学档案管理方式的弊端

囿于过去不够先进的存储技术、计算机业务不够熟练的基层管理人员、历史积累的管理模式与观念等因素，高校里教学档案管理的传统是以纸质档案保存为主要方式。这样的管理方式，不仅要求专门的存贮空间，并不方便查找、调取有较久历史的资料，更会随着时间推移难以避免纸张虫霉等威胁。最关键的是，随着高校教学活动本身不断改革发展，传统教学档案管理的方式呈现出明显的弊端：

第一，不能全面反映教学过程。早在2018年，教育部即制定印发了《教育信息化2.0行动计划》，鼓励办好网络教育，积极推进“互联网+教育”发展，加快教育现代化和教育强国建设。近年来，互联网教学风生水起，各种新的教学手段运用到高校教学改革活动中，冲击着传统的“粉笔加黑板”、“讲义加幻灯片”式教学。诸如线上慕课（MOOC）、线上线下混合式课堂（SPOC）、翻转课堂、智慧教室课堂等现代教育技术支持下的网络教学活动越来越受重视与提倡，逐渐被引入高校实际教学活动。更是“强迫”线上教学提前在我国高校全面应用，截至2月2日，教育部已组织22个在线课程平台免费开放在线课程2.4万余门，覆盖了本科12个学科门类、专科高职18个专业大类。可以预计，网络教学将在未来的高校教学中占有越来越重要的份额与地位。

在这样的态势下，传统的纸质教学档案已无法精准地反映高校教学、尤其是高校网络教学的实际过程。因为网络教学涉及的“教”与“学”过程资料一般通过互联网数字信息展开，若将这些网络教学的课件、学生的PPT作业或其他视频音频资料通过截图打印的方式转化为纸质版档案进行保存，将占用大量不必要的存储空间，且无法全面反映实际教学过程。

第二，不能有效反馈考核结果。传统纸质档案的一大劣势是事后查找不便，这就降低了档案的利用效率，不能充分发挥保存教学档案应有的作用。在高校的档案管理工作中，鉴于各级各类教学评估的需要，尤其强调学期末教学考核档案的管理，重点是每门课程期末考试档案的保存。期末考试在课程总成绩的占比一般都很高，学生往往全力以赴，教师经常认真批阅，若是论文、调研报告等形式的期末作业，学校一般都会要求教师撰写一定字数的评语。然而，按传统的档案管理方式，这些考核资料一经归档，便收藏在教学单位的档案室束之高阁，除非遇到教学评估等检查，很少被调取利用，更勿论老师将这些考核评价反馈给学生，令学生不仅仅知晓考试分数，更知其所以然，达到教学相长的教学考核目的。

3 教学档案电子化管理的方式与优势

教学档案电子化管理是指利用计算机系统以数字信号的方式保存档案信息的管理模式。通过应用云计算、大数据等现代计算机信息技术，传统的纸质档案、照片及胶片档案等可以转换成二进制编码的数字形态信息，实现档案的电子化管理。实际上，从前些年开始，在高校的诸多管理工作中已启用了电子化管理系统，比如人事、科研、学籍管理、社会服务、教务管理等基本都实现了过程化的电子化系统管理。但一方面受传统观念影响，这些工作的痕迹往往最终仍被要求以系统导出的纸质档案为最终依据归档保存备查，仅仅实现档案目录的电子化;另一方面，教学活动与其他高校工作相比更习惯于依赖传统纸质档案的管理方式。可见，进一步发展教学档案电子化管理，首要是改变观念，充分认识这一档案管理方式转型的优势。

长期来看可以降低档案管理的成本。虽然转型初期需要开发建设新型教学档案电子化管理数据库平台，并需要引进能够使用这些数字化工具进行档案管理的人才或开展对原有员工的技能提升培训，相应要求管理单位投入大量的资金支持，但长期来看，一旦转型完成，电子化管理模式将大为节省传统纸质档案管理模式占用的物理存储空间、配套工具以及工作人员成本。因为电子化管理所依赖的管理平台为计算机信息系统，档案存储空间为虚拟化的云空间或硬盘、磁盘等小型存储器，而具备操作技能的档案管理人员也能高效率地完成工作，实际上精简了人力成本。

第二，从利用效率来看可以提升档案管理的质量。如前所述，传统教学档案管理模式的明显弊端是不能全面、有效地反映教学动态过程、反馈教学考核结果，教学档案一旦收归档案室存储除非教学检查，往往束之高阁，很少被高校师生有效利用。电子化管理模式通过先进的信息管理技术改变了教学档案的存储形态，只要是可以公开的、不涉密的教学档案，不仅是专门的档案管理人员，普通的有需求的教师、学生甚至社会人士也能够通过互联网简易搜索、查询、利用。流传、利用不只是最好的档案保存方式，更是档案管理的意义所在。因此，从利用效率来看，电子化管理方能有效提升教学档案管理的质量。

4 教学档案电子化管理对教学改革的意义

高校的教学档案管理模式转型是高校教学改革的重要环节，对高校教学改革具有重要意义。教育部《教育信息化2.0行动计划》公布后，全国高校逐步推进信息化校园建设，主动改革人才培养模式与教学模式。在教学改革方面，首先启动的是用现代化教育技术引领的课堂教学改革创新，比如利用智能在线教学平台实现课程资源共享、线上授课听课等。随着近年高校教学过程的信息化改革快速推进，相应的教学档案管理改革也必须加快进程，才能充分发挥高校档案在高等教育教学事业持续改革发展中的作用。实现教学档案由传统纸质档案管理模式向电子化档案管理模式的转型，不仅在开展教学模式创新、推进教学研究、辅助学生发展等方面发挥着积极的作用， 而且对高校实现内涵式发展、提高人才培养质量、深化教育教学改革有着重要的档案参考和经验借鉴作用。综上，教学档案电子化管理是应对新时代高校档案管理工作挑战的科学化管理方式，对高校教学改革有着重要意义。

作者簡介

谭杰丹（1988-），四川南充人，博士。