大数据时代学校电子档案管理创新研究

刘如龙

摘 要：当前我国经济发展进程较为迅猛，信息技术也有了长足的进步，在这样的背景之下大数据技术给各行各业提供了较大的便利，学校电子档案管理工作也不例外。应用大数据技术能够让学校电子答案管理工作显得更为高效，但与此同时也暴露出了不规范管理制度、管理人才缺乏以及管理安全风险这类问题。基于此，本文分析了大数据时代档案管理的基本特征，明确了学校电子档案管理工作所面临的挑战，阐述了创新学校电子档案管理工作的价值，最后给出了大数据时代下学校电子档案管理的创新路径。

关键词：大数据;电子档案管理;创新

学校档案管理主要是指将学校招生教学、科学研究、基础建设、日常管理、党政管理、对外交流以及服务社会这类工作中的相关数据进行良好的记录与保存，具备较为重大的价值与意义。当前已经步入大数据时代，关于学校档案的相关利用服务需求越来越多，利用方式也更为丰富，这就使得传统的学校档案管理模式不能够充分满足这类需求，需要创新管理模式、转变管理机制，从而让学校档案中的数据作用得到充分的发挥。

1 大数据时代档案管理的基本特征

第一，有着较大的信息量。伴随着互联网技术以及新型档案管理软件的推广与普及，学校档案管理工作在采集数据信息方面较为便捷，这样不仅能获取大量的信息资源，降低了档案管理难度;第二，数据具备一定的多样性。不同于传统档案管理模式，大数据时代档案管理信息工作主要基于信息、数据、图文以及视频资源，通过大数据技术能够让档案管理变得更为高效化、立体化以及电子化。

2 大数据时代学校电子档案管理所面临的挑战

当前，我国各大中小学管理教学工作中往往会出现数量众多的电子文件，大部分中小学并未采取规范的档案管理模式，匮乏具备较高专业素质的档案管理人员，加之针对电子档案管理所采取的方式相对滞后，使得电子档案信息无法及时完成保存、共享。故而在大数据时代下，学校电子档案管理面临着以下几个方面的挑战：第一，信息数量不断提升，让学校档案管理工作规范化有了更高的要求，当前档案管理工作显得尤为繁重，相关档案管理人员不但要进行基础的档案管理工作，还要核对与整理档案准确程度，大幅提升了工作量。第二，当前我国针对电子档案管理的相关标准规范相对不完整。电子档案管理以及传统档案管理二者之间在本质方面并无太大的差别，都是整合与储存相关档案信息以及文件信息，我国档案局曾颁布《电子文件归档与电子档案管理办法》，对电子档案的相关管理制度进行了明确，但这一标准仅仅适用于相关事业单位，在学校层面依旧缺乏统一的电子档案管理标准，这样一来就会导致学校相关档案管理人员根据自身的经验来完成档案的归类及整理工作，很容易产生档案信息的遗漏。

3 创新学校电子档案管理工作的价值

3.1 适应大数据时代需要

当前互联网得到了广泛的应用与普及，计算机能够给电子档案管理工作做出技术层面的支持，通过大数据档案管理能够让档案管理的步骤得以简化，提升档案管理的工作效率，确保其安全性，完成无纸化以及电子化办公这一目标。同时也能够让档案管理、共享、收集以及分类效果得以提升，充分迎合大数据时代信息多样化这一需求。

3.2 提高檔案管理水平

在大数据时代下，各行各业的发展都离不开信息技术的支持，故而学校档案管理工作应当不断地进行创新与改革，树立相应的“互联网思维”，通过各类信息技术以及全新档案管理软件来让档案管理工作的隐蔽性以及安全性得以提升，最大化地降低档案修改次数，完成管理信息的自动化处理，防止档案管理过程中产生相应的漏洞。当前各类办公系统日趋完善，电子档案在分类方面显得更为细化，这就要求相关档案管理人员应当根据档案的基本信息来进行准确的分类，最大化地提升档案整合效果。

4 大数据时代下创新学校电子档案管理的路径

4.1 构建完善的电子档案管理制度

各大中小学校应当根据本校的实际情况，制定并完善电子档案管理制度。一方面学校行政部门应当对档案管理工作引起高度的重视，明确相关档案管理机构所具备的职责，对这类机构进行合理的整合，在日常管理及维护过程之中应当秉承着权责分明、规制高效、结构合理的基本原则，并对档案储存数量进行精简，实现扁平化管理;另一方面完善对相应的奖惩、考核机制，学校档案部门应当针对全体档案管理人员建立正确的奖惩考核机制，如若档案管理人员通过了考核，那么就可以考虑对其进行津贴福利方面的补助，如若档案管理人员并未通过考核或者引发了重大档案管理事故，就应当对其进行调岗或经济方面的惩戒。通过这样的方式，不但能够有效确保档案管理人员对于工作的积极性，还能够对不良行为产生一定的制约效果。除此之外，中小学校档案管理部门还要充分考虑到学校的实际发展特征，建立传统档案管理以及电子档案管理双重制度。因为传统纸质档案在各大中小学校中依然有着庞大的数量，完全实现电子化在短期之内并不现实，加之部分较为珍贵的纸质档案存放时间过长，已经不再适合通过电子化拍照来进行录入，故而学校也不能完全放弃传统纸质档案的管理，应当构建相应的双重制度。

4.2 对电子档案管理方式进行创新

第一，学校应当对电子档案管理理念进行创新。在大数据时代下，学校所拥有的档案种类越来越多，档案管理部门应当对管理思维进行创新，通过可视化数据操作系统、分布式文件储存系统、Map Reduce以及数据继承这类全新科学技术工具来让电子档案管理效率得以提升，进而充分迎合大数据时代对于档案管理的相关需求。要想对管理理念进行创新，关键还是在于档案管理人员。学校应当加强对电子档案信息化建设的资金投入，购置较为先进的档案信息处理设施设备，也可以邀请专业人士来对学校档案进行电子化整合与录入操作，形成一个完善的电子档案信息管理平台。

第二，学校应当对电子档案管理模式进行创新。当前区块链技术在日常生产生活中有了较为广泛的应用，学校电子档案管理可以采取区块链技术来对电子档案管理步骤进行简化，通过大数据技术以及人工智能技术来自动归纳、储存以及加密电子档案，最大化地防止人为操作而产生的遗漏现象。

第三，学校应当加强创新人才的培养。在大数据时代下，学校对于电子档案管理方面的专业人才有着较大的需求，但市场上的专业人才数量较少，无法满足学校的基本需求，因此学校可以加强创新人才的培养，以此来充分迎合电子档案管理的全新要求。学校应当对各个种类档案管理人员的岗位及知识培训内容、方式进行合理的规划，对培训的内容进行创新，对培训的方式进行优化。要想让学校电子档案管理显得更为便捷，流程更为简易，结果更为精准，就应当定期开展电子档案人才的培训，让其对先进的电子档案管理知识进行掌握，充分发挥出信息化的作用，通过开展专业人员到校开设讲座、档案员交流会和企业实习培训等形式切实提高操作人员对计算机信息技术的认知能力。

5 结语

综上所述，伴随着大数据时代的来临，让学校的档案管理工作面临着一定的挑战，但与此同时也为档案管理工作提供了一定的便利。学校应当认识到创新电子档案管理工作的重要性，建立较为完善的电子档案管理真丢，创新电子档案管理理念、管理方式，加强创新人才的培养，这样才能够有效推动学校电子档案管理工作得到良好的发展。

参考文献

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