企业电子文件管理浅析

刘泓

数字化信息已渗透到社会生活的各个领域，为人们的生活、工作和学习带来了很多方便，传统的企业档案管理模式显然已经难以适应当前数字化发展的要求。因此，顺应信息时代的发展趋势，积极探讨和推动企业电子文件管理是档案管理领域的重要课题，也是企业的必然选择。

目前企业对电子文件的归档方式，大多采用电子文件與纸质文件的双轨制管理，其余由信息化部门进行系统备份，确保电子文件的信息安全和长期利用，这种方式在网络环境下，就显得捉襟见肘。现实中，不少企业电子文件大量散失，对档案工作影响极大。2009年国家发布了《电子文件管理暂行办法》，确立了电子文件全过程管理的原则，并从信息化、档案、保密等多个业务角度对电子文件管理过程进行了规范，标志着我国电子文件管理进入了快速推进阶段。

1 概念特征

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件与电子档案的区别在于价值和时间的区别。电子档案除强调凭证价值外，还强调档案价值。业务工作结束后，没有保存价值的电子文件不能成为电子档案;电子文件侧重于凭证价值，不论其保存期限的长短。

2 电子文件对企业的重要作用

电子文件和纸质文件一样，是企业生产制造、经营管理的直接记录，是企业的信息资产，是当代企业文化、企业历史的承载物。在信息系统环境中，文件、档案在内的信息流已经与业务流、资金流一起共同支撑着企业的正常运作。电子文件管理的优劣，决定了企业管理效率的高低。

3 电子文件的归档管理

电子文件形成部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交。归档时要注意以下几方面：

3.1 归档范围

电子文件的归档对象，是经过鉴定有查考价值、需要保存的电子文件。第一，电子文件具有软硬件依赖性，对于采用专有格式的电子文件，应归档文件的支持软件及软件的文档资料。第二，描述电子文件内容、结构和背景的元数据必须随电子文件一起归档。另外，电子文件形成阶段的管理活动记录，如更改单、登记表等也应当归档。第三，在同一活动中，生成的纸质文件等其他形式的重要文件，为保持文件之间的联系，确保同一活动的档案信息完整无缺，也必须一同归档。

3.2 归档方式

电子文件的归档方式分在线归档与离线归档两种。在线归档是指通过计算机网络，将电子文件及其元数据向电子文件管理系统（档案部门）移交。离线归档是指将电子文件及其元数据存储到可脱机存储的载体上向电子文件管理系统（档案部门）移交。如果当电子文件的形成系统没有在线归档功能，或电子文件形成企业与归档管理企业不同时，可以采用离线归档的方式。例如，工程建设方在建设项目结束后统一将电子文件拷贝到光盘或硬盘上向工程业主方归档移交。

3.3 归档时间

电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档是指电子文件形成后即刻归档。定期归档是按照企业有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。网络归档既可实时进行，又可与介质归档一样，借鉴纸质文件归档的经验并遵照企业规定定期完成。如管理性文件在次年年初归档，科技文件在项目完成之后归档，密级文件随时归档等。双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一。

3.4 归档要求

归档电子文件的质量要求包括以下几点：第一，完整齐全。归档的电子文件应齐全完整，凡属归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。第二，真实有效。归档的电子文件应真实有效，应是最后定稿。图形文件如经过更改，应将最新版本及更改记录予以归档;各种文件的草稿、原稿根据需要决定是否归档。企业应尽量采用数字签名技术，以确认电子文件的有效性。第三，格式规范。电子文件存储格式是保证长期可读性的重要问题，能够转换为通用格式的应当尽量转化。第四，多套保存。归档的电子文件至少应保存三套，其中一套封存，一套提供利用，另一套异地保管。封存和异地保管的电子文件应当脱机保存，提供利用的电子文件可联机，也可脱机。电子文件在长期保存过程中可能会出现读取错误，如果以不同载体、不同方式多套保存，就能减少出错、失真现象，增加安全性。第五，经过分类和鉴定。归档的电子文件应经过分类和鉴定，定期归档的电子文件还需要形成机读目录。介质归档时还应对电子文件的载体简单整理，在载体或其包装盒表面贴上标签，注明档号、名称、密级、保管期限、软硬件环境等。

3.5 归档手续

电子文件移交时，交接双方应确认归档电子文件的数目、技术状态以及相关材料是否齐全，并在确认结果上签字或盖章，保存备查。

4 电子文件信息的开发和利用

4.1 电子文件的检索

检索是最重要的开发利用工作，查全率、查准率的高低是决定用户满意度的关键因素。电子文件的检索工作，要做好以下工作：第一，实现目录体系的标准化。制定、遵守目录标准，既是共享、互换信息的需要，也是持续建设档案目录的要求，是一件利在长远的工作。检索标准包括规定著录项目的数据内容标准。第二，提供多种检索途径。按照用户的使用方式，检索途径可以分为两类：一是主动式，即用户通过主动输入要查询的文件所包含的数据值来检索文件，如关键词、时间、责任者等。二是被动式，即系统为用户提供分类体系，用户按照既定的目录结构层层搜索，直到发现所需要的文件。

4.2 开发利用中应处理好的关系

第一、处理好方便利用与安全保护的关系。数字信息的特点是便于传输和操作，这既给利用带来了巨大方便，也给安全保护提出了难题。档案部门要对电子文件开发利用的优势和风险有清楚的认识，并采用科学的方法或手段加以解决，防止故意或偶然的泄漏、更改、破坏等，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。既不能忽视可能存在的安全威胁，也不能过于保守，增加无用的繁琐手续。第二、处理好利用成本和利用效益的关系。企业电子文件检索系统的开发、检索设备的购置、纸质文件的电子化、管理人员的培训等等都需要花费一定的资源。企业应对开发利用进行科学规划，减少不必要的资源浪费。

参考文献

[1]GB/T 18894-2002，电子文件归档与管理规范

[2]GB/T 17678.1-1999，CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

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[4]宫斌.建设数字化档案管理的实践与思考[J].黑龙江科技信息，2012（5）.

[5]牟小萍，陈其玲.浅议电子档案管理[J].业界杂谈，2010（6）.

[6]赵屹，陈晓晖.电子文件中心：路在何方[J].档案学研究，2011（5）.