大数据视角下流动人员人事档案的信息化建设

2020-07-13伍海艳

卷宗 2020年11期

伍海艳

摘要：在全球智能化、数据化的大背景下，档案管理为适应环境的发展，必将要变革传统的管理模式，与时俱进，加快信息化的建设步伐，推进智能化的管理及应用。大数据的管理有多难，档案的管理就有多难。本文分析了大数据环境下的档案信息化建设，旨在让人事档案的管理更有用更好用。

关键词：大数据;人事档案信息化

1 大数据与档案信息化建设

所谓大数据，是指难以利用常规的软件进行捕捉、运算的数据集合。大数据具有以下几个特点：1）数据规模大;2）数据类型多;3）数据流转快;4）数据价值密度低;5）数据安全风险高等等。

档案具有大数据的特征，但档案又不单单只是大数据。大数据需要管理，需要外延才能体现它的价值。因此，档案大数据的价值发挥，首先需将档案信息化为大数据。

按照国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的要求，档案信息化建设初具建设规模。在当今大数据的发展背景下，档案信息化也是档案工作为适应信息化发展必将完成的一个系统工程。档案的信息化将带给流动人员人事档案在管理和利用上的一次革新。

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络大数据环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

2 人事档案信息化为档案利用和管理上带来的便利

2.1 利于档案数据的收集和档案信息的挖掘，精准利用，省时，省事，提高工作效率

传统档案的利用方法是需要查阅实物档案，阅读资料内容，才能获知。如若不清楚档案的大致内容，直接去档案馆查阅内容恰好是自己想要找寻的档案，是一件困难的事情。而信息化档案则能很好的定位和找到我们所需要内容的档案。

而相应在人事档案的利用上，信息化档案将可以借助网络查阅而非借阅模式，更便于流动人员人事档案的利用。

传统人事档案的利用，用人单位需要掌握相关人员的工作经历、学习经历、有无违法违纪行为、是否优秀、工作业绩等等。是需要先与存档单位联系，发调阅函，去到存档单位，查阅档案，方可获知该员的情况。若全国的人事档案系统已完成信息化，有了档案大数据，用人单位只需通过指定的网址，网上申请，通过权限审批，就可以网络上调阅该员的数字化档案。

人事档案的信息化能很好的解放人力，留出更多的时间去关注档案保密风险的控制等等。

2.2 人事档案信息化能有效的规避原始档案的损毁，保护原始档案的完整性

首先，完成数字化后，可以更好的保持档案材料的完整性，不会因利用过程中，不小心等因素可能带来的损毁。也避免了可能人为性的篡改档案内容，为人才的选拔提供公平的材料依据。

其次，档案将实现“0”丢失。档案利用不再需要实物档案，避免了档案频繁的出库、入库，避免了不小心导致的档案上错架，放错位置而导致的档案的“失踪”。

2.3 便于人档分离的情况下档案的利用

由于全國各地都可以网上通过权限审批利用人事档案，因此，将不再需要长途跋涉，当档案与工作地分离时，也能利用人事档案。

3 档案信息化为人事档案工作带来的挑战

有利必有弊，在人事档案信息化为我们档案利用上带来数不尽的好处的同时，也为我们的管理工作带来了不尽的挑战。

3.1 技术方面的挑战

全国各地各人才市场各个档案管理人员对档案的把握，可能不完全一致，为便于人事档案的信息化后的利用，这需要我们能准确的把握国家标准委15号公告颁布批准发布的《干部人事档案数字化技术规范》。一致的标准，才能实行档案的异地实物归档和档案材料的信息化。流动人员将可以选择离自己最近的人才市场，就近完善个人的档案材料，实现人才市场多对一的接收档案材料，接收部分档案材料的人才市场再查询其实物人事档案的存放地，通过机要转递接收的部分材料到其实物档案地人才市场，实现人事档案的整合。将不再需要流动人员两地联络跑路，从而真正地实现人事档案材料的逻辑归档。

3.2 安全方面的挑战

人事档案属于机密文件，而信息化的档案在网上查阅利用的过程中，安全性的保障是摆在我们面前最大的挑战。

传统的人事档案可以在有监控的环境下查阅利用，利用完归回原处，安全性就得到了保障。但数字化的档案信息在利用的过程中将有泄密或修改的风险。因此，如何保障网络利用人事档案的安全性将是我们面临的最大难题。

3.3 工作人员能力的挑战

大数据环境下对档案工作人员的综合素质要求更高，我们既要懂人事档案管理业务的人员，又要能熟练操作计算机的复合型人才。我们要能规避网络风险可能导致的档案数据的泄密。因此，我们需要通过不断的培训和学习计算机风险知识，提高我们的网络风险辨识能力，以便我们能适应工作环境的挑战。

4 结语

时代在变，环境在变，我们档案管理员的工作也将发生巨大的变化，我们将由单纯的实物档案管理员变成档案实物管理者和档案信息安全的守护者。同时，我们还需要更好的开发利用好档案信息，让信息化档案大数据为我们带来更多的便利。

因此，我们需要树立主动学习的服务理念，要形成创新性工作思维。提高我们的业务素质，培养新型的人才队伍。我们需要加快档案数字化进程及档案数字资源的整合。做好档案信息地安全防范，保证档案信息安全有效的传播。

参考文献

[1]李震.计算机大数据分析与云计算网络技术研究[J].科技创新与应用，2020（2）.150-151.

[2]金满银.大数据视域下高校人事档案信息化建设的思与行[J].机电兵船档案，2019（3）：101-104.

[3]《全国档案事业发展十三五规划纲要》.档发[2016]4号文