新形势下如何做好企业机要工作

鲍静

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）02-107-01

摘 要 随着企业的改革发展，对办公室机要工作提出了更高要求，本文论述了如何在工作流程及细节上做好办公室机要工作的几点思考。

关键词 新形势下 企业 机要工作

当前，随着信息科技的快速发展，企业的管理工作也面临新的发展机遇和模式，作为企业的综合性管理机构，办公室承担着企业在经营运转过程中承上启下、联通内外、协调推动的重要职能。而不断更迭的发展形势也对办公室机要工作提出了更高的要求，相对于办公室其他职能岗位，机要岗位具有更强的特殊性、保密性与专业性，必须具备较高的政治素养与清醒的头脑，在工作中也需要更高的组织协调能力、语言表达能力、知识学习能力。因此，高质量的办公室机要工作对于企业统筹科学发展具有重要的现实意义。

下面，就如何在工作流程及细节上做好机要工作做几点思考。

一、提升政治站位，准确领会机要工作的重要意义

从事机要工作，要具有高度的政治敏锐力和鉴别力，善于从政治上观察、分析和处理问题，对企业党政做出的安排部署，都必须不折不扣的执行，确保政令畅通。在大是大非面前要始终保持清醒的头脑，不能有丝毫的含糊和动摇。特别是机要岗位，在涉密事项的处理上，更要做到立场坚定，旗帜鲜明，严守保密纪律。机要岗位是企业的政策指令上传下达的关键聚散地，又是文件信息传输的中心枢纽，且涉及的密集文件较多，涉密设备比较集中。因此，机要日常工作要认真履行和落实保密工作的责任制，努力增强保密意识，在建立健全保密规章制度和强化保密管理上下功夫、见成效。

二、提高责任意识，做好来往公文的归纳梳理

机要工作是各类文件的中心集结地，无论是上级来文、外单位来文，还是企业内部下发文件，都应该实行文档一体化，对文件进行分步跟踪、系统管理。公文的收、发、分送、传递、借阅、移交、销毁等每个一环节都应严格执行登记制度，把好多递关口，做到环环有手续，件件有着落，收发文件要分类登记，审核所有企业对外、对内发文的格式、编号工作。收发文件办理是相对比较完整、独立、闭合的，其基本要求是准确、及时、安全、保密。这就要求时刻保持良好的工作习惯，熟悉企业领导之间的分工，了解各部门的职能，准确领会领导指示精神，机动灵活，掌握时机。越是工作繁忙越要分清轻重缓急，准确流转，做到忙而不乱、忙而有序。

三、强化保密意识，筑牢企业信息安全防线

机要工作是企业文件、信息、政策指令上传下达的集散地，办公室因其特殊性，所以涉及的密级文件相对较多，履行机要保密工作职能是保密工作的基础。因此，机要工作最重要的一点就是要有很强的保密意识，必须做到不该透露的绝不透露，不该说的绝对不说，自觉遵守保密法规和保密制度。秘密文件坚持专程、专人取送，必须存放在有安全保障的地方，并经常检查保管情况（要有文柜、文柜应有安全措施）。企业在制定秘密文件或带有秘密性质文件的整个过程中，包括起草、核稿、打印、校对、印刷、装订及发放范围等环节都必须注意做好保密工作，确保资料不外泄。

四、紧跟时代要求，紧贴机要工作技术更新

随着信息化的进程，传统的企业管理很难满足企业管理需求，简单、便捷的OA办公管理系统不仅增进组织管理，更提升了企业的协同办公效率，优化了企业上下协同，集中管控。整个系统的搭建主要围绕集团组织结构，通过权限设置、多维矩阵模型快速落实各分部、各部门独立维护、分权管理需求，打造一个集团统一管控，分部独立维护的一体化OA办公系统。将所有工作流程化、电子化，解决集团对于各部门、下属公司标准化、规范化管控问题。在OA系统权限分级管理作用下，下属子公司可以根据业务需要，自主决定流程各个审批节点和走向。而手机办公系统是OA的一个子系统，它将OA的应用从电脑延伸到手机，安装手机办公系统后，用户手机就可以通过无线网络登录本单位的OA服务器进行办公，各级领导可以随时随地了解本单位的状况和处理紧要工作，大大提高了办公的便利性。

五、以务实的工作作风，提高机要工作和效率

创造一流的工作业绩，最大限度的的挥机要工作的作用，关键在于是否有强烈的事业心和高度负责的精神。自觉做到在标准上求高，措施上求严，工作上求实，恪尽职守，不计较个人得失，少说多想多干，甘当无名英雄。以求真务实、文明高效的工作作风，全面提高机要的工作质量和工作水平。一是要有奉献精神，要有平常心。机要工作是默默无闻的工作，所以要有一种做好工作的奉献精神，否则，很积极主动地创造性地开展工作。二是要有忍让之心，具备宽容之心。机要工作琐碎复杂，接触面广，所以机要工作更应当高姿态顾大局，具备忍让精神，严以律己，宽以待人，做到既要文明礼貌，又要不卑不亢。

六、增强服务意识，增强机要工作的协调配合能力

无私奉献是人类最纯洁、最崇高的道德品质，具有奉献精神的员工首先是忠诚并热爱企业，其次是对工作的强烈的责任感和使命感。机要工作要坚持做到“四个不让”，一是不让工作 在自己手里耽误；二是不让文件在自己手里积压；三是不让错误在自己手里出现；四是不让机关形象因自己受到损害”。因此，机要工作必须具备主动服务的意识，为领导服务、为机关服务、为基层服务，在不影响正常工作的情況下，只要能做到的，不分份内份外，都要竭尽所能将事情办好。以热心、热情、热忱为大家服务，真正做到真心、用心、贴心，为确保企业各项工作的正常有序运转提供切实保障。

随着机要工作不断向科学化、信息化推进，各项管理规章不断完善，机要工作所承担的各项上传下达、内外协调的工作也日益增加。做好机要工作，必须坚持严格要求自己，注重以身作则，讲奉献、树正气，以诚待人，正确认识自身的工作和价值，以“围绕企业中心、服务发展大局”为理念，以更更高标准、更严要求扎实做好机要工作，助推企业健康有序发展。