职业院校档案管理信息化探讨

赵淑威

摘 要：随着社会时代的变化以及职业院校的发展，传统的档案管理已然不能满足现如今的各项需求。基于此，本文通过探讨职业院校的档案管理信息化，进而阐述个人对此方面的见解，以供各位参考。

关键词：职业院校;档案管理;信息化;探讨

职业院校作为专业型人才的重要培育基地，不仅担负着培育人才以及开展各类教育、教学活动的重要责任，还应当对档案管理工作予以充分的重视。在此进程中，需要紧随时代前进的步伐以及需求者的需要，来对其管理方式实施创新，通过运用信息化的档案管理技术来更加有效地落实各项档案管理工作，从而充分展现档案所具有的运用价值，起到推进职业院校发展的效用。

1 职业院校中档案管理信息化所具有的必要性

1.1 信息化院校系统应用中所提出的需要

在现如今科学技术飞速发展的环境中，各个职业院校在进行教育教学活动与工作的进程中，不仅运用了不少的现代化信息技术，还建设了不少的信息化教学系统跟教学平台。在此环境的影响下，对于职业院校内部的其他的各项工作而言，也应当在开展的进程中随之进行改变。通过运用信息化系，各项较为重要的数据信息在录入以及存储等方面皆变得非常便捷。对此，档案管理人员在实施档案管理的进程中，也应当实施系统化管理。唯有如此，方能够保障档案管理的有效性[1]。

1.2 发掘档案价值所提出的需要

对于职业院校中的档案管理工作而言，已经不再是简单的把全部档案实施集中管理。现如今的档案管理更加注重对档案信息的有效运用。在运用档案信息的进程中，传统的纸质档案管理具有不便利的特性，对此就要求职业院校就构建相应的档案信息网络系统。这不仅有助于档案使用者能够通过系统快速、便捷的对其所需要的档案信息进行查找、检索跟获取，还有助于实现档案资源的有效运用跟有效开发。由此可见，职业院校实施档案信息化管理是发掘档案价值所提出的需要跟要求。

2 职业院校中实现档案信息化管理的有效策略

2.1 提升档案信息化方面的管理意识

作为行动的方向跟指示，意识会对人们的行动起引导作用，从而保障行动跟意识的统一性。对此，职业院校若想保障档案信息化管理的目标能够达成，就应当先行提升档案信息化管理方面的意识。职业院校中的各领导者应当以身作则的在此进程中深入化的明确档案信息化管理所具有的重要性，明确院校当前所实施的档案信息化管理存有的问题跟不足。之后，领导应当通过召开会议等方式，一同来探究、讨论档案管理的信息化建设，并且为此工作的顺利开展更应更多的资源、资金以及设备等方面的支持。与此同时，职业院校还应选出一批较为优秀且专业化的档案管理人员来接受相应的档案信息化管理培训跟教育，从而令这些优秀的工作人员更为切身的感受、认知到档案信息化管理所具有的优势。这在加快推广档案信息化管理的同时，也可以使得更多的工作人员拥有这一方面的工作意识跟认知。

2.2 建立完备的档案信息化管理制度

由于完善健全的制度能够为工作的有效落实提供有效依据，因此，职业院校若想更好的达成档案信息化管理目标，就需要由制度方面进行着手。在对制度实施构建的进程中，可以由档案管理的职责制度方面予以着手。

首先明确划分电子档案中的制作职责，令每位制作人员皆能够明了自身工作的职责以及自身工作所具有的重要性。这有助于确保制作档案信息的真实性以及有效性。然后，需要构建严谨的监管制度。管理人员对档案信息予以保存后，未经相关领导的批准，是不可以进行档案外借的。对于档案的使用，应当给予使用者一定的监管，以确保档案获得合法使用。最后，应当对其奖惩机制予以建立健全。尽管档案信息化管理进程中，自动化、智能化的信息化系统在一定程度上精简了人员数量，节约了人工成本，但依旧是不能完全离开工作人员进行无人操作的。故而，为了提升人员的工作积极性，防止档案信息化进程中出现迷失状态，应当构建与完备奖惩机制。

2.3 创新档案管理技术

档案管理技术不但作为十分重要的存在，而且管理技术所具有的信息化水准也会对档案管理工作的有效落实具有重要的影响。对此，职业院校应当对档案管理技术实施一定的创新。比如运用加密、压缩数据等技术[2]。

其中加密技术是现如今电子商务所普遍运用的一种安全保密措施。主要是运用技术手段将较为重要的数据信息变换为乱码（加密）进行传送，抵达目的地之后再运用相同或是不同的手段跟方式来进行解密还原。对于档案管理人员来讲，运用此种加密技术，可以有效确保档案信息、数据的安全性。

所谓的数据压缩技术，则主要是以不丢失有用信息为前提，通过减少数据量来减少所占用的存储空间的技术。进而起到提升传输、储存以及处理效率的效果。此外，管理人员还可以对各种档案实施分类压缩。不仅便于今后查找，还减少了档案占据所占据的空間，一举两得。

2.4 整合当前的信息平台

对于职业院校之中的档案管理工作而言，其在落实进程中依然运用了信息化手段构建了不少的信息平台。对此，在一定程度上还形成了较为复杂、混乱的状况，不便于档案信息查询。对此，各职业院校应当对目前所拥有的信息平台实施一定的整合。在此进程中，应当对各个平台所具有的功能、扮演的角色等实施深入化剖析，掌握实际状况。同时还应当在此基础之上，对各个平台所形成的关系予以一定的梳理，探寻其中规律，之后再把众多平台整合为一个较为完整的一体化平台。对此，需要把各个小平台之中的档案内容实施归拢、汇总进而分类、整合跟保存。此外，还可以通过构建数据交换接口，来为档案信息分享跟运用进一步提供便利，为各个平台的档案信息自动化传输打下基础，也为进一步为达成档案信息化管理的目标提供保障。

3 结语

综上所述，职业院校对当前的档案管理实施了一定创新。运用信息化的档案管理方式，有助于提升档案管理的成效。对此，在今后的档案信息化管理进程中，职业院校还应当从切实现况出发，对档案管理所存有的切实问题予以深入探究，同时提出具有针对性地有效措施或是解决建议。从而进一步保障档案信息化管理得以有效落实，把档案所具有的价值充分凸显出来。

参考文献

[1]常民茹.如何实现职业院校档案管理信息化[J].陕西档案，2018，（5）：34.

[2]符晓阳.浅议高等职业院校档案管理信息化建设[J].现代职业教育，2018，（11）：250.