交通档案管理的信息化探讨

邓益青

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）03- 106- 02

摘 要 在信息化技术水平不断提升的背景下，社会各个领域的档案管理工作在向信息化管理方向发展。传统形式下的人工档案管理模式，已经无法满足信息化社会档案管理的需求。尤其是针对交通档案管理工作而言，想要提升档案管理工作效率，就要通过正确运用信息化技术的方式，对档案进行高效保存与管理，使交通档案管理工作向信息化方向进行全面转变。

关键词 交通部门 档案管理 信息化技术

城市的发展与进步离不开交通建设工作，运用信息化技术正确开展交通档案管理工作，能够为后续高效开展交通建设工作提供充足的数据资源。即便现阶段，在实际开展交通档案管理工作期间，已经构建了相应的档案管理体系，但是在实际落实该项工作期间，仍然存在一些不足。本文就是开展交通檔案信息化管理工作的重要性入手，围绕其实际管理现状进行阐述，针对如何全面提升交通档案管理信息化质量进行深入探讨。

一、开展交通档案信息化管理工作的重要性

（一）紧跟信息化发展趋势的重要举措

交通档案信息化管理工作，是我国交通部门提升服务质量的重要工作环节。社会整体发展状况不断变化，信息化技术被交通部门开展档案管理工作充分运用。通过正确开展该项工作，能够提升交通部门档案管理工作效率，保证档案管理工作的精准性。传统形式的交通档案管理模式下，交通档案都是都是纸质版的，不利于查找和管理。而在充分利用信息化技术的状况下，能够对交通档案管理模式进行创新，积极构建交通档案信息管理网站，这样就可以直接到相应网站上查找档案资料，既能提升交通档案管理服务质量，同时也能满足信息化社会发展需求。

（二）创新交通档案管理模式的具体表现

交通档案管理工作量比较大，在实际开展该项工作期间，需要投入大量的时间和精力。而运用信息化技术开展交通档案管理工作，能够节省相应的人力资源和管理时间，对于全面提升交通档案信息管理效率具有重要帮助[1]。交通档案管理的内容多种多样，不能只是依赖人工方式对其进行管理；为了能够有效提升管理质量、提供档案服务质量，就要对交通档案管理模式进行创新，将交通档案管理的具体内容与信息化技术进行融合，推动交通档案信息化建设工作顺利开展。

（三）提升交通部门服务质量的关键环节

交通档案是我国交通档案管理部门执法过程中运用的重要材料，在处理交通相关工作内容期间，具有重要的应用价值。交通档案管理工作质量与交通部门开展各项管理工作具有紧密关联，为了能够为交通部门工作人员提供工作便利，在实际开展交通档案管理工作期间，运用信息化技术，这样能够为其高效查找档案、提供优质服务、树立公信力提供重要帮助。

二、交通档案信息化管理现状

（一）信息化平台运用效率低

交通档案管理部门运用信息化技术，不仅能够降低整体行政成本，同时也能让交通档案信息需求人员高效率的查找相关档案。但是在实际开展交通档案信息化管理工作期间，交通部门在投入相应资金构建信息化平台之后，交通档案管理人员对信息化平台的实际运用效率比较低，其并没有参加专业性的信息化管理培训活动，导致信息化平台无法充分发挥功能作用，对交通档案信息化管理水平的提升具有相应的阻碍作用。

（二）信息化平台维护与更新速度缓慢

运用信息化技术开展交通档案管理工作的过程中，经常会因为信息老化的原因，影响档案管理效率的提升。如：已经建立好的交通档案内容经过长时间的保存，如果没有及时对其进行维护和更新，就会无法保证信息化交通档案管理的有效性。一些信息化档案管理人员，主观认为该项工作无需对其进行后期维护与监管，导致其信息化管理系统长时间没有进行优化和更新，久而久之就会产生系统故障问题，将无法为交通档案需求者提供相应的服务，并会使档案资料受损。

（三）信息化管理软件缺乏统一性

在信息化社会不断发展的影响下，我国交通部门实际开展的信息化档案管理工作，正在向完善性进行转变。但是与此同时，交通档案管理信息化软件缺乏统一性的现象普遍存在。交通档案管理人员在运用信息软件录入档案信息的过程中，因为其格式不统一，在后续查找并运用交通档案的过程中，就会出现“档案信息不兼容”的现象，这样就会打乱交通档案管理顺序[2]。在实际开展交通档案信息化管理工作期间，我国目前还没有形成完全统一的软件格式标准，其就会降低交通档案管理的实际效果。

三、提升交通档案信息化管理质量的重要方式

（一）强化信息化管理宣传力度，提升信息平台利用率

在传统档案信息管理模式的影响下，实际开展交通档案管理工作期间，都是以纸质版的交通档案为主，其存在不易保存、容易破损、不易查找的弊端；在对交通档案信息进行记录期间，需要耗费大量的时间和精力等。为了能够全面提升交通档案信息化管理效率，就要强化信息化档案管理宣传力度，让人们认识到运用信息化技术开展管理工作的重要性，使信息化档案管理模式成为主流发展趋势。交通档案管理部门针对信息化方案管理的优势，对工作人员进行详细讲解和宣传，让工作人员在实际工作期间积极配合交通档案管理人员工作，进而减少工作阻力。此外，还要让交通档案信息化管理人员从思想观念上进行转变，紧跟信息化社会发展趋势，提升信息化交通档案管理平台运用率[3]。交通档案管理工作与其他部门管理工作相互协作，保证档案信息资料的有效性；每一个信息化管理岗位都要配备具有专业性的信息软件操作人员，在做好本职工作的基础上，全面提升信息化交通档案管理质量。

（二）规范软件操作流程，提升信息化建设效率

很多交通档案管理人员在利用信息软件开展管理工作期间，经常会产生交通档案信息录入格式不规范、不统一的现象。为了能够有效解决这一问题，保证交通档案信息管理的有效性，就要明确规定信息化档案软件操作流程，明确设定档案信息录入格式，保证信息化管理一致性。如：可以在全国范围内构建相同的交通档案信息纳入标准，构建统一性的档案信息录入规范的，这样就能够防止交通档案信息产生混乱的现象；做好电子交通档案与纸质档案的衔接工作，防止交通档案信息产生丢失的现象[4]。充分利用互联网技术，提升交通档案的可查找性和有效性；与IT部门积极沟通互动，信息软件人员研发有利于交通档案管理人员开展管理工作的数字化软件；做好交通档案信息管理人员培训工作，保证实际工作岗位上的档案管理人员具备准确使用信息化软件的能力，进而使交通档案信息化管理工作向标准化方向进行转变。