浅析文书档案管理中的常见问题及解决策略

徐春艳

摘 要：文书档案是政府部门档案的主要构成部分，文书档案的管理水平不仅影响政府部门的办事效率，而且也影响政府机关行政管理的改革发展进程。当前应当以信息化的方式有效提高文书档案的管理效率，构建更加专业的文书档案管理体系，促进文书档案得到规范、全面、细致有效的管理。本文主要分析政府部门文书档案管理的问题以及优化改进的工作措施。

关键词：政府部门;文书档案;管理改革;优化措施

政府部门应当高度重视开展文书档案管理工作，基于现代信息化的档案管理机制有效挖掘以往文书档案的潜在价值。目前政府部门文书档案管理还存在档案管理人员素质有待提高，档案管理机制不健全与配套设施不充分的问题，还需要加大政府各部门文书档案管理改革的工作力度。

1 政府部门文书档案管理的主要问题

1.1 管理人员素质较低

政府各部门从事文书档案管理人员主要以事业编制人员为主，部分文书档案管理人员以临时聘用的非档案专业的大学生居多。在当前文书档案管理体系还不够十分健全的情况下，很多文书档案由政府各部门独立分散管理，这使得大量兼职人员在档案管理时操作的随意性较大。由于文书档案管理人员专业素养不足，政府各部门缺少有档案专业背景的专门管理人员，致使文书档案管理工作的水平不高，文书档案运转的风险较大，文书档案未能得到充分有效的合理管理。还有一些部门不重视文书档案管理人员的培训，不能积极提高文书档案管理人员的工作能力，加上兼职档案管理人员的工作压力较大，从事文书档案管理工作的时间有限，导致文书档案管理工作不到位，文书档案管理人员的能力制约了文书档案管理水平的提升。

1.2 档案运转机制落后

目前政府部门普遍使用了OA办公系统，虽然自动化办公系统有助于提高文件传输运转的效率，但是也造成了大量文件归档不及时，电子文档数据丢失，纸质文档与电子文档不统一的情况发生。政府各部门正处在纸质文件向电子文件的过渡时期，这给文书档案管理工作带来了新的挑战，传统文书档案的运转机制弊端显露的比较充分。首先，文书档案管理部门与文件运转机构配合不足，文书档案管理与行政办公体系的运转联系不紧密，文书工作的主要任务是收集和整理各种文书信息，工作的重点在前期文件的生成与制作方面。文件档案管理工作的重点在于后期的管理保存，两者的衔接不紧密。文书档案的运转机制不合理，各部门未能形成良好的文书档案管理对接机制，没能形成完善的责任分工体系，不能建立良好的文书档案管理责任追究机制。文书档案管理应该建立科学的协调机制，形成专业的档案收集与整理体系，形成多部门的有效配合体系，这样才能提高文书档案管理的效率，解决文书档案管理存在的问题。

1.3 设施设备更新不足

文书档案得到有效的管理需要专业设施设备的支持，有些文书档案管理部门缺乏专业的档案管理设施，文书档案管理工作不能得到充分设施设备的支持，文书档案管理工作缺乏统一规范的运转机制。一些行政机关受办公场地和设备更新计划方面的制约，不能及时配备必要的文书档案管理设备，不能建立规范、统一、标准的档案保管室。还有的文书档案管理设备老化严重，突出表现在文书档案管理系统的开发不及时，文书档案管理共享系统的运转风险较高，现有的信息技术设备不足以支持文字档案的电子录入，因此降低了文书档案的信息化水平，这不利于实现文书档案的强有力运转。因为设备更新不到位，档案管理设备不足，制约了文书档案管理的优化改革。

2 政府部门文书档案管理的优化措施

2.1 完善档案管理制度

政府部门为了提高文书档案管理的质量，应该建立完善的文书档案运转体系，根据文书档案的运转需要建立专业的文书档案管理工作制度。首先，明确文书档案的运转机制，注重文书档案的基本运转流程，确定档案部门专职与各部门兼职文书档案管理人员的工作职责。其次，文书档案管理制度应当具有良好的可行性，力求文書档案管理制度符合文件管理的需要，做到制度简明易行，责任划分明确，有详细合理的分工，这样才能发挥其在文书档案管理中的指导作用。

2.2 提升档案运转效率

加强文书档案管理的关键在于提高档案管理的效率，构建更为有序衔接的紧密档案管理工作体系。首先，建立定时文件归档制度，保证文书档案及时的归档，发挥各层级文书档案检查人员的作用，在保证收集全面文书档案资源的基础上，及时的做到文书档案的归档。其次，创新文书档案的管理方式，构建专业化的文书档案管理工作体系，实现文书档案管理工作的创新，文书档案管理应该做到信息化、网络化与标准化的持续创新。重点开发文书档案的交流共享机制，在大数据技术支持下不断进行文书档案资源的深度开发，从而发挥文书档案在行政决策中的服务作用。建立科学的文件流转与文档的存储机制，做到文档管理的信息化，积极调动工作人员有效的参与到文书档案管理的实践与运转体系当中。

2.3 加强专业队伍建设

文书档案管理更依赖专业的档案管理人员，在信息化的背景下政府各部门应当配置专业的文书档案管理人员，保证文书档案管理向着信息化、网络化、智能化、共享化的方向快速有效推进。目前政府各部门文书档案的电子化水平相对滞后，这主要是因为缺乏专业的档案管理信息技术人员造成的。因此应当高度重视文书档案管理人才的配置工作，建立更加专业的文书档案管理工作队伍。首先，要大力引进文书档案管理的专业技术人员，由专业技术人员构建更加科学的文书档案运转体系。组织构建专兼职人员配置的文书档案管理队伍，在各负其责的基础上形成良好的分工协作机制，研究文书档案管理存在的问题，围绕现有的办公体系提高文书档案的运转质量。其次，加强文书档案运转人才的培养，由档案局负责对文书档案管理人员进行专业技能的培训，指导各部门文书档案管理工作向着规范化的方向发展。第三，重点提高文书档案管理人员的服务意识，强调围绕政府各部门工作的现实需要有效的发挥文书档案的实用价值，既要保证文书档案的有效流转，还要加大力度保护文书档案的安全，促进文书档案管理人员具备良好的信息技术意识，通过有效的渠道学习信息化的文书档案管理方法，达到不断提高文书档案管理的工作效率，依托专业技术人才提高文书档案管理的工作质量。

2.4 加快设备更新进程

政府各部门在提高文书档案管理质量的过程中应当充分重视进行档案管理设备的更新换代。首先，引进专业的文书档案管理设施设备，加大文书档案管理工作资金支持，注重在信息化档案管理理念的基础上强化文书档案管理条件，不断进行技术、设备、场地等方面的持续性更新。其次，建立专业的文书档案管理系统，开发适用的文书档案管理模块，实现文书档案管理系统的有效运转，建立更加专业的文书档案管理系统，在信息化的网络中合理的配置文书档案资源，既满足政府各部门文书档案的使用需要，同时还要合理的划分文书档案的调取权限，保证文书档案在低风险环境下运转。要对文书档案的使用权进行合理的划分，注重提高文书档案的使用效率，在电子化途径下依靠智能软件对文书档案进行审核，从而达到文书档案的规范化。

3 结论

新时期应当优化文书档案的管理方式，创新文书档案的管理办法，在信息化的时机下优化文书档案管理办法，基于现有的行政运转机制建立高效的文书档案管理体系，发挥文书档案的实用价值。

参考文献

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