行政事业单位档案整理工作策略探析

杨文文

摘 要：档案是对行政事业单位开展各项工作的真实记录，是单位运作及发展的重要凭证，能为其今后开展各项工作提供依据。本文主要阐述行政事业单位档案整理工作的重要性，并提出做好该项工作的有效策略，旨在促进单位档案管理乃至整体管理水平的提升。

关键词：行政事业单位;档案管理;整理

行政事业单位承担着行政管理职能，其在经济与社会的改革、发展中发生变化，通过实施重组和精简等战略提高治理能力，获取发展动力。在这一进程中单位档案管理和运作方式的联系日益密切，过去以手工整理为主的工作方式无法继续适应时代发展需要，逐渐暴露出档案整理内容模糊、过程控制不力、保密不到位等弊端，采取针对性的方法和策略做好档案整理工作对于行政事业单位的发展而言有重要意义。

1 行政事业单位档案整理工作的重要性

档案整理是促进档案规范化管理、提高档案利用率的关键所在，只有做好行政事业单位的档案整理工作，才能完整保存档案，夯实单位的运作及发展基础。一方面，档案整理对开发档案资源有重要保障作用。管理档案的目的在于让档案能被有效利用，通过整理行政事业单位中比较分散的文件、档案，特别是在分类与编目之后能为使用者查询所需档案提供便利，充分体现档案的价值[1]。所以加强档案整理有助于规范行政事业单位的档案管理工作，为有条不紊地开发和利用档案资源提供保障。另一方面，档案整理对单位档案管理改革有重要推动作用。整理行政事业单位的档案，能对档案的收集进行监督，提高档案管理质量。并且通过整理档案，很容易在编目中分辨档案的保存与使用价值，有助于建立完善的档案检索体系，实现单位档案管理的持续优化。

2 做好行政事业单位档案整理工作的有效策略

2.1 把握档案内容，明确档案整理要求

在整理档案之前要做好准备工作，即对行政事业单位中各类档案的内容展开调查、研究，按照各类档案内容寻找恰当的整理工作方法[2]。例如对于单位的文书档案及其他的零散档案，要参照《归档文件整理规则》这一行业标准提出的要求、方法，实现单位文件级的档案整理，统一同类档案整理方式。针对单位中保管价值不同的档案还应满足不同的整理要求，可适当降低整理标准。即在档案的整理要求及标准中可适当降低为使档案外观整洁美观、整齐划一而制定的要求，分别建立向档案室、档案馆移交档案的标准，或者根据文件价值的不同提出对应整理要求，适当提高需要移交给档案馆的档案的整理要求、标准。如果档案只需定期保管，就可适当放宽其整理要求。例如可以用档案袋、封套、燕尾夹等装订档案，当将档案移交给档案馆时再进行三孔一线装订，满足档案频繁利用和多次复印等要求。并且这样的整理方式能够按照单份提供档案利用，避免因某卷档案里存在个别密级材料就造成全卷档案无法提供利用的现象，发挥档案的作用。

2.2 加强过程控制，提高档案整理效率

首先，做好档案分类工作。针对行政事业单位的实体档案，其分类主要有三层：1）宏观分类，根据国家档案系统建立相应的档案室;2）档案室内分类，区分档案室内的全宗档案;3）全宗内分类，按照全宗内档案来源和时间、形式、主题内容等进一步完成档案的系统化分类，建立案卷（最小保管单位）。其次，完成档案整理操作。档案整理工作绝非孤立的、单独存在的，整理环节要和文件处理工作衔接起来，查遗补缺，例如有请示就要有批复，对于重要文件应保证意见征求稿、讨论稿和定稿等齐全;针对文件材料的附件，应整理首次所签合同、有关于协议的补充合同以及补充协议、批示和办理、计划和总结等材料，环环相扣，保持文件处理结果和档案整理归档的密切联系，任何环节有缺失都会破坏档案整理的完整性。再次，落实档案编目处理。在根据案卷级整理档案时，整理好卷内文件之后应标注案卷封面项目，编制归档文件的引导目录，主要有件号、责任人、文号、题名、日期、页数、备注等。与此同时，科学编制档号，即档案实体管理编号，涉及全宗号、类目名称、案卷号或者卷盒号、保管期限、件号以及页张号等，提升档案整理的条理性和规范性。

2.3 保密措施到位，优化单位档案管理

除了日常的归档，档案整理工作的另一个重要部分就是保存行政事业单位的核心技术、重要數据等，把保密措施落到实处，防止信息外泄或者专利数据、核心技术等被他人盗用[3]。因此，档案人员在整理档案时务必要保密，确保在内部核心人员的指导下整理数据资料。也就是要选好保密档案的保存介质、保存地点，分级整理涉密档案。特别是在网络信息时代，对于电子档案整理环节的保密工作必须引起重视，因为存储电子档案的方式较多，计算机、移动硬盘、光盘等较为常见，应建立完善的电子档案整理制度，仔细说明电子档案的格式、分类、保管年限、拷贝情况等，优化单位档案管理工作。例如针对单位中保密级别较高的档案，应先了解其电子档案密级，再明确保管的方式、期限，严格控制整理工作质量。针对管理类档案和办公系统要实现数据共享，针对无原始数据的档案应进行扫描，将其变成电子档案。另外，行政事业单位对电子数据和信息的要求日益多元化，形成的电子档案也越来越多，应在档案整理中明确工作流程，全面提升档案管理及服务水平。

3 结语

在经济与社会快速发展的时代，相关新理念、新技术在档案管理中得到广泛的应用，行政事业单位的档案部门及其人员应将传统档案整理方式转变成现代化整理模式，在做好档案的分类、整理和编目等工作的同时提高其保密性，进而提升单位档案整理工作质量，确保档案管理不断趋于规范化、科学化，更好地服务于社会发展。

参考文献

[1]杨庆华.新形势下行政事业单位档案管理方式初探[J].办公室业务，2019（22）：127-128.

[2]郝萌萌.浅析事业单位档案规范化管理及提升措施[J].才智，2019（17）：219.

[3]陈国芹.小型事业单位档案整理务实工作探讨[J].陕西档案，2019（01）：30-31.