企业人事档案管理存在的问题与对策思考

摘 要：文章运用文资料法，结合走访调研，分析了企业人事档案管理之现存的问题，针对制约因素提出了对策思考，希望本文能对我国企业实现人事档管理的规范化提供点理论参考。

关键词：人事档案管理;企业;问题;对策

企业档案管理是企业管理中的一项重要工作。企业人事档案是对本企业工作人员的个人工作经历、文凭学历、社会关系、奖惩情况等进行真实有效的记录。企业人事档案不仅是对一个员工不同时期工作生活学习经历的真实反映，因为可以从档案中提取出很多有价值的信息，能发现人才、培养人才与用好人才，能为企业的人力资源管理工作提供重要的参考依据。可见此，新时期继续加强对企业人事档案管理方面的研探就具有一定的现实意义。

1 存在的问题

1）档案管理意识淡薄。调研发现，目前部分企业对人事档案管理工作不够重视，不仅体现在没有配备专业的档案管理人才，而且管理意识也不强。众所周知，随着现代企业的快速发展，过去那种封闭式的人事档案管理模式已经不能满足信息时代背景下企业发展的需求。企业由于没有设置专用的办公室与配备专业管理人员，在一定程度上影响了企业档案使用与人才的合理流动。

2）硬件设备不完善。人事档案硬件设备不完善，包括档案专用馆室和办公设备的配备与更新等。由于故去的纸质档案不仅会出现霉变、虫蛀等不容易保存的事实，而且还会造成一定资源的浪费，在查阅、提取档案信息知识还比较耽搁时间。信息化时代的来临，必须建立专用的档案室并配备相应的配套设施，以此提高人事档案对企业发展的贡献值。

3）管理制度不健全。目前，部分企业还没建立起一套系统化、可操作性强的人事档案管理制度，档案管理的价值没能到的更好的体现，对人才的使用也没能达到科学与合理的高度。相关管理制度的不完善同时在一定程度上也制约了企业的高质量发展。

4）专业人才匮乏。一是档案管理人员流动性大。档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备也是导致档案缺失的重要原因。二是当前档案管理工作人员专业素养亟待提高。走访调研发现，目前部分企业重要精力放在产品研发、生产与销售等环节，忽略了人事档案管理的重要性，档案管理人员也多呈兼职形式，甚至所调查的大部分档案管理人员非本专业毕业，也没进行过管理学方面的系统培训，信息化、数字化管理与操控水平较低，其结果容易造成档案数据与信息不全，甚至也出现过流失现象，影响到了企业的和谐与稳续发展。

2 对策思考

1）提高对企业人事档案管理认识。胡锦涛曾指出档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。企业管理层都需要意识到档案管理工作的重要性，并加强对其监管，避免权责不清，进而不断提高对档案管理的重视程度。首先，完善实施与引进专业人才，促使档案管理走上常态化。其次，树立法制意识，搞好企业人事档案工作，从“提高认识、强化管理”上下功夫，使法制观念深入人心。特别是要大力宣传《档案法》、《企事业单位档案管理规定》等法律法规，做到知法、守法，依法规范自身行为。再次，提高企业领导和人事档案工作人员对档案工作的重视程度是推进和搞好档案工作的重要基础，把档案工作列入企业发展规划和战略发展之中，落实各级领导档案工作责任制，确保档案工作专项经费的到位，建立一支高素质专业人才队伍，将依法治档工作落到实处。

2）完善信息化管理设施建设。加强对人事档案信息化的基础设施建设是搞好管理工作的重要保障。信息化时代的来临，计算机信息技术的广泛运用，企业档案管理基础设施建设包括硬件与软件，硬件需要有专用办公专用设施，例如专用办公室，档案柜，计算机及其硬件、软件设备包括基础网络技术以及各种辅助设施。根据档案信息采集工作的需要，企业人事档案管理专用办公室中的计算机需要配备扫描仪、光盘刻录设备及信息管理系统软件等基础设施。人事档案信息管理软件可以涵盖对电子文件的采集、归档及整理、检索等功能，可同其他类型数据库进行连接及交换数据，从而保证企业人事信息可在网络系统中系统安全储存，规范、有序进行补充与完善，快捷地检索与提取。将现代信息技术应用于企业人事档案管理工作，利用多媒体和电子信息技术，建立数字化的人事档案管理网络，以此实现企业人事档案信息的网络化与电子化。同时学校可以借助信息技术手段，加强档案信息编研工作，建设档案信息资源数据库和网络，实现档案管理工作与网络技术的连接，以此来促进部分人事档案信息的资源共享，为信息使用方提供全面的、系统的人事档案信息。

3）建立完善的企业人事档案管理制度。有组织的行为制度管理为先。为进一步提升档案管理效能，企業就应完善章制，制定出相应的管理制度，实现管理的规范化。另外，企业人事档案管理流程中，可借鉴中外名企的人事档案管理经验，并结合自身的实际情况，有针对性的进行借鉴，不断完善本企业人事档案管理中的不足。随着科学水平的不断提升，信息技术已经被应用在各行各业，所以各企业在对档案进行管理时，已采用现代化管理手段，运用计算机和档案管理软件，实现对档案的科学化和高效化管理，通过构建信息化管理系统，管员在对企业人事档案进行管理时，优化管理模式，管理流程更为完善，借助于信息化管理系统实现对档案的科学管理。此外，要建立健全的档案信息化标准体系。互联网与大数据时代，人事档案管理的信息化和现代化是档案管理工作发展的新趋势，在运用现代化、全方位的管理手段，将档案管理信息及时的、有效地提供给企业领导者，方便于内部使用，这样既有助于提高档案利用率，也有利于学校企业领导真正意识到人事档案管理的对企业管理的重要性，并积极的、主动的重视人事档案管理部门的工作，从而提高人事档案管理工作效率。再次，要建立防火墙，确保部分人事档案的可靠性和安全性。

4）提升企业人事档案管理员的专业素质。互联网、大数据与云计算时代的来临，企业人事档案管理已经逐渐向着信息化、个性化、人工智能的方向发展。目前，部分人事档案管理员的知识贮备已无法匹配新时期信息化、智能化发展的需求，为顺应信息化时代发展的需求流，可通过加强学习与培训工作来不断提高自身的专业能力，为企业的用人与决策提系统的、有参考价值供信息服务。其中，对人事档案管理员而言，最好的提升途径就是树立终身学习意识，保持良好的终身学习习惯。众所周知，人事档案管理员的学习一是要熟谙图书档案情报学、企业管理、《档案法》等专业领域百科知识，并具有一定的深度与厚度。二是互联网技术要熟练掌握，特别是移动互联网等技术手段，熟练进行数据更新、信息分类储存与查询等网络资源管理能力，为企业实现信息化管理的全面铺开奠定基础;三是由于科技知识、现代信息技术、服务与管理等都在飞速发展，人事档案管理员要找到自己的“短板”，坚持在自律中固强补弱，切实肩负起为企业发展提供人事档案的重任。

3 小结

人事档案管理水平是企业整体管理水平的一个重要标尺，专业人才是最稀缺的宝贵资源。人事档案管理科学、系统，能为企业创造经济利润、带来社会效益。为此，企业要高度重视人事档案管理工作，针对存在的问题，认真思考对策，从提高认识开始，完善管理设施，注重管理的制度化与管理手段的科技化、服务方式的多样化，更好的为企业实现战略发展服务。

参考文献

[1]徐静泽.企业人事档案管理存在的问题及对策[J].和龙江档案，2013，4.

[2]王双喜.国有企业人事档案管理的现状、问题和对策[J].企业改革与管理，2016，9.

[3]常秀玲.企业人事档案工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2012，12.

作者简介

张英淑（1978-），女，汉，湖南衡阳人，本科，研究方向：档案管理。