新农村建设形势下如何做好乡镇卫生院档案管理探寻

张伟 集安市花甸中心卫生院

引言：乡镇卫生院档案管理现代化道路艰巨且复杂。一方面，乡镇卫生院需要充分重视档案管理工作，但切不可“一刀切”，将所有文件资料全部归档，以实现所谓的全面化信息管理；一方面，乡镇卫生院档案现代化管理面临复合型人才资源匮乏、信息技术设备缺失的困境。在没有硬件以及人力资源的支持下，卫生院现代化档案管理相对脆弱，只能简单地对电子档案进行上传、归档，需要人工进行操作的环节并没有得到改善，现代化档案管理空有信息化的“外表”，却没有实质性建设。档案作为记录、反映乡镇卫生院发展历程与取得成果的凭证，同时也见证了我国经济、社会、政治发展的历程。因此，乡镇卫生院需要契合时代脉搏，积极探索实现档案现代化管理的策略。

一、新农村建设形式下乡镇卫生院档案管理现状及存在的问题

（一）乡镇卫生院对档案管理工作不够重视

乡镇卫生院档案管理属于乡镇卫生院内部的“幕后”工作，相对于财务、人事等其他部门，其工作并不受到重视。有很多的乡镇卫生院通过互联网的信息系统对乡镇卫生院的各个部门进行信息化管理，使单位人员和外部人员均可以共享档案资源[1]。但是大部分乡镇卫生院的信息化管理中忽视了档案管理工作，仍然采用传统的纸质资料或者胶片存档，造成档案信息收集、分类、整理和归档工作难度增加，工作水平下降；此外，档案管理工作看似简单，并不需要专业的技术，所以有些从业人员在工作中经常会消极怠工；另外，有些乡镇卫生院会雇佣兼职或非专业人士，这些人员的相关专业知识较为欠缺，不能够有效挖掘出档案中潜在的价值。这种情况的产生，是由于落后的管理理念与先进的科学技术发生冲突，从而产生了影响乡镇卫生院发展的重大矛盾。

（二）乡镇卫生院档案的价值无法体现

现如今乡镇卫生院档案的数量与日俱增，其承载的信息也在增加，其中可用的、有价值的资料也呈现递增趋势，乡镇卫生院档案的服务范围逐渐扩大。传统的乡镇卫生院档案管理虽然能够节省一定的空间，较为方便保存与查阅，但是并不能与信息技术媲美[2]。在信息化时代的当下，如何将档案中的信息进行创新与挖掘、如何利用档案更好的进行管理与服务是各大乡镇卫生院应当思考的问题。

二、新农村形势下乡镇卫生院档案管理现代化的途径

（一）树立新型理念

乡镇卫生院档案管理信息化的基础是转变传统的乡镇卫生院管理理念。首先，在互联网与信息技术飞速发展的背景下，乡镇卫生院档案管理需突出资源与大数据的优势，在坚持以服务群众为根本目标的前提下，兼顾统筹规划、资源共享，确保对外档案公开透明，档案记录实时准确，实现现代化信息技术与档案管理的交互融合[3]。

（二）完善信息化档案管理系统

现代化信息技术能否在乡镇卫生院档案管理中发挥最大价值，主要取决于信息化档案管理系统的设计是否完善。例如在最基本的乡镇卫生院档案管理网页的设计上，应该全面考虑网站使用的便捷性、视觉的美观性、功能的全面性。档案管理网页中要突出乡镇卫生院特色，档案分类合理，内容齐全。此外，可以增加邮箱链接，主要用于外部人员与乡镇卫生院的交流。同时，可以增加投诉信箱，从内外部反馈中挖掘提高乡镇卫生院管理的有效信息。

（三）引进先进设备

乡镇卫生院档案管理现代化的实现不仅需要信息化管理系统的支撑，还需要引进先进的软、硬件设备[4]。一方面，需要引进档案管理工作所需的计算机、打印机、扫描仪等硬件设备，保证档案管理工作有序开展；一方面，要想实现档案管理与各部门的协同，就需要引入电子办公软件、手机办公APP等，打破档案移交时间与空间的束缚，让单位人员随时随地移交、查询档案，进一步推进档案管理现代化。

（四）完善管理制度

在有了基础的硬件与软件支撑的条件下，乡镇卫生院要改变传统的档案管理模式，针对信息化的管理系统制定管理制度和工作标准。首先，在档案收集机制中，乡镇卫生院要建立一个标准的档案信息库，将档案以数字化形式进行存储。同时，乡镇卫生院应当规范档案格式，例如标明档案类型、建立档案目录、增加索引，以便进行检索，并鼓励单位人员按照规范的格式上传档案。其次，在乡镇卫生院档案信息化服务机制中，乡镇卫生院要明确规定信息化档案管理标准，建设档案管理和查询网站。档案管理网站要求工作人员主动上传数字化档案。档案查询网站需提供在线查询功能，允许用户在网站上进行下载、复印、查询和借阅。

结束语：乡镇卫生院档案的作用是真实的记载乡镇卫生院的发展轨迹，记录乡镇卫生院的日常活动和重大改革。为此，档案管理人员需要认识到档案管理工作的重要性，树立现代化管理理念，适应现代化办公环境，提高档案的预测与前瞻性作用，充分体现档案管理工作的价值。