关于电子档案安全管理的思考

姜瀚博 薛欣

1.四平市食品药品检验所； 2.吉林市食品药品检验所

如今，网络科技越来越发达完善，对于拥有海量信息数据的档案工作来说，其需要改变工作模式，以电子档案代替从前的纸质档案，以便加强信息安全性，提高工作效率，缩减成本投入。

一、电子档案工作形式

电子档案是以数字编码的形式按照一定格式存储在磁盘、磁带、光介质上，并能够被计算机识别或加以处理，可以以数字代码序列的形式进行网络传输。上述以数字形式被存储妥当的信息文件，更易于日常管理查看，不仅可以节省信息收集整理的时间，而且机密性较强，不易损坏泄露。

二、当前电子档案管理中存在的主要不足

（一）档案管理人员综合素质不过关。针对电子档案管理工作，信息安全性在很大程度上取决于档案管理人员。但目前的档案管理者综合素质不过关，安全意识较差，责任意识淡薄，在面对高严密性的电子档案时，不能做好网络的高效运营与信息安全防护，电子档案的安全系数较低。

（二）管理体系不健全。纵观目前企业和单位，对于电子档案管理工作，均持忽视态度，内部并没有设立完备的管理体系，无法做到电子档案的异地备份，关于该项工作缺少与之对应的规范标准，且各部门间也没有做到信息共享互通，缺少信息联网制度，档案管理难度系数加大。

（三）管理方式不够先进。上面提到管理人员同档案管理工作的联系，而管理技术同样影响着电子档案的安全性。电子档案主要依靠网络完成信息的搜集、处理与存储，故而企业内部设立拦截系统和风险监测系统很有必要。但从目前企业或单位的执行情况来看，并没有相关技术参与到电子档案管理中。

三、完善电子档案管理工作的主要策略

（一）提升档案管理者的综合素质。人员在电子档案管理中占据着极为重要的位置，只有管理人员符合该项工作的相关要求，具有高水平的工作能力，及较强的责任意识，方可高效完成电子档案管理工作。企业或单位可以定期展开管理者的培训工作，提升其专业技能，为其普及电子档案的有关知识理论，及《档案法》和《保密法》等法律法规，且加强安全管理理念的宣传，从而规范电子档案管理工作。

（二）完善档案管理体系。首先，根据实际情况，以宣传、推广的形式促进有关电子档案安全管理法律法规的出台，完善管理体系，弥补体系中的各项不足，加强对档案提取、调用的监管，按章办事，增大电子档案安全系数。其次，针对电子档案易出现泄露、丢失等现象，要建立网络安全保护系统，充分利用电子计算机的优势，对电子档案进行加密管理，通过制定安全的防范系统对电子档案进行网络监管。最后，针对电子档案信息泄露的情况，企业内部需要加大监管力度，完善管理体系，设立防火墙，注重对电子档案信息安全系统的设计，针对内部电脑，做好信息加密处理，以减少信息泄露、黑客入侵等问题的发生，维护电子档案信息安全性。

（三）改善用档环境，注重信息的保密处理。上面分别论述了从人员和管理制度两方面入手，推动电子档案管理工作的有效进行，而要想完全维护电子档案信息的安全性，加强电子信息的准确性，还需从用档环境入手。

针对企业或单位内部的用档环境，相关管理人员需要针对具体情况，制定相应的规章制度加强用档环境的规范性，也就是说，企业内部的用档环境，需要供人在特定时间完成档案的提取与借阅，提高该项流程的效率，且要求管理人员全程按照设立的规章制度完成工作，避免档案泄露等问题的发生，维护企业的利益。近几年，高新技术不断完善，有关档案管理的保密手段日益多样化，企业内部可利用这些手段高效完成电子档案的安全管理工作，并且为管理人员普及先进技术操作理论，使其熟练操作最新管理技术，降低电子档案危险系数。

（四）注重电子档案的异质备份。电子档案与纸质档案不同，其是通过网络系统存储管理信息的，故而做好该项工作的安全维护工作难度系数极高。企业或单位内部需要注重档案的异质备份。所谓异质备份，就是将电子档案的具体内容转换为其他方式进行保存，以防电子档案在发生意外情况时没有备份。而如何做好电子档案原件的安全管理，成为关键。在具体管理中，工作人员可以选择复制档案原件的方式，对于异质备份，仅提供复印件，以此保护档案信息的安全，而且这样也可延长电子档案的使用寿命。

（五）加强档案馆内各设备的安全管理。档案馆在内部构造中普遍具有线路较多、设施复杂等特点，并且档案馆在使用过程中时间过于集中，会对电量负荷造成一定的压力。在建立档案馆时，要充分考虑这些因素，将管内的设备摆放和线路布局予以合理规划。也就是说，在档案馆内的日常运营中，管理人员需对各设备、线路展开详细检查，为维护档案安全，还可以设立安保系统，在馆内安置自动报警系统和喷淋系统等，这样一旦设备老化，线路出现故障从而引发火灾时，设立的安保系统会及时发出警报，尽快解除电子档案的危险。再者，针对馆内的档案管理工作，要求管理者严格遵循相关规章制度，不可违规操作，也不能违章用电，以免馆内线路出现短路问题，进而威胁电子档案的安全。不仅如此，馆内还需注重设备的维护检修，第一时间发现设备故障，并进行科学的维修养护，保证设备的正常运行，方便电子档案管理工作。除此之外，针对馆内的悬挂物件，管理人员需时常检查其安装情况，一旦其出现松动的情况，必须及时做出处理，以防物件掉落，威胁馆内设备安全，加强电子档案的保护工作。

结语：综上，为加强电子档案的安全管理工作，企业或单位应该从提高人员素质、完善管理制度、档案的异质备份及馆内设备维护等多方面入手，增强档案管理的规范性，以此增大电子档案安全系数，维护企业的综合利益。