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关于电子档案安全管理的思考

2020-07-13姜瀚博薛欣

消费导刊 2020年27期
关键词:馆内异质备份

姜瀚博 薛欣

1.四平市食品药品检验所; 2.吉林市食品药品检验所

如今,网络科技越来越发达完善,对于拥有海量信息数据的档案工作来说,其需要改变工作模式,以电子档案代替从前的纸质档案,以便加强信息安全性,提高工作效率,缩减成本投入。

一、电子档案工作形式

电子档案是以数字编码的形式按照一定格式存储在磁盘、磁带、光介质上,并能够被计算机识别或加以处理,可以以数字代码序列的形式进行网络传输。上述以数字形式被存储妥当的信息文件,更易于日常管理查看,不仅可以节省信息收集整理的时间,而且机密性较强,不易损坏泄露。

二、当前电子档案管理中存在的主要不足

(一)档案管理人员综合素质不过关。针对电子档案管理工作,信息安全性在很大程度上取决于档案管理人员。但目前的档案管理者综合素质不过关,安全意识较差,责任意识淡薄,在面对高严密性的电子档案时,不能做好网络的高效运营与信息安全防护,电子档案的安全系数较低。

(二)管理体系不健全。纵观目前企业和单位,对于电子档案管理工作,均持忽视态度,内部并没有设立完备的管理体系,无法做到电子档案的异地备份,关于该项工作缺少与之对应的规范标准,且各部门间也没有做到信息共享互通,缺少信息联网制度,档案管理难度系数加大。

(三)管理方式不够先进。上面提到管理人员同档案管理工作的联系,而管理技术同样影响着电子档案的安全性。电子档案主要依靠网络完成信息的搜集、处理与存储,故而企业内部设立拦截系统和风险监测系统很有必要。但从目前企业或单位的执行情况来看,并没有相关技术参与到电子档案管理中。

三、完善电子档案管理工作的主要策略

(一)提升档案管理者的综合素质。人员在电子档案管理中占据着极为重要的位置,只有管理人员符合该项工作的相关要求,具有高水平的工作能力,及较强的责任意识,方可高效完成电子档案管理工作。企业或单位可以定期展开管理者的培训工作,提升其专业技能,为其普及电子档案的有关知识理论,及《档案法》和《保密法》等法律法规,且加强安全管理理念的宣传,从而规范电子档案管理工作。

(二)完善档案管理体系。首先,根据实际情况,以宣传、推广的形式促进有关电子档案安全管理法律法规的出台,完善管理体系,弥补体系中的各项不足,加强对档案提取、调用的监管,按章办事,增大电子档案安全系数。其次,针对电子档案易出现泄露、丢失等现象,要建立网络安全保护系统,充分利用电子计算机的优势,对电子档案进行加密管理,通过制定安全的防范系统对电子档案进行网络监管。最后,针对电子档案信息泄露的情况,企业内部需要加大监管力度,完善管理体系,设立防火墙,注重对电子档案信息安全系统的设计,针对内部电脑,做好信息加密处理,以减少信息泄露、黑客入侵等问题的发生,维护电子档案信息安全性。

(三)改善用档环境,注重信息的保密处理。上面分别论述了从人员和管理制度两方面入手,推动电子档案管理工作的有效进行,而要想完全维护电子档案信息的安全性,加强电子信息的准确性,还需从用档环境入手。

针对企业或单位内部的用档环境,相关管理人员需要针对具体情况,制定相应的规章制度加强用档环境的规范性,也就是说,企业内部的用档环境,需要供人在特定时间完成档案的提取与借阅,提高该项流程的效率,且要求管理人员全程按照设立的规章制度完成工作,避免档案泄露等问题的发生,维护企业的利益。近几年,高新技术不断完善,有关档案管理的保密手段日益多样化,企业内部可利用这些手段高效完成电子档案的安全管理工作,并且为管理人员普及先进技术操作理论,使其熟练操作最新管理技术,降低电子档案危险系数。

(四)注重电子档案的异质备份。电子档案与纸质档案不同,其是通过网络系统存储管理信息的,故而做好该项工作的安全维护工作难度系数极高。企业或单位内部需要注重档案的异质备份。所谓异质备份,就是将电子档案的具体内容转换为其他方式进行保存,以防电子档案在发生意外情况时没有备份。而如何做好电子档案原件的安全管理,成为关键。在具体管理中,工作人员可以选择复制档案原件的方式,对于异质备份,仅提供复印件,以此保护档案信息的安全,而且这样也可延长电子档案的使用寿命。

(五)加强档案馆内各设备的安全管理。档案馆在内部构造中普遍具有线路较多、设施复杂等特点,并且档案馆在使用过程中时间过于集中,会对电量负荷造成一定的压力。在建立档案馆时,要充分考虑这些因素,将管内的设备摆放和线路布局予以合理规划。也就是说,在档案馆内的日常运营中,管理人员需对各设备、线路展开详细检查,为维护档案安全,还可以设立安保系统,在馆内安置自动报警系统和喷淋系统等,这样一旦设备老化,线路出现故障从而引发火灾时,设立的安保系统会及时发出警报,尽快解除电子档案的危险。再者,针对馆内的档案管理工作,要求管理者严格遵循相关规章制度,不可违规操作,也不能违章用电,以免馆内线路出现短路问题,进而威胁电子档案的安全。不仅如此,馆内还需注重设备的维护检修,第一时间发现设备故障,并进行科学的维修养护,保证设备的正常运行,方便电子档案管理工作。除此之外,针对馆内的悬挂物件,管理人员需时常检查其安装情况,一旦其出现松动的情况,必须及时做出处理,以防物件掉落,威胁馆内设备安全,加强电子档案的保护工作。

结语:综上,为加强电子档案的安全管理工作,企业或单位应该从提高人员素质、完善管理制度、档案的异质备份及馆内设备维护等多方面入手,增强档案管理的规范性,以此增大电子档案安全系数,维护企业的综合利益。

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