办公室行政管理精细化促企业效益提升的探讨

王玉霞 核工业二〇三研究所

一、引言

随着企业规模的不断扩大，内部职能部门不断增多，办公室在企业内部各职能部门之间职责的协调处理、工作任务的上传下达，企业内部人员调配、企业文化传播等方面发挥着越来越重要的作用。办公室作为办事部门和企业重要的职能性部门，是企业机构正常运转的中枢，企业行政管理工作涉及文秘、档案、人事、宣传、督查、信心等诸多方面，其行政事务管理工作本身复杂零碎，全面性和综合性强，对于许多办公室文员而言，甚至很难理出头绪。如何在企业办公室行政事务管理方面引入精细化管理，提升企业办公室行政工作效率，促进企业有效运转是当前面临的重要问题。

二、办公室行政管理工作现状及存在的问题

本企业办公室行政事务管理方面普遍存在所涉及工作未进行科学界定、行政事务处理效率低下等问题，这对于企业效益的提升和发展战略目标的实现极为不利。

（一）缺乏系统完善的管理体制

企业部门之间的沟通、传递、协调、合作都与办公室行政管理密切相关，由于企业层面管理体制不完善，甚至照搬党政机关管理模式和行事作风，导致办公室行政事务目标不明、权责不清，行政人员工作缺乏积极性，即使加大人力物力财力等方面的投入，也难以扭转行政工作效率低下的局面，严重影响企业健康发展。此外，企业办公室行政人员由于对企业业务流程及不同部门具体职责并不十分熟悉，无法协调处理个人利益、部门利益和企业利益，管理工作与企业发展实际存在一定的背离。

（二）办公室行政工作未进行科学界定

企业办公室行政事务管理牵涉到企业运转的方方面面，要处理的事务十分琐碎，一度导致该部门从业人员流动性增大，在岗人员工作缺乏动力。行政部门管理者也并未将办公室行政事务进行归类总结，以便分派给不同人员处理。此外，办公室人员为增加对工作的了解还必须花费时间参加企业具体的项目活动，来自领导以及其他部门员工方面的压力巨大，导致办公室行政管理工作推进十分困难，部门从业人员和管理者均存在很大的心理压力。

（三）行政事务处理效率低下

本企业为提升员工工作效率和内部事务管理效率，已经建立起薪酬管理制度、企业文化制度和人事管理制度[1]，但是从执行结果来看，上述制度并未有效体现和落实在具体工作中，制度本身的激励约束作用并未充分发挥。办公室行政人员无法处理好制度本身和制度落实执行过程中存在的冲突与矛盾，在具体问题面前，程序十分复杂，使得制度本身形同虚设，影响到企业正常运行与发展。

三、办公室行政管理精细化促企业效益的提升

办公室行政管理精细化的实现不仅要求工作方式的转变，更要求管理思想的变革与创新，管理人员首先应在日常行政管理中不断提升自我，根据办公室行政管理精细化的工作要求，推陈出新，加强对互联网技术等的应用，以此促进企业效益的提升。

（一）推进制度化

为保证企业办公室行政管理精细化，必须制定符合企业实际的激励约束制度，并聘请专业的管理专家结合企业实际制定适用性强的企业办公室工作管理制度，通过以上系列制度对企业薪酬、融资、财务、信息系统、知识产权保护等流程做出详尽规定并实施标准化控制，保证企业办公室行政精细化管理方案的推行得到运转机制方面的保障[2]。在实施办公室行政精细化管理之前，企业必须整理出系统性、完整性、全面性和细致性的规章制度体系，企业办公室行政管理制度具体表现为企业组织机构设计、职能部门设置、岗位工作要求、部门管理制度、业务流程等制度类文件，要求员工在履行职务的过程中严格执行、统一行动，促使企业发展战略的实现。通过现代化和制度化管理理念的引入，对办公室事务进行明确归类与分配，责任到人，确保行政人员对各工作环节和业务流程熟练掌握，充分发挥办公室部门在企业决策方面的辅助职能。

应当赋予企业办公室行政部门充分的权威性，梳理当前所面临的各种复杂任务，加强综合协调，确保各项工作有序衔接、自如运转，此外，企业还应注重培养办公室行政人员，定期进行各种办公操作技能的培训，不断提升人员业务处理能力，甚至可以委派行政人员出国考察学习，吸取国外先进的企业管理、行政管理经验，力求实现其与本企业实际的充分结合应用。

（二）办公室作业指导书的规范管理

办公室日常行政管理效率的提升以制度化、规范化、科学化、程序化建设为前提，企业集团应当创新办公室行政工作思路，密切围绕办公室行政工作实际，制定会议纪要、公文审核和接待作业指导书。会议纪要指导书必须明确企业集团领导小组会议、办公会议、领导班子会议等具体要求以及会议纪要公文拟定规范等；公文审核指导书则基于公文审核原则、要求等，规范办公室公文审核流程，提升办公效率；接待指导书则应对接待等级标准、具体职责、接待流程、预控措施等予以规范。企业集团通过上述三大作业指导书[3]的制定和完善，从办文、办事、办会等层面提升办公室行政工作的规范性，保证其有章可循、有据可依，不断促进行政人员公文写作能力和业务处理水平的提升。

（三）实现OA办公自动化

企业本部在2010年开始建立OA系统，2011年OA系统在企业内部全面启用，本部和所属企业请示、任务下达、汇报、审批等办公环节全部通过OA系统传递和完成，企业彻底实现了无纸化办公，办公效率大大提升。为保证文件收悉和办理的及时性，要求办公人员每个工作日进行至少三次OA收文页面的刷新，并要求企业OA办公系统全体用户在OA账户中转文本时间不得超过24小时。为实现企业决策的合法性、科学性、民主性，必须在企业OA系统中全面引入办公会、招投标会、班子会等做法，保证重大事项集体决策，从提交会议议题到落实会议精神，全过程OA系统网上流传，会议议题提交OA系统具体程序如下：部门拟定会议议题→部门审核→分管领导审核→总经理签署意见→企业办公室汇总→通过OA系统通知与会人员→开会审议。

通过落实企业集体决策机制，进一步体现出企业各项决策行为的科学民主性，为加强对OA办公系统的监督检查，必须基于办公室层面对企业OA系统的开通使用情况、会议议题拟定提交、会议纪要审核签署等进行定期远程抽查，并结合现场检查。对于存在问题的环节应批评纠正，切实落实OA系统无纸化办公，促进办公室行政管理效率的提升。

（四）加强企业文化建设

企业办公室行政管理精细化的实现应以规范完善的内部制度管理为基础，并通过办公室人员规范的操作予以实现，精细化并非一朝一夕之功，必须不断将办公室管理经验升华至工作制度的高度，不断提升办公人员精细化业务能力，逐步建立起严谨高效的企业文化，培养办公室人员严格办事的工作作风，实现工作任务的标准化分解和量化考核。

（五）通过会务软件提升会务水平

办公室工作离不开会务水平的提升，面对当前市场竞争的日趋激烈，办公室工作人员必须厘清职责，分解任务，提升办公室工作的顺畅性，还应增强责任意识，内外兼修，谋求办公室工作的开拓性。企业发展战略要求及行业属性对企业自身会务能力不断提出高标准和严要求。企业应当考虑引进包含会议类型选择、会议准备、议程安排、方案拟定、人员分工等会务前、会务中和会务后安排在内的会务系统软件，通过操作流程设计，即使是会务经验十分匮乏的办公人员也能清晰了解、全过程顺畅操作，得心应手。

四、结论

办公室行政工作头绪繁多，责任重大，一旦处理延误或处理不当，就可能影响企业机关正常运转，这就要求办公室行政工作必须始终坚持科学化、规范化、精细化的工作路径，在被动中谋求主动，在无序中探求规律，在务实中追求精细。通过制度化、规范化、流程化的操作与管理不断提升办公室行政工作的品质与效率，建立起公文处理、公务接待、会务安排、值班等方面标准化的业务体系流程，树立办公室行政工作的精品意识，使员工迅速养成精细化工作的习惯方法，实现办公室行政管理工作制度约束和文化约束并重，不断推动精细化水平的提高。