新时期事业单位档案管理工作的思考

孙美艳 青岛市城阳区住房和城市建设管理局

前言：近些年我国综合国力显著提升，推动事业单位向更高水平发展。正当事业单位改革如火如荼的进行时，档案管理的弊端逐渐暴露出来。档案工作没做好，会导致档案收录不全，无法为单位作决策提供准确依据。虽然已步入新时期，但事业单位依然采用传统工作模式，不仅工作效率偏低，工作质量还无法得到保证。为了满足时代发展需要，事业单位要对实际工作情况进行深入分析，填补工作薄弱点，以提升档案管理水平。

一、新时期背景下事业单位档案管理工作中常见问题

（一）管理理念薄弱

档案工作内容包括资料收集、整理及归档等，但由于管理人员的意识缺失，以至于各项工作都没有做到位。管理人员没有认识到档案管理的重要性，工作表现不积极，工作效率偏低，以至于档案管理流于形式。另外，管理人员不会主动开展自主学习，不仅日常行为缺乏规范性，工作准确度还略显不足。如此一来，档案工作无法提供足够的支持，事业单位在面对新时期挑战时就会显得力不从心。

（二）管理制度缺失

当前不少事业单位并不具备完善的管理制度，以至于档案工作无法顺利开展。制度不仅是约束管理行为的利器，也是提升工作效率的保障[1]。一旦管理制度不健全，那么对员工的约束力必然不足，从而造成种种问题出现。例如，员工根据自身经验开展档案工作，以至于每项工作无法落到实处。缺乏必要的奖励措施，员工的工作激情无法激发，那么势必会出现消极怠工的现象。出现重大过错时，无法准确判定责任，最终不了了之。久而久之，员工的责任心就会消失，同时内心滋生做好做坏都一样的念头。

（三）管理方法落后

事业单位的日常业务比较多，并未将目光聚焦在档案工作上，以至于管理方法更新不及时。实践证明，传统管理方法的效率偏低，无法满足实际需要。在一些单位中，没有给档案工作提供充足的资金，导致档案现代化建设速度缓慢。尤其是设备方面，无法满足环境需求。即便有单位采购了设备，但由于未开展技能培训，以至于管理人员无法很好地运用设备。总而言之，现阶段事业单位的档案工作只停留在表面，并未进行深入改革，档案管理效果自然不好。

二、新时期背景下事业单位档案管理工作的创新策略

（一）创新管理观念

管理观念是否转变是档案工作能否有效开展的关键，因此事业单位要重视此项工作[2]。事业单位要倾注人力、财力，开展宣传攻势，确保工作无死角。单位人员一直处在这样的环境中，思想自然会发生变化。事业单位要鼓励全员参与到档案工作中，只有切身体会，才能加深认知。事业单位要邀请专家莅临指导，给员工带来先进的理念及技术，潜移默化的影响他们思维，促进科学认知的形成。事业单位还要联系兄弟单位，通过参观学习，进一步加深理解。参观结束后，单位要求每一位人员撰写心得，以此巩固学习效果。除此之外，事业单位要打通沟通渠道。沟通方式应多样，除了设置意见反馈箱外，还要增加邮箱反馈、电话反馈、私信反馈等方式。事业单元要重视每一条反馈意见，经过认真核实，采取有建设性的意见。当员工心声可直达“天庭”时，他们更愿意为单位的发展出谋划策，从而推动档案工作向更高水平发展。

（二）创新管理制度

为提升档案工作质量，事业单位要积极完善管理制度。明确管理责任是首要任务，职责要落实到每一个岗位、每一个人，这样管理人员才清楚自身工作内容，以及需承担的责任，从而避免推诿事件的发生。接下来，事业单位要制定管理内容及流程，以此指导档案工作。在制度的作用下，管理人员的日常行为更加规范，工作错误显著减少。最后，事业单位要制定奖惩措施。奖励可激发潜能，激活创造力，对工作表现积极、为档案工作做出重大贡献的人员进行奖励，奖品要具有吸引力，这样才能营造积极向上的风气。对于消极怠工、敷衍了事的员工，单位要给予严肃处理，如若其屡教不改，就需考虑辞退或调岗。在实行奖惩制度时要奖罚分明，以达到净化单位内部不良风气的目的。

（三）创新管理方法

事业单位要纠正错误看法，积极创新管理方法。俗话说：“工欲善其事必先利其器。”事业单位要重视设备引进。在采取设备前，事业单位要分析档案工作的实际状况，以及市场形势，以确定设备采购清单。通过对比多家供应商，从中选出满足要求、价格适中的设备。当设备送至事业单位时，除了要进行设备调试，还要完成技术交底，确保充分掌握设备的使用技巧，了解相关注意事项。在人员培养方面，事业单位要统筹规划、精心执行[3]。借助一次次培训活动，提高人员的认知水平、增强人员的实操能力，为档案工作夯实人才基础。除此之外，事业单位要安排人员关注技术市场动态，结合单位实际情况选用适宜的管理方法。在先进方法进入单位后，要加大推广力度，以提升管理方法的利用效果。当然，在新方法使用过程中，难免会出现问题。这时，事业单位要集思广益，找到应对之法。在全员的共同努力下，档案管理方法必然得到创新，这对提高管理质量大有裨益。

总结：新时期的到来，使得事业单位的档案管理问题题逐渐体现出来。事业单位既然披上新时代的外衣，就要走出新时代的步伐，因此档案工作改革势不可挡。通过创新理念、创新制度、创新方法，打造行之有效的档案管理模式。只有档案工作有条不紊的开展，才能不间断地提供支持，从而保证事业单位的健康发展。