推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的路径

2020-07-13王琳琳菏泽市鄄城县重点项目服务中心

消费导刊 2020年43期

关键词：标准规范规范化机关

王琳琳菏泽市鄄城县重点项目服务中心

随着时代的进步，对机关事业单位档案管理工作的标准要求也随之提高。本文将论述机关事业单位档案管理工作的重要价值，探究其中存在的突出性问题，并提出一系列切实可行的提升档案管理标准规范化程度的措施，以期推动机关事业单位档案管理工作的顺利开展。

一、机关企事业单位加强档案管理工作的重要价值

档案管理工作的有序开展，不仅可以推动机关事业单位的良好发展，还可以带动区域经济的持续发展。大力开展档案管理工作，一方面可以对机关事业单位的业绩实行全面且客观的衡量，另一方面，也可以充分体现机关事业单位的综合管理水平。

机关事业单位的档案资料记录了自身的发展历程，能够为机关事业单位的后续发展提供可靠的参考依据。档案管理工作会在不同程度上影响机关事业单位的发展趋势、经营模式以及战略部署，由此可见，加强档案管理工作势在必行。

对于机关事业单位来说，加强档案管理工作的意义具体体现在如下两方面：其一，为机关事业单位的后续发展提供可靠的参考依据。档案是机关事业单位发展进程中自然形成的，具有完整性、真实性和可靠性等基本特征，能够作为参考依据。其二，为机关事业单位的战略决策提供可靠的参考依据。机关事业单位的档案都是带有相关负责人签名的，而且都是由未经过修改的原始资料组成的。可见，档案也是如实反馈机关事业单位在不同阶段的发展历程的有力佐证。

二、机关事业单位档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理缺乏客观认知。

通常来说，大多数机关事业单位往往更加注重实践工作，对档案管理工作缺乏应有的重视，而这也在很大程度上影响了整体档案管理工作的落实效果。部分机关事业单位的领导肤浅的认为档案管理工作与整个单位的运营发展并不存在直接联系，弃档案管理工作于不顾，完全放任自流。从工作人员配置方面来说，往往习惯性的以基层工作为核心，安排一些工作水平较低或接近退休年龄的员工进入档案管理部门。由于这些员工责任意识淡薄，工作能力不足，并不能全身心的投入到档案管理工作中。再加上上级部门并未将档案管理工作纳入考核范围，极大的削弱了档案管理人员的工作积极性，并使得档案内容不完整、字迹不清晰等问题屡见不鲜，阻碍了档案发挥其实际价值。

（二）缺乏完善的档案标准规范化管理体系

尽管部分机关事业单位制定并出台了一系列关于档案管理方面的标准规范，但这些标准规范并未落实到实际工作中，并使得档案管理技术存在显著的滞后性。现阶段，档案管理工作的各个环节都是独立运行的，未能形成一个完整的管理体系，抑制了档案发挥实际利用价值。如果单纯依靠档案管理人员的实践经验开展档案管理工作，不仅会降低工作效率与质量水平，还会制约机关事业单位的良好发展。

（三）档案管理人员工作能力不足

机关事业单位需要将标准化、规范化的内容作为指导思想开展档案管理工作。然而，由于档案管理人员的业务不熟练，对标准规范内容了解不透彻，使得档案管理工作缺乏科学合理的指导，故而降低了档案管理的安全水平。

部分机关事业单位的管理人员对档案管理缺乏重视，未能客观认知档案管理对整个单位发展的影响，导致档案管理工作质量水平偏低。目前，大多数档案管理人员认为标准化、规范化建设是一项多余的工作，不需要投入太多的时间。且部分机关事业单位的档案管理呈现出非专业化特征，增加了档案管理的安全隐患。

三、加大机关事业单位档案管理工作标准化、规范化程度的措施

（一）客观认知档案管理的重要性

尽管档案管理工作并不能直接创造经济效益，但是对于提高机关事业单位的工作效率具有积极意义。只有提升档案调取效率，才能更加快速、精确的对重点工作进行排查。此外，采用信息化手段还可以对不便于以纸质形式呈现的档案实行加密保存，一方面改进档案调取效率，另一方面保证档案的机密性。

（二）构建完善的档案标准规范化管理体系

为实现档案管理标准化、规范化的目标，必须充分发挥管理标准规范的指导作用，结合实际情况，对档案实施系统化管理，提高整体档案管理工作质量。在档案管理工作中，需构建完善的管理体系，充分发挥互联网与信息技术的优势价值。必要情况下，可利用大数据技术、云计算技术以及物联网技术等，对档案信息进行快速且精确的筛选，发挥档案管理工作的优势价值。

（三）增强档案管理人员的工作能力

增强档案管理人员的工作能力，是加大档案管理标准化、规范化程度的必要条件。各机关事业单位应定期组织开展档案管理知识培训活动，将档案管理信息技术作为主要培训内容，增强档案管理人员的责任意识，促使其客观认知自身工作的重要性，树立良好的安全防范意识。这不仅可以显著改善档案管理人员的业务操作水平，还可以增大档案管理的安全系数。在档案管理人员培训活动中，还要将实际工作中遇到的各种问题作为培训经典案例，帮助档案管理人员协调解决技术层面的问题。