计算机系统在医院人事档案信息化管理中的运用

2020-07-12

探索科学(学术版) 2020年4期

南通市第二人民院信息科江苏南通 226000

引言

医院人事档案的建立是指使用文字、影响等方式将人员信息进行客观的记录，其中包括人员调动、个人信息在内的多种信息内容。档案需要通过收录、编辑、保管等步骤完成对于医院人事关系上的记录和补充。在信息化发展的时代背景下，医院人事档案管理也在不断改革，伴随着医院人事档案管理信息化的应用，加强数字化管理，弥补传统人事档案信息管理的缺点，让医院的人事管理体系能够更加方便、科学。

1 目前医院人事档案信息化管理存在的问题

目前有些医院还在采取传统的人事档案管理模式，将档案储存、检索之后便储存起来，但不进行按序分类，也不将信息转录到数字信息系统中进行管理。这样的问题在于不仅工作效率低下，后续也会引发复杂的管理问题，因为没有建立有效的管理流程，档案的安全性受到了影响。由于人事档案管理在医院内不属于重点的业务范畴，所以医院在这方面的资金投入较少，导致人事档案管理设备较为老旧，无法适应信息化管理的改革。这种情况会人事档案信息化管理工作效率低下，也容易导致档案管理方面的失误[1]。

相关的人事档案管理人员由于对于工作方面的重视程度不足，导致缺乏专业技能培训，信息化管理意识淡薄，对于人事档案管理的知识储备不足，无法应对人事档案信息化管理的具体工作内容。

2 计算机管理系统在医院人事档案管理中的应用

计算机管理系统在医院人事档案管理中主要应用于三类内容当中，第一类为医院内工作人员的基本信息；第二类为人事档案的材料目录，主要包括医院工作人员个人的履历与家庭状况；第三类是在职人员的工资账单和退休人员的养老金账单，以及历年的工资和福利发放信息[2]。这三类内容需要工作人员为其建立相应的数据统计库，进行统一的规范化科学管理。

在医院人事档案的管理中使用计算机管理系统能够帮助工作人员的日常工作，对于档案的转出和录入、档案的日常检查、查阅、相关材料管理等提供了帮助。其中对于档案的信息录入和转出主要用于医院内部人员调动时进行记录，并将记录的信心内容分类汇总，只需要在系统中输入查询的时间段，就可以得知在这一时间阶段内是否有调职的医院工作人员，提升档案管理人员的工作效率。

3 计算机系统在医院人事档案信息化管理中的意义

计算机系统在我国医院人事档案管理工作中发挥着重要的作用，对于工作人员的工作效率有很大的提升，更利于信息的汇总，使后续对于信息的查询和更新都更加快捷，减少工作人员不必要的劳动消耗[3]。在传统的医院人事档案系统中，如果想要查找某个人的信息会由于查找范围过于广泛而引起查找过程的困难，消耗大量的经历。但在计算机系统中进行人事档案的查找则可以快速检索，同时计算机系统中的人事档案信息也更容易管理和数据分析。

人事档案归类于计算机系统中更烦便于档案信息的查阅，提升了信息查阅的及时性，延长了档案信息的储存年份。传统的纸质人事档案管理使用纸张录入的模式，由于纸张的保存年限原因，超过一点时间信息会损坏，自己也会随着时间流逝模糊，使得信息不全。在计算机管理系统进行信息储存就不会有这种问题出现，可以将数据信息完整准确的保留下来。医院人事档案信息化管理能够对于医院整体建设信息化平台提供帮助，让档案管理资源参与到整个医院信息化建设的过程中，有助于信息化管理制度的完善。

4 医院人事档案信息化管理需要注意的问题

由于医院的人事档案管理工作任务量巨大，且对于医院实现整体档案信息化管理有着重要的意义。所以相关工作人员在对于管理系统进行操作的过程中，需要对于人事档案信息化管理系统进行定期的日常维护，管理人员需要对于数据信息进行完整的录入，以保证后期数据使用时数据的有效性，以及对于信息进行准确的记录。在对于人事档案信息化管理的过程中也要注意对于电子档案储存的问题，对于需要归档的电子数据、文件需要用光盘进行储存。系统中的漏洞要及时进行修补，以确保信息上传和下载的安全性和访问权限。对于数据库和服务器的主机进行定期的检查，以保证人事档案信息相关数据传输与保存过程中稳定性和安全性[4]。

相关人力资源管理部门需要对于相关管理人员组织《档案法》和认识档案管理知识的培训，让工作人员尽快的掌握规范合法的人事档案管理的工作流程和标准，让相关工作人员意识到自己工作中的职责和相关的保密制度。其次对于工作人员进行相关的计算机知识的培训和教学，邀请计算机档案信息化管理的相关专业认识对于医院的管理人员进行系统的软件只是培训。同时定期组织管理人员到专业的学校学习人事档案信息化管理的相关知识，建立考核制度，对于工作人员的工作能力和工作完成情况进行定期的检查与考核。只有建立在这样的基础上，才能培养出适合计算机系统在医院人事档案信息化管理过程中熟悉业务且具备计算机能力的复合型人才，才能有利于医院人事档案管理工作的发展和创新。