采购业务管理应用计算机信息系统的设计与实现探究

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在现代企业的经营过程当中，采购业务关系到企业的核心产品服务质量以及经营成本，采购部门的工作水平对企业经营发展的重要性不言而喻。在信息化时代背景下，传统的采购业务管理模式在效率性、可靠性方面的问题越来越突出，而基于计算机网络的信息化系统，对提升采购业务管理水平，有至关重要的作用。因此需要基于实际情况和管理需求，对采购业务信息化管理系统的设计实现途径进行研究。

一、采购业务管理信息系统的设计与实现应当坚持的原则

在市场经济持续发展的大环境下，各个企业、单位的经营规模逐渐扩大，涉及到的原料、产品及办公用品的采购内容越来越复杂，数量越来越庞大。尤其是特殊性的采购项目也越来越多，这意味着传统过度依赖人员参与及管理的采购管理方式的弊端越来越明显[1]。促进采购业务管理的信息化是必然趋势，而信息管理系统的构建，是提高企业经营水平的有效手段。对一个企业而言，采购管理信息系统将能够实现对采购物品、采购人员及相关价格成本的信息转化，进而实现信息化、精细化、动态化管理的重要途径。总体来讲，采购业务管理信息系统的设计和实现都应当坚持以下几个原则：

(一)扩展性原则

对企业的经营活动而言，在市场竞争越来越激烈的情况下，多数企业的采购管理任务越来越重，尤其是很多采购部门面对的采购内容是越来越多的。而为了提高采购管理水平，应当建立一个长期的信息储存、应用体系，因此系统的扩展性尤为重要。也就是说，该信息管理系统一方面应当在信息储量方面具有较大的拓展空间，以满足越来越大的数据储存需求；另一方面，该系统的操作方式、功能配置方面应当具有较大的拓展空间，以便满足企业未来经营发展的需要。值得一提的是，企业需要建立科学的供应链管理意识，将该意识融入计算机信息化管理之中，提高采购部门乃至整个企业的管理水平。

(二)实时性原则

企业的采购活动具有鲜明的快捷、高效性特点，从市场调研、价格对比，到下单、预付定金、结算等环节，都要讲究实时性。对采购人员而言，需要通过采购业务管理信息系统，对相关信息进行实时记录、上传，并对各种采购请求进行审批申请，这对工作系统的实时性要求非常高。对企业管理者而言，通过计算机信息管理系统，需要对采购人员的市场调研报告进行分析、指导，及时做出决策[2]。同时，需要对采购人员的采购业务执行过程进行监管，一方面提高管理效率，另一方面降低内部违规风险。总结来看，企业采购业务的信息化管理系统在操作、管理端都要满足实时性原则，对系统操作管理模式的设计策略，以及网络通信的实现方式要求较高。

(三)多元交互原则

随着社会经济的进一步发展，加上市场竞争的加剧，大多数企业及单位的采购业务都越来越复杂。这意味着多数企业采购业务涉及到的内外人员、渠道、资源越来越多，参与者数量的增多以及角色的复杂性，意味着采购业务信息化管理系统需要拥有一套完善、成熟、细致化的多元交互机制和权限管理系统。唯有在系统设计与实现过程中坚持多元交互原则，全面支持多角色、多用户的参与应用，才能让企业内部团队的工作沟通及协同性更好，同时让企业团队与外部合作、监管单位的沟通交互更为密切[3]。

二、采购业务信息管理系统的功能设计要点

(一)权限管理

采购业务的信息化管理系统和企业的经营发展联系密切，涉及到企业成本、现金流、信息流、投资转化等方面，如果无法对各个环节进行统筹管理，将会导致企业经营活动无法正常开展，同时对企业的长远发展不利。而在信息化背景下，采购业务的信息化管理首先要重视的就是权限管理，也就是参与到采购业务执行与管理中各个角色的权限划分与执行管理。因此，在采购业务信息管理系统当中，相关用户涉及到管理员、采购员、不同等级及环节的审批人员、财务人员等。权限管理的基本模式是，操作人员在相应权限机制下采用相应账号登录系统，然后由计算机确定身份有效性，再按照访问用户身份划分操作权限。登录之后的操作环节中，用户仅能查询自己账号身份权限内的信息，以及执行相关操作，若要访问其他信息、进行其他操作，则需要获得授权。授权的相关操作逻辑为，用户向当事人或管理员申请，审批通过之后获得相应权限。

(二)采购UML类图

采购业务信息管理系统需要基于采购业务的一般工作执行模式，设置一个连贯性的过程。首先，采购人员询进行市场调研、获取价格，然后提交采购申请，接受审批；其次，在审批完成之后，由采购人员根据合同内容向财务人员发起付款申请；然后，再陆续完成收货、结算、报告等环节。在该系统当中，价格询问、采购申请、订单执行等环节的功能有差异性，但相对来讲，其中涉及到的很多信息、资料是可以重复使用的。这主要是出于节约资源、简化系统及管理模式的考量，对提高信息系统设计水平，有重要意义[4]。

三、采购业务管理应用计算机信息系统的实现路径

(一)部署系统

在采购业务信息化管理系统运行过程当中，可以先将可能用到的相关文件之前加上部署描述文件名称，再于相应模板中进行装配。最后，在J2E程序中执行任务。其中，装配过程主要囊括了组件和设置容器配置信息两个环节，对底层服务的执行给予了关键支持。在相关模块的应用程序中，最终以EAR形式打包成文件，再根据业务流程机制以及相应的需求来进行传输。

(二)发布系统

在导出文件之后，就需要在服务器上对系统进行发布，具体做法是以管理员身份启动WAS。然后，选择“新运用”，安装应用程序。在该环节当中，系统程序会指引用户进行安装，逐步完成从路径到映射虚拟主机等步骤。待系统映射主机完成并检查无误之后，边可以启动程序。

(三)资料设置

需要注意的是，在启动系统前，要采购部门的相关工作人员上报、汇总各方面资料，在程序中录入。在本地系统当中，通常会有相应的参数设定，需要根据用户、客户的相关特点进行设置，实现系统的用户化。为了避免因资料设置不正确、不完善而导致的相关问题，系统管理维护人员或采购部门相关岗位人员应当对各项资料进行检查核对，确保无误。

(四)用户培训

待采购业务管理计算机信息系统设计实现并可以完成启动试运行之后，应当第一时间对相关人员的操作使用进行系统化培训。首先，采购部门负责人与技术人员应当合作进行用户手册的编制，然后由相关人员利用用户手册开展培训指导工作[5]。相关单位应当严格要求所有采购人员、财务人员、管理人员以及其他与采购业务相关的人员接受培训，待考核通过之后上线使用。

(五)系统试运行及调试

待系统开发设定及用户培训完成之后，便可以根据系统及企业采购业务工作特点，对系统进行试运行工作。企业采购部门应当根据实际采购业务，一方面以传统采购业务管理模式开展工作，另一方面通过采购业务管理计算机信息系统进行模拟。然后，对两种业务管理模式的结果进行综合评估与分析，这不仅能完成信息系统的试运行工作，还能让所有人员了解到该系统的应用价值。需要注意的是，试运行用到的采购业务案例应当具有足够的代表性，同时要求相关试运行工作至少开展三个月之上，并且要求所有涉及到采购业务及管理工作的相关人员参与。在完成系统试运行的过程当中，如果任何异常，应当对系统进行调试和优化，确保其能在技术及业务管理两个方面展现足够的稳定性。

结束语

综上所述，在计算机及信息技术发展迅速的背景下，各行业企业及单位传统的采购业务管理机制在效率及成本优化方面存在的不足越来越明显。为此，相关单位应当积极建立先进的技术化、信息化管理意识，结合工作实际和相关需求，设计一套完善、严谨、实用的采购业务计算机信息管理系统，并按照相关规范流程，对其进行设定与调试，为采购工作机制的改革优化打下坚实的基础。