基于现代人力资源管理的人事档案管理工作模式探究

谢迎杰 北戴河区就业服务局

一、人力资源管理和人事档案管理的关系

（一）人力资源管理概述

人力资源管理是企业、公司管理员工、培养人才的一种战略方法，主要是致力于激发员工的潜能，提升员工就职能力，对维持企业公司健康发展有着重要作用。人力资源管理秉持“以人为本，以员工为本身”的理念，最大限度的保持员工和企业共同发展的目标，可以这样说，两者之间相互依托，员工需要依靠企业谋生成长、发展，企业也需要依托员工的积极高效工作促进发展，提高竞争力。[1]而现代人力资源管理是社会发展过程逐渐演变产生的产物，它依托科学的现代管理理念，对人力资源进行各项活动的组织培训以达到提高人力资源的最优化，从而最终达到促进企业健康发展，不断提高核心竞争力的目的。当下时势，只有不断提高现代人力资源管理水平，才能使人力资源得到充分利用，才能发挥出每个员工的能力，为企业谋发展、做贡献。

（二）人事档案管理的定义

人事档案是国家机构、社会组织在人事活动中形成的记录，主要用于记录员工个人的人力经历、德能勤绩和工作表现等反馈，通常以个人为单位作存档。人事档案能够历史地、全面地考察和了解员工工作能力的一个重要依据，故企业做好人事档案管理工作十分有必要。

（三）人力资源管理和人事档案管理的关系的阐述

人事档案管理是人力资源管理的一个重要组成部分，两者关系十分密切。人事档案里面的记录是人力资源部门用来考察员工工作能力，衡量员工职位奖惩的一个重要依据，人力资源的广泛使用能够促进人事档案管理的发展；人事档案的科学化管理又能促进人力资源管理的高效运行，二者互相作用，相辅相成，共同进步。目前，人力资源管理队员对人事档案管理工作提出了全新的要求，只有人事档案管理工作与时俱进，更好的迎合现代人力资源管理的切实需要，才能充分发挥人事档案管理工作的价值。

二、当前人事档案管理工作存在的问题

近几年来，我国的人事档案管理工作与以前相比取得了很大的进步，但是在实践中依然存在着很多问题需要去一一解决。

（一）人事档案收集力度不足，档案利用率低

首先，现在很多企业在人事档案管理这一块并不是十分重视，人事档案管理部门对于人事档案的资料信息收集并不全面，仅仅是收集了员工的一些基本身份信息即存档，对于一些关于员工工作技能、德育素质和品行方面的信息并没有进行记录在案，这其实对于人力资源部门的管理工作是十分不利的，因为仅仅提高提供员工的基本信息，根本不能作为人力资源管理部门考核员工能力的重要依据，使得人事档案的存在没有充分发挥到它的支撑作用。其次，人事档案的利用率低下，档案管理工作人员收集了资料之后很多时候是把它收藏起来，并没有拿出来应用，因而无法体现人事档案存在的价值，不利于人力资源管理工作的进行，这种人事档案管理工作模式与现代人力资源管理理念是不相符合的。[2]

（二）人事档案管理制度落后，缺少专业的档案管理人员

首先，造成人事档案管理制度落后的原因之一是人事档案管理的工作人员缺乏专业的人事档案管理才能，企业在任用档案管理人员时没有考察其资历条件，也没有对其进行岗位培训，造成其工作水平低下，档案管理不到位；加上管理人员不重视，导致档案的保存并不完善。其次，缺乏合理的档案管理机制也是人事档案管理制度落后的原因，档案的归档毫无章程可依，顺序乱放，缺乏分类和统计登记，使得后期查找资料十分困难，导致人事档案管理工作效率低下。

（三）对人事档案管理工作投入力度不足

目前社会信息化技术发展越来越快，人力资源管理也走上了信息化时代，然而作为现代人力资源管理的重要组成部分：人事档案管理却依然停留在纸质记录、保存的工作管理模式，出现这个情况的最重要的一个原因是现在很多企业对人事档案管理工作的投入力度不足，无论是人力还是财力亦或是信息技术的支持上。传统的纸质化人事档案管理工作模式，不仅资料记录保存需要浪费大量人力物力资源，如果保存不好，缺乏合理的保存措施，还会导致纸质资料容易损坏、不易查找等问题，因此，加大对人事档案管理工作的投入力度，引入信息技术为支撑的档案管理工作的现代模式势在必行，也是现代人力资源管理工作的要求。

三、优化人事档案管理工作模式的途径

（一）加强人事档案信息的收集，提高利用率

企业要建立一个合理的收集员工人事信息资料的制度，充实人事档案内容。在人力资源管理过程中，在档案信息中，除了收集员工的基本身份信息，还要收集员工的性格特点特长分析、职业技能经历和个人价值观等信息和反映员工发展潜力的一些信息，以形成一个人事信息全面的信息库。在档案管理过程中，对于单位发展具有建设性意见与建议的信息也要收集记录在册，从而为管理层的发展提供决策依据位置，提供数据上的支持，使得事业单位的发展成为一种良性的发展经济。[3]档案管理工作人员要定时组织评议、综合整治信息资料，以保证信息的动态更新，保持对员工的客观全面评价，为现代人力资源管理工作提供有价值的信息支撑。还要注重人事档案资料的利用率，实时调动，及时提供。

（二）制定完备的人事档案管理制度

首先，要注重提供人事档案管理工作人员的专业素养和工作责任感。企业在任用人事档案管理工作人员前，一定要先对上岗人员进行提前的资历考察，聘用具有档案管理资质的人担任档案管理员，企业还应对上岗人员进行上岗前培训并进行培训考核，考核等级达到优秀方可让其上任。针对工作人员的招聘，企业应当对需要的人才有一定的规划，掌握人才的实际用途和分配情况，借助先进的科学管理模式来推进员工的能力。其次，要建立一个合理的人事档案归档方案，细分人事档案类别。制定一个查找目录表，对人事资料按先按职位进行划分区域，然后再按姓氏进行排列，从左往右的方向进行摆放，然后可以通过利用颜色来进行对不同类别的档案进行区分；引入颜色档案管理工作模式可以更加有条理地对人事档案进行归档，能够进行有效的分类和快速的查找，提高人事档案管理工作的效率，从而实现事业单位现代人力资源管理效率的提升。

（三）加大对人事档案管理工作的投入力度

企业的人力资源管理部门应该加大对人事档案管理工作的投入力度，主要分为加大财力投入力度和信息技术投入力度两方面。一方面，加大对人事档案管理工作的财力支持，除了用于购买物资，最重要是建立合理的薪酬体系，以提高人事档案管理工作人员的积极性。薪酬体系必须要能够为员工带来足够的激励，员工的薪酬因素应该逐渐向工作业绩上转变；还要定期对档案管理工作人员进行考核，在考核的过程中，充分融合进与员工个人的工资与奖金挂钩，激发员工充分重视人事档案管理工作的开展，实习能够全身心投入到工作开展之中注重员工的个人技能，促进员工工作水平的提升。另一方面，是加大信息技术的投入。众所周知，现在是信息化时代，计算机的应用已经在很多方面优于人工手段了，因此，人力资源管理可以加大计算机等现代化工具的应用力度，利用计算机上先进的统计工具和软件来实现对企业人事档案管理的记录，收集和保存。企业可以引入信息技术，利用网页链接到人事档案管理系统的方式进行档案管理，在客户端设置权限，将管理员和用户区分开来，管理员负责管理系统，输入档案人员的信息，用户可以依据个人账号密码登陆系统进行个人人事信息查询。这样不仅能够节省大量的人力资源，空间资源，提高查找资料的效率，也更易于资料的保存，还能够较好地实现对于人事档案资料的更新。引入信息技术去推动人事档案管理工作模式现代化发展是现代人力资源管理的一个必然趋势。

结语：随着我国社会经济的日益发展，人事档案管理工作模式的转变是现代人力资源管理的一个重要改革。为了适应时代发展要求，以前传统的人事档案工作模式已经不合时宜，其暴露出来的管理理念陈旧，管理制度不合理，管理投入不足等问题必须要得到解决。为了确保人事档案在现代人力资源管理中发挥其应有的信息支撑作用，相关企业部门必须要在日常生活工作中转变人事档案管理工作理念，提高重视，加强工作人员的工作素养，制定一套合理有效的档案管理运行机制，同时还要加大对人事档案管理工作的投入力度，投入人财物和信息技术的支撑，建立一个人事档案信息管理系统，优化人事档案管理工作，从而推动现代人力资源管理工作的发展，促进企业的健康发展，提高其综合实力。