企业办公室行政管理精细化的思路与对策研究

吴双 苏州大学

引言：企业行政办公室的管理精细化思路建设中，要根据管理项目的精细化探讨，探寻当前工作中的问题，并根据各类工作指标建立针对各类工作项目的完善方式，另外行政办公室由于其特殊性，需要和企业中的所有工作部门建立关联，实现了针对各类资料、工作信息以及工作档案的管理精细化。

一、行政办公室行政管理精细化思路的发展现状

（一）管理项目精细化不足。行政办公室的日常工作中需要接触多个具体项目，包括文件的撰写、工作内容的意见下发等，各类管理人物都要形成记录，为后续的问题查找过程提供帮助[1]。当前的精细化管理中，虽然要求行政办公人员能够和企业中的各个管理部门以及管理人员之间建立协同工作关系，并且要求在各类档案之前通过设置信息表的方法提高管理质量，但是一方面只是被动性的按照相关规定的要求对各类文件进行分类，导致实际的入库档案可能存在错误存储问题，另一方面过于依靠当前已经建成的档案管理部门，导致行政办公室职员无法全面探讨自身工作中存在的问题。

（二）管理思想精细化不足。要落实精细化管理工作，所有职工的思想必然需要经过变革，包括具体管理项目的分解思想、管理项目的资料核算思想、管理内容的全面细化和研究思想等，要求所有思想都可以得到专业的使用。在当前的工作中，一方面针对精细化管理思想的整体认识不到位，职工无法使用专业化工作模式解决问题，另一方面对于自身工作的重要程度了解不足，未能完全按照精细化管理指标约束自身的行为。

（三）工作意识精细化不足。行政办公室的工作中需要实现对于职工意识的转变，即能够让各类管理规章制度形成固有思维，并且在制度的使用、遵守乃至制度的改革中，探讨当前工作中的不合理管理项目。在当前的工作中，发现大量工作人员对于管理制度的认识不到位，或者只是以固定的思路和眼光看待，并不具有动态性的管理规范，导致其一方面只是被动遵守各类管理规章制度，另一方面无法对各类制度的后续升级和优化提供有效建议。

二、行政办公室行政管理精细化思路的问题解决方法

（一）管理项目的精细化管理方法。要能够实现对于所有档案的分门别类处理，要科学填充各类信息、档案的科学存储等，要求所有的项目可以按照分解的方式，让不同的办公室行政人员完成任务。比如在某企业的实际运行过程，企业新建成的管理思想为，要求产品的研发部门和设计部门能够提高创新性，同时加大对于技术研发方面的投入，并形成相应的激励机制，通过对于该要求以及相关发展路径的分析，可以确定实际的工作项目有三个，即激励机制的建设、研发过程的投入方案分析以及创新性管理思想的建成，不同的工作项目需要形成不同的专业化记录档案，并由企业已经建成的数据库精准存储，各项任务需要形成相应的电子档案和纸质档案，让已经建成的管理项目具有更高的精细化处理效果。

（二）管理思想的精细化管理方法。在具体管理思想的精细化处理中，一方面要求所有的人员能够全面升级现有的工作思想，另一方面也需要加大各部门之间的融合关系，从而让所有结构可以形成多路径的思维模式。比如对于工作过程中已经处理过的档案和原始档案，需要通过对于各类专业化工作体系的研究和完善，对档案科学有效的处理和存储。其中针对已经获得应用权限的档案，该过程中需要使用的思路包括保密制度的遵守、数据发掘体系的遵守、相关数据核算思路的使用等，要求所有的办公室行政人员都需要具备相关知识，才可以防止在实际的使用中出现违规问题，而对于已经形成的新型档案，则可以根据存储方法对其进行科学有效的分解，之后分门别类存储。

（三）工作意识的精细化管理方法。在工作意识的精细化管理中，一方面要求所有职工能够参与企业的定期或不定期针对思想和管理意识方面的考核，另一方面需要全面探讨当前工作中存在的问题，以通过外部考核和内部检查机制的共同采用，提高所有人员的从业素养[2]。

比如在企业的运行中，要求每个季度针对办公室行政人员的考核内容从侧重于基础知识储备的考核转变为管理思想的考核，包括各类问题的解决方式、各类工作项目的自主运行体系等，同时在办公室的日常工作中，形成内部检测机制，即当某人员完成了工作任务之后，需要由其他人员对其的工作成果进行检查，该模式中单个工作人员的工作量下降，同时可以通过对其同事的问题查找完善自身的工作思路。

（四）辅助体系的建设和管理方法。在相关辅助体系的建设中，首先为整个信息化系统的升级，要能够形成行政办公室等内部检查机制，实现各类资料的科学上传和内部检测系统提供帮助。其次是针对企业中行政办公室部门和其他各个部门之间的交流通道，要能够在完成相关的指示性任务之后，将最终获得的结果下发给相关部门。最后则是对于各类结果的定期或不定期分析，以了解当前办公室行政人员是否可根据已经建立的管理体系完成任务。另外也要针对已经建成的信息化系统，安排专业人员检查系统运行状态，防止出现系统性故障导致行政办公室无法完成各类任务。

结论：综上所述，行政办公室管理精细化工作中，存在的问题包括工作意识的精细化管理不足、管理思想的精细化管理不足等，都会导致建成的管理体系无法发挥应有作用。解决问题的方法包括信息化系统的建设、现有考评体系的调整和优化等，让所有的办公室行政人员可以根据新建立的工作标准完成任务。