探讨新时期科技档案管理存在的问题及对策

刘劲松 鱼台县滨湖街道办事处

一、新时期科技档案管理概述

（一）科技档案管理

首先，新时代的科技档案管理是一种有效的档案管理模式，可以解决与档案管理有关的种种问题。档案为我们社会提供了信息基础，把新的科技档案管理模式运用于档案管理的目的是极大地提高档案管理和查阅的效率，简化工作过程并降低人力和物力的投入。其次，新时期的科技档案管理是一种基于计算机技术和信息技术的有效操作方法来控制档案管理，在操作期间，新时代的科技档案管理能够极好地提高信息输入效率，减轻管理人员的工作量。然而传统的档案管理方式费神劳累，也需要大量的纸张，这与环境保护的概念不符，查阅时查找文件还要耗费很多时间，而且会出现错误率。新时代的科技档案管理能够解决这个问题，提高了存档和审阅档案的效率，还减少了人力和物力。

（二）新时期科技档案管理的优势

1.提高查阅效率和精确性。在新时代，科技档案管理能够有效解决档案查阅期间的某些问题，并在档案系统中快速查找出对应的档案，并把档案直接展示给查阅本人。管理人员能够省掉复杂的查找过程，并提高查阅效率。在程序的帮助下，查阅者还能够快捷的查找到本人所需的档案，由于在传统的档案管理模式下，查阅者在查看档案时也许会发觉他们找到的档案和自己的要求不相符，只能再一次查找。 在新时代，科技档案的管理提升了档案的准确性，查阅者只需在搜索系统中输入关键字，就能够轻快捷找到相应的档案，从而降低了反复的查找。

2.提高录入效率。新时代科技档案管理新的运用提升了档案管理的输入效率，简化了录入过程， 例如，档案分类是由后台程序智能完成的，这大大减少了管理人员的工作压力，此方法与传统档案管理方法对比，管理人员可以更方便地控制档案管理系统，管理人员能够及时修正和检查档案系统的信息，并及时进行比较，展现了新时期科技档案管理的强大优越性。

3.符合环保理念。在传统的档案管理过程中，管理人员经常使用大批纸张来给信息分类和注册。这违背了我国倡导的环保理念，与社会的发展需求不相符。然而新时期科技档案管理能够解决这个问题，新时期科技档案管理的运用不但减省了纸张，而且顺应了数字化办公的趋势。所以，新时期的科技档案管理在实施环境保护方面也有很大的优越性。

二、新时期科技档案管理中存在的问题

（一）网络安全

新时期科技档案管理方法的运用意味着档案需要通过网络来处理和传输，而网络传递信息有一定的危险性。 在档案传输过程中，能够被黑客拦截性非常高，所以某些重要信息可能会泄漏。 被阻止文件也许还能被黑客甚至伪造的文件恶意窜改，这导致档案管理受到了一定的打击。所以，网络安全是最棘手的问题之一。

（二）电子档案的完整性

在新时期科技档案管理方法运用期间，管理人员必需使用计算机输入档案，即将其保存在硬盘或云盘中。所以，如果在使用计算机期间损坏了计算机的硬盘，则档案信息将被破坏，这对档案的管理非常有害。因此，新时期的科技档案管理对管理人员的条件要比较高，若是管理人员在管理档案时没能严格遵循操作程序，则可能会损坏电子档案。

（三）电子档案的真实性

传统档案在封存过程中，需要由有关机构的负责人进行审查，而且必须对档案进行密封盖章，以确保档案信息的真实性。 然而电子档案不能得到保障，以后很方便窜改电子档案。 因此，很难确保电子档案的真实性，这也是新时期科技档案管理的重大困难。

三、新时期科技档案管理问题的解决对策

（一）创建有关的管理制度。在新时期科技档案管理运用期间，有关机构务必拟定严格的管理制度， 在档案信息输入和管理的过程中专业人员必须严格遵循操作步骤，严禁无关人员进行录用。此外，对档案查阅必须严格要求，查阅者务必按照有关程序进行身份验证，不然将不能给予查阅。 并且在查阅过程中，查阅者务必按照查阅程序进行，不能随意复制或修改，这有助于防止电子档案容易被窜改和泄漏的风险。

（二）建立网络防火墙。在传输过程中，电子档案通常容易被黑客和其他犯罪分子拦截和篡改，一些黑客乃至直接侵入档案管理系统并获得大量信息，这就需要有关机构创建网络防火墙，以最大程度地确保电子档案不被外界取得，以防止信息泄漏。而且有些关键文件定要使用传统的纸张记录方法来防止重要档案的泄漏。 所以，在档案管理中使用网络防火墙能够最大程度地保护电子档案。

（三）招纳精通现代化、科技化的管理人员。在新时期科技档案管理的运用中，管理人员素质相对较高，所以，机构在管理档案时，务必招募通晓计算机和信息技术的管理人员，以确保管理工作的顺利进行，具有专业技能的管理人员还能够完善档案管理系统。此外，在现实工作期间，单位务必对管理职员实行定期培训，使管理职员实时获得最新的技术信息，确保管理职员的管理水平持续提升，档案工作效率更高，管理得到根本改善。

结束语：尽管新时期的科技档案管理发展存在一定的困难，尽管如此，新时期的科技档案管理必将在将来档案管理中发挥更重要的作用。拟定现代化和科学相适应的管理理论体系，档案管理和现代技术也将有效地贯串在一起，政府和相关部门的参与也将大力支持新时期档案管理的发展。