基于知识服务的档案管理模式理论分析

（山东建筑大学 250101）

伴随着社会的持续性发展，知识服务在社会中变得越发重要。从目前的阶段而言，大多数人都还没有意识到基于知识服务的档案管理模式重要性。档案信息本质上是服务于员工的一种工作模式，同时也是更好为企业生产、经营的重要策略，良好的管理模式可以更好的强化相关信息的使用效益，在信息快速发展的当下，档案管理已经不仅仅是为员工提供信息的参考与企业决策者提供信息支持，更多的是帮助企业解决问题提供新的发展方向，从而推动企业持续发展。对此，探讨基于知识服务的档案管理模式理论具备显著实践性价值。

一、知识服务型档案管理模式的定义与现状

知识服务的档案管理属于一种全新的理念，其属于一种建设在档案管理模式所提出的新模式和方法，其主要是以编码形式的知识管理模式为主1。从企业的档案管理价值层面来看，管理工作不能仅停留在档案的本身价值方面，还需要借助收集和整理档案的方式，为用户提供更多的信息数据。但是，在收集与整理档案数据的同时，便可以对档案数据进行计算，实行分类操作期间，便可以将信息之间的不同关联展现出来，从而呈现出一个更加丰富的框架型信息，以便于用户在后续使用时的便利性。这便是知识服务型档案管理的主要优势，其可以帮助用户更好的节省时间，并提升档案的综合使用价值。

从目前来看，知识服务的档案管理模式落实效果并不是非常理想，当前知识服务型的档案管理模式应用效果较差主要原因在于不重视，在相关理念方面不成熟，许多服务人员对于知识服务型档案管理的认知不清晰。在具体问题方面，展现在下面几点：1.管理素质水平较低。因为档案管理工作人员对于相关概念的认知不清晰，导致在服务期间无法将知识服务这一概念展现出来，在理想的知识服务档案管理模式当中，管理人员并不具备相应的知识以及数据整理与收集的能力。大多数管理人员的整体素质仍然较差，无法满足数据的处理需求，导致用户在使用期间无法感受到相应的作用，导致知识服务价值无法得以展现2；2.管理模式相对落后。从理论层面上来看，以往的档案管理工作都是以被动性的服务模式为主，也就是等待对档案有需求的人上门索取档案，这也导致档案管理工作本身存在明显的滞后性，缺少时代发展紧迫感，过度的安于现状，工作发展思维缺乏，整体工作效果不佳3。在基于知识服务思路，做好档案管理工作显得非常重要，这也是提高档案管理工作影响力的重要途径，一流的档案管理工作，不仅可以有效解决档案管理之后的问题，同时也可以更好的拓展档案管理工作在具体部门、企业发展中的影响力。但是当前来看，仍然存在许多的管理工作缺陷，例如档案管理工作理念不足、档案管理的信息化程度不高以及档案管理的措施不合理等，这一些现象都直接制约着档案管理工作的持续性发展，尤其是对档案管理工作的技术水平、价值意义等方面的影响比较突出。

二、基于知识服务的档案管理模式理论策略

1.建立信息化档案管理理念

伴随着社会的持续发展，基于知识服务的档案管理工作发生了明显的改变，档案管理工作的信息化发展创新已经成为一个必然的趋势。在这一环境背景之下，档案管理工作必须从服务社会角度着手，做好信息化的建设4。与此同时，必须做好档案管理理念的创新和优化。在具体工作中，需要先从制度体系方面着手，最好对档案管理工作的规范化、秩序性落实，同时在问题出现时及时进行应对转变，落实奖励与惩处机制，并将管理责任落实到个人。在制度体系方面可以突出优化节约、收纳等相关工作，尽可能规范管理措施。另外，还需要做好管理意识与责任意识的培训教育，促使相关工作者可以对档案管理工作形成正确认知，杜绝工作中的随意性，提高档案管理工作整体水平。

2.推进档案的信息化建设

在信息化时代环境之下，做好信息化的改进显得非常重要。也正是因为信息化的发展，会导致档案管理工作相关内容不断增多，管理工作的繁琐性持续提高，这也会导致档案管理工作的压力不断提高5。对此，在档案管理工作期间，需要做好基础性的投入保障，从技术、设备等方面保障与社会的协同性发展，每一年需要做好相应的设备资金保障，确保相关信息化设备的运行可靠性。同时强化信息化的管理工作强度，针对不同部门的，需要持续提高档案的信息化参与水平。突出档案管理的二次信息加工应用价值，强化服务终端的信息化建设技术水平，做好信息资源的录入便捷化建设，从管理软件以及信息设备等方面持续创新，强化档案管理信息化技术水平。

3.细化档案管理措施，提高管理效益

为了更好的发挥知识服务型档案管理的综合服务效益，在工作中需要做好对档案管理工作的细化处理，确保所有的工作都有据可查，尤其是对于归档工作而言，必须细致却明确，在职能调整以及业务持续发展等过程中不断的调整与优化。在制定范围同时需要充分考虑归档信息的晚会增兴，确保内部管理机制与实施期间的可信性。其次，需要做好归档环节的管理，不仅需要做好归档工作机制的落实，同时还需要根据归档的关键点问题，从根本上提高归档质量，落实全面、集中的文件材料归档管理工作。另外，还需要做好档案后的保管范式优化工作，一方面是做好文件形态的改变优化，另一方面是做好文件数量的改变分析。档案后的保管范式基础内容应当是通过三个因素构成，分别为新来源观、宏观鉴定论以及知识服务。其中新来源观与宏观鉴定论属于知识服务型的基础，知识服务则是档案后保管范式的关键性内容。档案使用后的保管范式直接整形了档案管理正向着知识管理的方向发展。新来源观和传统来源观不同，传统的来源观当中更多是实际存在、有形的个人或组织，而新来源观则是一种无形的存在，其主要是指文件的形成过程，在形成期间应用到了哪一些数据，想要达到哪一些目标。对此，在今后需要应当做好有形、具体的检定标准，针对文件的内容做好直接审查，并决定文件是否需要储存，并提前做好检定标准与方式的制定与落实，进一步提升工作效率并将价值比较低的文件分类储存，从而保障信息的高效率应用。

三、结语

综上所述，基于知识服务的档案管理工作具备显著的实践性价值，随着社会的不断发展对于知识服务型的档案管理模式也会更加重视，对于这一方面的需求也会不断的提升。对此，在今后我们应当放长眼光，积极结合大数据等新技术，做好档案管理和信息化的结合性发展，并提高数据处理的高效率特性，并实现节省人力资源的目的。对此，无论是企业、部门，都应当围绕着档案管理的实际需求，突出知识服务特色，从而推动企业长远发展。

注释：

1.丛挺.基于知识链的全球学术出版服务模式创新研究[J].出版科学，2018，26（1）：33-34.

2.孙金.知识服务运营分析与优化——基于传统出版转型升级的思考[J].科技与出版，2018，24（10）：244-245.

3.吕元智.面向新型智库建设的档案知识服务工作发展对策研究[J].档案学研究，2018，31（5）：33-38.

4.梁孟华.档案虚拟社区用户交互行为研究——基于用户调研数据分析[J].档案学研究，2017，13（6）：45-51.

5.冯雪，王英玮.全局性档案管理体系与参与式档案管理模式研究——基于英国社群档案管理经验的思考[J].浙江档案，2017，24（1）：28-30.