浅析档案管理信息化建设问题与思考

郑志新

摘 要：对事业单位来说，档案管理信息化建设在其发展的过程中必不可少，很多事业单位在档案 管理中投入了大量的人力、物力、财力，但是，事业单位的档案数量很多，而且分门别类。 对此，迄今为止，很多事业单位在档案管理上都有很多的问题，严重影响了事业单位的发展 和进步。现如今信息时代轻易解决了这一难题，很大程度上简化了档案管理工作。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

一、事业单位档案管理信息化建设问题

（一）档案保管储存不力。

当前，事业单位大多还是运用传统的档案管理办法，纸质档案 的管理很容易受到环境的影响，档案管理保存不注意环境，最终导致纸质档案在潮湿的环境 中发霉。有的档案年代久远很少翻看，容易被虫蛀，这样就会导致纸质档案被蛀虫啃食变得 残缺不全，从而造成档案内容的毁坏，造成单位重要信息的丢失。事业单位对档案管理的需 要量很大，有的工作人员在翻找档案的时候不注意对纸质档案的保护，有的纸质档案在保存 的时候出现老化，用力翻看就会导致纸质档案纸张破损，造成档案资料残缺，从而直接影响 到事业单位的工作。

（二）档案查询工作强度大、费时长。有的事业单位使用传统的纸质档案管理，如果查询 档案或者是借阅档案需要档案管理人员事先提出查询档案调度的申请，由上级管理部门批准 后才能让档案管理人员寻找。在等待档案查询调度的申请需要耗费很长的时间，加上档案管 理人员在成千上万的档案中找到需要查询的档案，最终导致拿到档案都是几天以后的事了， 影响工作时效。而且纸质的档案借阅时避免不了会有不同程度上的损坏，同一份档案经过多 人的借阅可能会使档案老化，最终导致出现页面损坏、字迹不清楚、磨损等现象，所以，纸 质的档案不容易保存。

（三）档案管理人员素质有待提升。有的事业单位发展规模和经费的不足，对档案管理人 员缺少考核和档案管理培训，档案管理人员不知道其在平时的档案管理工作中的任务和注意 事项，只是知道最基础的信息录入，还不能保证信息的精准性，没有工作效率。与此同时， 有的档案管理人员在档案分类的时候不能很好进行细化，档案管理工作效率低下，对计算机 的操作不熟练，工作起来任务完成效果低、质量不达标，遇到问题的时候不能及时汇报给上 级部门，严重影响事业单位档案信息化管理工作的发展和进步。

二、事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）加大资金投入力度。

针对目前事业单位内开展的信息化建设总体水平低下的情况， 应该从财力、人力等方面给予支持。在实施的时候，各个事业单位应该认知到新时代背景下 开展档案管理信息化建设已经是发展趋势，这样利于推动自身发展，是智能化办公的重要组 成部分。在实施的时候，应该注明档案管理信息化建设专项资金，与此同时，通过和社会上 公司之间的合作，把社会上的技术人才、资源等引入单位的档案管理工作当中，这样有利于 促进事业单位档案管理工作的发展。

（二）实行新型档案数字化管理模式。档案管理数字化是新的档案管理方法，主要是电脑 存储，把纸质档案利用扫描仪、照相机等设备进行数字化，再存储到电脑当中，通过扫描 仪、分类、整合、修正的零星数字化文档转变为完整完善的数字化档案资料库，还需要在电 脑上录入名称、年月日、卷宗编号等，方便以后的搜索和查找。这种新型的档案数字化管理 方法的推进，在传统纸质档案管理上更好地实现整合优化，建立健全庞大的档案资料库，用 便捷的方式大大减少了档案管理人员找寻档案的时间，提升事业单位的工作实效。

（三）注重档案信息资源的开发利用。档案信息资源建设是档案信息化建设必不可少的， 如果缺少可以利用的档案信息资源，档案管理信息化就没有办法建成。首先，以档案的目录 为主体进行全部档案的建设，对事业单位中各部门之间分散的信息进行整理。档案资料的整 理应该在“统一领导、分级管理”的档案管理体制之下实现现有的国家档案资源的有效配 置，方便适应档案资源的社会共享。其次，利用数字化对档案资料进行处理，保证实体的纸 质档案资料全部转变为数字化信息资料，对于相应的图片，需要采用技术性能，保证图片的 完整完善性。最后，根据电脑信息化管理平台再对档案信息进行分门别类，尽量运用最简单 的方式呈现出相关档案信息，帮助档案管理人员提高工作实效。

（四）健全档案信息化安全监督制度。在建立事业单位档案信息化建设的时候，需要重点 注意档案信息的安全性能，保证档案在严格的监督监管之下进行。首先，需要设立档案查阅 的访问制度，把事业单位工作人员的信息全部录入到档案管理信息化系统当中，对不知道身 份的访问者进行拦截并核对其IP地址和相关身份信息，保障档案信息的保密性能。其次，需要 注意事业单位内部人员的访问，把每一个访问者的身份信息、访问时间、档案查阅和操作等 都进行记录，避免有的上级领导和工作人员利用职务随意更改或者是泄露他人的信息，杜绝 不法行为的发生。最后，需要做好档案信息化管理工作的监督机制，让档案管理人员在监督 中，既起到相关制约，也能提升档案管理人员的工作实效，以此实现档案管理信息化建设的 高效。

（五）培养档案管理人员素质。档案信息化管理完全依靠计算机电子设备提供的服务，总 的来说还是离不开档案管理人员的实际操作，对此需要提升档案管理人员的自身综合素质： 首先，事业单位对档案管理人员进行相关的入职培训是必要的，考核通过之后才能录用，保 证业务知识符合档案管理工作要求。其次，需要对现在的档案管理人员定期举行讲座和培 训，让档案管理人员进行信息化学习，运用科学的知识提升自身的业务水平能力，学会熟练 运用计算机，能够顺应当代信息化发展的要求。最后，需要培养档案管理人员的思想政治觉 悟，拥有良好的事业单位人员应该有的政治文化素养，提升日常档案管理工作中的服务意 识，能够更好地为档案事业作出自己的贡献。

三、结语

对事业单位来说，工作人员的主要工作就是档案的管理，档案管理工作涉及的范圍广，档 案管理人员还需要保证档案信息的精准性，对所有的档案资料进行分门别类，这给档案管理 人员带来了不小的困难。然而，当代信息技术的出现轻轻松松解决了这个难题。对此，各单 位领导必须重视对档案管理信息化建设的重视度，增加对信息化建设的财力、物力、人力的 投入。