探析企业用印管理及内部流程的信息化管理

安琦儿

摘 要：对于企业而言，印章的管理十分的重要，印章是企业的记号，具有法律效力，因为印章在企业中的重要性特别高，虽然国内的印章管理模式很完善，但印章管理还是拥有着一定的风险性。本文通过对企业用印管理以及内部流程信息化管理展开分析，希望对关注的人群提供参考。

关键词：印章管理;管理流程;信息化管理

引言：印章代表着企业，而且印章在法律上意味着企业的认可以及证明。而且对很多企业而言，在进行商务合作时一般都离不开印章。印章的种类有很多，每一种类的印章，作用都是不相同的。因此为了更好的进行印章的管理与使用，有必要对企业的用印管理以及内部流程信息化管理展开分析。

一、印章管理信息化的重要性

印章是一种授权工具，在我国的传统文化中有着非常崇高的地位，而随着时代发展，印章也成为了一种统一标准的规范性工具，因为数据时代的到来，印章本身所带有的管理属性也是越来越明显，而在企业中，印章的合理使用是非常重要的，印章对于企业的业务、责任、权益有着非常重要的影响，印章具有法律效力，而且对于企业而言，只要加盖了企业分支机构的公章，所产生的各项权利义务就都需要企业进行承担，所以违规用印的案件也是时有发生。在整个印章管理当中，用印安全是最重要的，而印章管理信息化可以很好的提升用印安全，首先印章管理信息化能够有效进行用印全流程管理，其次在进行印章管理信息化时能够引入印章监控管理系统，让整个用印的全过程都通过计算机来完成，能够降低人工印章管理所带来的用印风险，而且对于企业来说，随着企业规模的扩大，印章的使用频率也是越來越高，也能够导致印章使用成本增加，通过印章管理信息化之后能够有效地降低印章使用成本。

二、印章管理以及内部流程信息化的管理办法

相对于传统印章管理，因为数据时代的发展，印章管理信息化以及是一种时代的发展趋势， 信息化印章管理既能满足及时用印，同时又能够减少人为的层层审核，大幅度提高印章使用效率，而且由于印章管理监控设施的使用，也能够将印章的保存、审批、使用等一系列环节进行监控，从而降低用印风险。

（一）印章管理信息化

（1）用印效率提升

在企业中，传统的印章使用一般都是通过层层审批来进行的，将用印业务报备到分管部门，直系领导忙完工作进行签字审批，之后到印章管理部门进行用印登记，将一系列内容登记结束之后进行相关责任人签字，最后可以使用印章，这样一来大大降低了用印效率，而在这其中最为影响用印效率的就是审批过程，无论是各级领导人员还是印章审批人员一旦涉及到了人员外出，那么就无法及时地进行印章审批，那么就会浪费更多时间。而印章管理在进行信息化之后能够很好的提升用印的整体效率，只需要提前进行用印网络登记，将文件进行发送，通过网络进行审批，就可以大幅度地提升印章使用的整体效率。

（2）用印风险的降低

通常情况下，企业在进行印章使用时都会有一套完善的印章管理制度，但是对于印章使用来说通常都会带有一定的风险。就比如在很多时候对于印章审批人员以及施印人员来说，没有办法确定用印人的具体信息，这样就拥有了管理上的风险，而且在进行传统印章审批过程里，使用的都是纸质文档进行施印，这样也有可能出现文件损毁、丢失等一系列情况，一旦这些文件被损坏或遗失，都有可能对企业造成严重的影响。而且对于企业来说，平时对于行政印章的使用频率往往是很高的，因为印章的审批量很大，所以在后续想要查找具体的印章审批情况时，会给工作增加一定的难度。所以通过后续的印章管理信息化，能够有效地将纸质文件在使用过程中的一系列不方便情况进行规避，在电子印章使用之后进行打印就可以了，而且通过信息化也能够对印章的使用情况进行梳理备案，在后续想要进行印章审批查找时提升查找的效率。

（3）提升印章监控效果

一般而言，工程项目的印章使用往往会由项目主管进行后续的使用审批，项目经理对于印章使用是直接负责人，对于项目经理而言因为日常工作的繁杂，往往会导致对印章的使用不够严谨。因为缺少了监管，所以项目印章往往会由项目经理进行指定印章管理人员，而指定的印章管理人员因为专业知识不足，导致会出现审核不严、使用随意、风险意识不足等情况。在进行印章管理信息化以后，能够通过新的印章管理模式，通过计算机技术使用印章监控管理体系来对印章进行信息化管理，印章监控管理系统是通过管理系统组成以及印章管理监控仪组成。系统主要是通过计算机，将实体印章放在印章管理监控仪内部进行信息化管理，通过软件来操控印章管理监控仪进行使用印章，通过“人章分离”的模式进行后续的印章使用，能够有效提升对于印章的使用监管效果。

（二）网络流程信息化管理

不同于传统的用印过程，将用印流程进行信息化管理能够有效的增加印章使用时的效率以及安全性，首先整个用印的过程都会在印章监控管理系统中进行任务流转，无论是用印申请还是印章审批、复核还是使用印章都留有正式存档，实现印章使用全程拥有监管，使用后能进行有效追溯，将整个用印进行规范化，规避了很多风险隐患，其次是用印过程中通常需要上级进行用印复核之后才能够进行实际印章使用，通过网络流程化审批能够更好的加速复核，保证业务进行的整体效率，最后因为网络流程化审批用印，系统能够严格控制印章使用次数，能够避免私自使用印章的事情发生，而且系统在进行使用印章期间，也能够自动进行印章使用信息的采集，通过印章管理监控仪保留影像资料，对影像资料进行长期保存，让印章使用的全过程都可以进行实时追溯。

（三）印章档案信息化管理

因为社会的进步，印章的信息化已经是未来的发展走向，所以可以通过办公系统来建立医院的印章管理系统，通过将企业的法律公章、法人印章这一类的重要印章的档案进行信息化管理，来达到消除传统印章管理中的一些问题，并且可以通过印章档案管理原则，将一些失效印章归档、印章刻印等环节进行信息化管理，从而提升印章的管理效率。在印章档案信息化以后，比如像印刻部门的印章申请就可以在系统中进行后续处理，当新的印章刻印完成后，印模以及失效归档，都能够通过印章档案信息化来进行录入，代替传统的人工审核，节省了很大一部分人力资源。印章的档案管理是属于综合性档案管理，整个印章档案数据都应该加入到综合档案数据库中实现管理，将印章的档案管理当成企业数据库中的一环，从而让印章的特殊性与普遍性进行结合，而且通过信息化管理，也能够提升企业内档案管理人员的工作能力。

在进行印章档案信息化管理时应该注意以下几点：首先在整体的印章档案信息化的设计上，必须在企业原有的档案管理结构中。在进行失效印章归档以及印章刻制的整体流程化里，应该在考虑两个环节之间连贯性的同时将系统操作简化，这样可以保障印章档案数据的管理、修改，更加有利于印章数据的维护。其次，印章档案是企业中非常重要的部分，所以在进行信息化的过程中应该进行严格的控制，在印章档案信息化以后，一定要确保档案信息的安全性以及管理系统的稳定性，而且对于不同等级的档案管理人员也应该设置不同的管理权限，对档案实行更加严格的保密制度，而且要定期对印章的电子档案进行存档，用以防止电子档案信息被修改，而且当印章档案信息化之后，原有的档案管理人员也应该进一步提高自身的管理水平，这样才能更好的完成印章信息化管理工作。

三、结论

总而言之，印章信息化管理对于企业来说有着很多好处，无论是工作效率的提升还是印章使用风险的降低，都能够对企业的带来极大的帮助。所以印章使用以及流程信息化是必须进行的，相信随着更多人的关注，企业的用印管理以及内部流程信息化能够越来越完善。

参考文献：

[1]潘永鑫.企业用印管理及内部流程的信息化管理研究[J].中国商论，2020（08）：171-172.

[2]马遥，刘思妤，杨俊杰.稳步推进印章管理电子化[J].农业发展与金融，2018（08）：62-63.