新形势下事业单位档案管理的优化方法

李舒

摘要：如今，我国正处于经济转型的关键时期，在新时期下事业单位需要提升档案管理质量，该项工作的开展可以对前期工作进行总结，还可以对今后事业单位工作提供帮助。目前我国事业单位档案管理工作还存在一些问题，需要加以解决，本文从新时期事业单位档案管理工作存在问题入手，并分析如何在新时期优化事业单位档案管理工作，希望进一步促进事业单位的健康发展。

关键词：事业单位;档案管理;优化方法

事业单位长期为社会发展贡献出巨大力量，在其发展的过程中记录了大量和社会发展有关的事务，还包括诸多的人事档案，因此需要建立好和维护好档案资料，对档案管理进行优化，以此提升档案管理质量，推动事业单位改革。

一、新时期事业单位档案管理工作存在问题

1.档案管理制度不够完善

当前部分事业单位档案管理制度不够健全，相关档案管理制度的建立未能有效结合档案管理办法，导致档案管理缺乏实效性，存在着管理混乱和执行力不强的问题，难以充分发挥出档案应有的作用，容易造成事业单位内部管理工作脱节。

2.信息化建设程度不足

目前事业单位进行档案管理不断加快信息化建设，提升了事业单位的档案管理效率，然而依然有部分事业单位采用传统的档案管理方法，缺乏对信息技术的有效利用，使得档案资料传输的及时性和安全性都不能得到保证。

3.专业档案管理人才缺乏

在部分事业单位中，档案管理人员并非专业化人才，是档案管理专业知识还是信息化水平方面都较为欠缺，一些事业单位很少对档案管理人员进行专业的培训与教育，导致档案管理人员工作能力较为缺乏。还有一些档案管理人员身兼数职或者存在经常性的人员变动也造成档案管理工作缺乏连续性。

二、如何在新时期优化事业单位档案管理工作

1.观念创新

以往事业单位档案管理工作开展缓慢、管理落后的主要原因在于管理人员缺乏对档案管理工作的重视，为此需要树立现代化的管理理念，对档案管理工作重视起来，具体说来：需要管理人员转变传统的档案管理思想，加强政策与资金的投入，打造现代化的档案管理模式，进而让档案管理工作有效开展。事业单位领导需要在新时期下对档案管理工作进行合理规划，明确档案管理人员的职责，根据管理需要对档案管理人员进行科学配置，确保人力、资金、设备都有效服务于档案管理工作，并且加强对档案管理制度的宣传，让相关部门积极配合档案管理部门的工作，最终开创档案管理工作新局面，为事业单位发展提供支持。

2.制度创新

常言道：“无规矩，不成方圆”，以往的事业单位档案管理制度较为陈旧，显然不能适应新时期的档案管理需求。档案管理工作专业性较强，因此事业单位在新时期下开展档案管理工作必须在完善的制度下进行，确保制度与实际工作的有效衔接。在信息化的大背景下事业单位档案管理，信息量在大量提升很多文字资料、影像资料都需要借助电子化的形式进行保存，所以在打造档案管理制度的过程中需要完善电子档案管理形式，要求档案管理人员严格执行相关规定，科学进行档案资料的采集整理存档，以此提升档案资料的安全性。与此同时，事业单位要根据自身实际情况制定和完善管理制度，对档案管理工作加强考核，建立完善的奖惩措施，避免档案管理由于操作不当或者疏忽导致风险问题，确保档案管理流程科学化，规范化。

3.方式创新

傳统的档案管理方法主要是对纸质资料进行存档和使用，存在着时效性不高、安全性不足等问题，在新时期档案管理方式需要进行创新，这主要体现对信息化技术的有效利用，使得档案管理人员可以在整个档案管理环节，对档案资料的使用情况进行跟踪，确保其安全性。并且在档案资料查阅的过程中时效性更强，对于一些不容易保存的纸质资料，也可以进行电子化形式的上传、备份，进而实现纸质档案和现代数字档案的有效结合。与此同时，在档案管理方式上需要将分散式的管理模式向集中化管理模式转变，定期对档案管理软件进行更新与维护，打造事业单位，档案信息化管理平台，实现档案存储管理的信息化、现代化。

4.人员创新

办案管理人员是事业单位进行档案管理工作的直接参与者，要想实现事业单位档案管理工作质量的提升，需要在人员录用以及培训方面加以重视，首先在人员录用方面需要，拓宽优秀专业人员引进渠道，相关工作人员具有专业知识，不仅需要具备档案管理能力，同时也需要掌握信息化操作技术以及高度负责的档案管理态度。其次，在人才培养环节，事业单位要对档案管理人员的培训工作重视起来，通过定期和不定期培训相结合的方法，使其沟通能力及服务意识得到提升，可以熟练进行传统档案管理和现代化档案管理。在人员培训的过程中，事业单位可以为档案管理人员提供专业机构培养和外出培训的机会。在档案管理部门内部要采取轮岗制，使相关人员明确自身的职责，进而科学进行档案管理。

三.结论

综上所述，在新时期下事业单位要想健康发展，必须对档案管理工作重视起来，在转变管理观念的同时，需要实现制度的健全，管理方法的创新以及加强人员的培养，加快事业单位档案管理的信息化建设，最终为事业单位的改革创新提供支持。