浅析办公自动化系统应用

李宁云

摘要：随着计算机技术的飞速发展和广泛应用，我们已将其成功地应用于现代化办公方式，传统的办公模式已向自动化办公系统过渡，本文就办公自动化系统的特征，当前办公自动化过程中出现的问题及防治对策，办公自动化系统发展趋势进行了分析和探讨。

关键词：计算机技术;办公自动化系统;特征;问题;对策;趋势

办公自动化系统是以计算机技术为主，通讯技术等其他高新技术为辅的办工方式，主要包括：电子邮件、视听、文字处理、共享信息库、智能网络办公软、硬件等若干部分，主要进行数据处理，对各类信息实施科学、有效地管理，根据需要为企事业单位搭建快速、便捷、高效的工作流，其目的是最大限度提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错，缩短办公处理周期，通过科学的管理方法，借助于先进技术，提高管理和决策的科学化水平，从而实现办公业务自动化，降低企业发展成本，提高工作效率，创造更多的效益。

一、办公自动化系统的特征

1.建立工作流，自动进行工作交接

办公自动化系利用自动化办公软件，建立工作流，当工作中的一个步骤进行完以后，可以自动进行工作交接。

2.协同性

办公活动是有组织的需要分工协作的团体活动，办公自动化系统为一个组织机构内的所有工作人员能够进行协同工作提供完整的技术支持。

3.多学科融合

办公自动化系统的建立和发展是相关的现代科学技术多方面交叉融合的结果，是以计算机科学、信息科学、行为科学、管理科学、系统工程学和现代通信技术等作为支撑平而进行构建的。

4.网络化

办公自动化系统是基于计算机网络的，包括局域网、因特网、内联网和外联网等。

5.面对对象的多样化

对于事物处理型办公自动化系统，应用对象的需求相对比较一致，表现在有通用的商品化应用软件。而在信息管理型办公自动化系统和决策支持型办公自动化系统层次，则呈现出应用对象多样化的特征，表现在商品化OAS应用软件的行业性和专业性。

二、目前企业办公自动化系统应用的现状及问题

1.目前企业办公自动化系统发展的现状

我国的办公自动化系统建设经历了一个较长的发展阶段，目前根据发展程度及应用情况可以划分为以下四类：

（1）起步晚，发展缓慢，还处在使用没有联网的计算机状态，使用简单的文字编辑软件等对信息进行单一的处理;

（2）已经建立了自己的intranet网络，但没有好的应用系统来进行支持协同工作，仍然处于个人办公状态。网络处于闲置状态，设备更新、技术投资没有产生相应的效益。

（3）已经建立了自己的intranet网络，企业员工通过内部电子邮件进行信息交流和共享，实现了有限的协同工作，但没有达到预期应有的效益和结果。

（4）已经建立了自己的intranet网络，使用经二次开发的，技术发展较完善，功能较齐全的通用办公自动化系统。能很好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通;通过互联网发布，宣传企业的产品、技术服务;intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

2.实现现代办公自动化面l临的问题

随着计算机技术的发展，办公自动化系统已从最初的汉字输入、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络集成办公系统，通过联网将单项办公业务系统构建成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更广范围的办公自动化系统。建立企业内部网、外部网，已经成为办公自动化发展的必然趋势。目前，在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意：

（1）效率。办公人员并非都是专业的计算机人员，计算机知识相对匮乏，计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代更是频繁，造成办公人员在使用过程中因为操作不当等原因会遇到多种问题，导致办公效率的降低。同时也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护、防毒治毒、软件升级等。

（2）安全性。随着计算机知识的普及，人们对信息的价值有了更深层次的认识和了解，对信息的存储、保密更加重视。但是，随着病毒的破坏性越来越强大、变化多端，黑客的入侵攻击越来越频繁，这都将对系统信息及整个办公系统以致命的打击，防止重要部门的重要信息被窃或流失，保障系统的安全运行已成为工作中的当务之急。

三、针对当前办公自动化系统出现的问题的应对措施

1.设置严格的用户使用权限、建立层次分明的管理制度

根据信息保密性和安全性的需要，对自动化办公系统的各个用户，采取按部门、职务、岗位职能，进行优先等级、权限、功能模块的设定。系统管理员有权进入所有的模块，查看所有的文档，但为了防止误操作，应禁用有些不会用到的修改功能。企业最高领导有權签发、查阅人事资料等与本部门有关的工作。每个用户都设定的有相应的密码，密码不正确就不能进入系统;进入系统，对没有设置使用权限的部分功能，用户将不能对它进行任何操作;根据需要，有些功能对部分用户没有开启，在系统桌面上显示为不可见或以灰色显示。信息化部门要把握好角色、权限和密码的设定，这样，才能保证办公自动化系统的数据安全。此外，应建立办公自动化系统管理制度，明确相关的责任领导、责任部门和直接责任人的工作职责和任务，推行一套融管理、监督、激励相一致的有效机制。

2.树立信息安全意识

（1）牢固树立网络安全意识。要树立保密意识，高度重视网络安全工作，不得将内部涉密的计算机、设备和网络接入互联网，不准在网上传输和存放涉密信息。

（2）做好计算机网络技术安全管理工作。信息化部门要加强技术及管理知识的学习和专业培训，经常对单位网络进行检查，及时发现问题、并做出相应的处理，务必确保安全。建立完善的安全事件报告制度，一旦发现网络安全事件，必须在第一时间向信息化部门报告并进行详细记录。

（3）加强网络设备的管理。凡安装、维护、连接和设置，均由信息化部门安排专人统一负责，严禁他人随意更换、改变其物理位置、形态、性能，连接关系、运行状态及系统的设置。

3.提高办公人员计算机操作能力

自动化办公系统在初始使用时，需要输入大量的资料，因此许多表结构需要进行相应的设置。根据实际工作需要，从用户的角度考虑，应通过培训提高办公人员的计算机操作能力与基本维护能力，使他们能够熟练地操作办公自动化系统，保证办公自动化系统的正常、安全运行。

4.经常维护、保养，使办公自动化系统处于最佳的运行状态中

办公自动化系统是办公人员的办公平台，经常使用，难免会出现问题，因此我们应该认真对待每一个问题，小心谨慎地解决操作中的失误，及时处理系统的瑕疵点。网络管理维护人员要进行定期的程序整理、数据的定期备份等工作，有利于办公自动化系统的良好运行。

四、未来办公自动化系统的发展趋势

随着网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的不断发展和成熟，办公自动化系统的发展已步入了新的阶段，呈现出以下的发展趋势：

1.实现随时随地办公

现代办公自动化系统应用先进的办公软件，采用B/S结构，只要具有上网设备，与互联网连接，就可以实现随时随地，不受时间和空间的限制进行办公，为需要处理紧急事务，享受SOSO办公乐趣的人提供了新的办公渠道，更方便、更快捷，符合现代社会的发展需要，满足人们生活、工作模式多样性变化的需求。

2.性能全面卓越

应用先进的自动化办公软件及设备，采用先进的.NET技术，SQL数据库及应用最广泛的微软平台，保证系统有良好的可开发性、兼容性和稳定性。

3.实用性更强

广泛适用于部队、政府部门及企、事业单位，可对系统进行设置和修改使其最大限度的适应使用单位现有的办公习惯，顺利快速稳定地完成从有纸办公到无纸办公的巨大变革。

4.应用功能更全面

办公自动化系统涉及到邮件系统、日程安排、通讯录、文档管理、公文管理、办公用品管理、图书管理、车辆管理、会議室管理、资产管理、人事管理、工作论坛、电子投票、文本编辑等各类工作，范围更广，功能更齐全，全面实行工作科学有效地实施、调整、安排。

五、结论

随着计算机技术水平的不断发展，用户对现代化办公系统的需求不断变化，办公自动化系统已经由原来简单的信息处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经有了极大的飞跃，办公自动化系统也将越来越完善，更好地为现代化企业的发展服务。