大型国有企业一体化协同办公平台建设及应用

◎中国运载火箭技术研究院 罗业 窦海霞 杜彤云

一体化协同办公系统可以构建科学的管理模式，大幅提高工作效率和服务质量。中国运载火箭技术研究院以泛微协同办公平台E-cology 8.0为基础开展了院综合业务协同平台的建设，本文简要介绍了该平台的建设方案、主要功能和实施过程，分析了所取得的应用效果，并对后续的建设进行了展望。

一、引言

办公自动化系统是企业信息化建设的基础。随着信息技术的发展，办公自动化系统经历了几次大的变革，从传统的以公文处理为核心的办公系统，发展到以“知识管理”为基础、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段的一体化协同办公系统。

中国运载火箭技术研究院隶属中国航天科技集团有限公司，院现有22个本级部门，13个院属法人单位，2个院属非法人实体机构，4个院级全资公司，5个院级控股公司，现有从业人员3.5万人。其办公自动化系统的建设始于2002年，大致经历了单点应用（2002年-2009年，实现公文处理、日常办公、综合办公等应用）、拓展应用（2009年-2011年，拓展信息简报、内部请示、会议管理、督促检查及交办事项等功能）、大集中应用（2011年-2017年，实现院本部与院属单位以及院属单位之间流程和信息的交互）三个阶段。

随着业务应用的深化和拓展，原有系统的功能局限性以及底层架构的设计缺陷等问题逐步显现，尤其是在院全面深化改革的大背景下，已无法满足组织变革以及业务发展的需要。因此，迫切需要整合和替换现有办公系统和其他综合管理类信息系统，开展院综合业务协同办公平台（以下简称“协同平台”）建设，满足院所两级使用、分级管理的需要，搭建一个办公自动化、信息公开化、流程合理化的一体化协同办公平台。

二、建设方案

（一）总体方案

1、总体架构

院综合业务协同平台总体架构包含支撑层、平台层、应用层、门户层、系统集成等五部分。

（1）支撑层

协同平台采用集群部署，有效提高服务的吞吐量、可靠性、冗余度、适应性。使用的操作系统是Linux（RHEL6.5），中间件是Resin3.1.8，数据库是Oracle11.2.0.4，RAC集群，实现数据的实时传输与共享。

（2）平台层

平台层包含门户引擎、流程引擎、内容引擎、业务建模引擎、组织人事引擎、会议模块、日程模块、协作模块、执行力平台模块、微搜模块、日志中心模块、运维中心模块、应用集成模块等13部分。

（3）应用层

总体架构

应用层分为前端业务应用和后端管理应用。前端业务应用包括门户管理、流程管理、会议管理、工作要点、执行力、日程管理、微搜服务、报表管理、知识管理、人事管理等、移动APP；后端管理应用包括三员管理、矩阵管理、权限管理、日志管理等。

（4）门户层

门户层是系统内信息集中展示的模块，通过与各个模块进行关联，将数据集中展示在门户页面中。门户层包括集团门户、企业门户、个人门户、党建门户、规章制度门户、阳光采购门户。

（5）系统集成

系统集成包含数据集成、待办集成、单点登录集成，实现异构系统的数据交互。

2、技术架构

协同平台是基于J2EE架构的大型分布式应用，支持Oracle、SqlServer等大型数据库，协同平台采用Oracle数据库；Web前端采用jsp、tag技术进行组件化抽象，采用Ajax技术实现异步交互。

（1）表现层

接收用户的指令或者数据输入，提交给业务逻辑层做处理，同时负责将业务逻辑层的处理结果显示给用户。表现层采用组件化思想，把大量重复展现的内容抽象成一个个组件，从而降低研发以及二次开发的成本。

（2）业务逻辑层

接收表现层的数据请求，将这些请求进行必要的业务逻辑检查，并将请求分解成不同的数据层操作，由数据访问层进行处理，然后将处理结果返回给表现层。业务逻辑层是协同平台最重要的一个层次，核心的业务处理都是通过这一层来实现。业务逻辑层由J2EE的JNDI、Servlets等技术实现，在J2EE的架构下运行，以获得安全保护、模块管理等特性。根据功能的划分，组成多个应用包，各部分通过JNDI和BEAN的接口进行访问。通过这种划分来隔离各个模块，降低模块之间的耦合性，同时也便于实现系统的按模块分布。

（3）数据访问层

提供业务数据操作接口，用来操作系统相关数据资源。数据访问层遵循职责单一原则，即DAO的实现只能针对一种业务数据。通常一个业务规则的实现需要业务逻辑层调用多个DAO层提供的服务来组装完成。

技术架构

（4）数据存储

包括存储数据的数据库服务器和处理数据和缓存数据的Bean。协同平台系统采用数据库链接池技术提供应用所需要的数据库链接，并将使用频率较高的数据（如员工信息查询，待办、待阅查询，待办、待阅查看，文档查询、文档查看等）放入系统的缓存，以提供高效的数据访问和处理机制。

（二）系统功能

1、门户

根据组织层级及业务职能的不同，建立多级的、有针对性的、主题聚焦的信息门户，使用户能够实时了解不同组织及业务领域的最新动态；同时建立以用户工作为中心的、信息统一聚合与推送的个人门户，及时准确地把所需要关注的信息内容推送到员工桌面。

2、流程

提供灵活的流程引擎，支持待办、待阅、已办事宜的分类查看以及流程查询、流程监控、流程代理等功能；基于流程梳理优化的结果，完成收文（包括收文、密码电报、明码传真、刊收等）、发文（包括法规文件、非法规文件或行政发文、党委发文、工会发文、团委发文和纪委发文）、请示报告（包括部门请示报告、型号请示报告）、会议申请、通知公告、简报、门户信息、出入营门、请销假、设备仪器采购、信息化管理等流程的快速搭建和权限配置。

3、会议

结合前端会议申请流程，开发会议编排、会议下发和会议报表等功能，与电子会议系统进行集成，并通过会议决议功能将会议任务传递至执行力平台，实现从会议申请、会议统排、会议发布到会议准备、会中管理、会议决议、任务执行的闭环管理，提升会议决策事项的执行力度，改变传统会议“议而不决、决而不行、行而不果”的局面，提高会议的效率和质量。

4、要点

建立工作要点管理模块，实现分要点部门上报，要点汇总、编辑与合并，要点下发及推送至目标模块等功能，支持按视图（包括分类视图、层级视图、时间视图、组织视图）和状态（包括全部、已完成、进行中等）展示，并可按照工作项目、月计划、周计划进行向下逐级分解和向上逐级反馈，建立院年度工作要点分解落实的有效机制，激励各部门围绕院年度工作要点开展工作，形成鼓励执行、协同的价值导向，提升工作效率。

5、执行

提供强大的执行力平台，支持任务的下达、督促检查和分解落实，实现在执行过程中的任务反馈、任务纠偏和任务风险控制，保证院各项工作的顺利开展和院领导要求的有效落实，提高院重要决策和重要工作的执行力，促进督促检查工作进一步科学化、制度化、规范化。

6、协作

建立以事件（目标任务）为导向的高效协作平台，可根据需要创建多人配合的任务，进行多任务、多环节、跨单位、跨部门的动态团队协作，实现对信息的高度共享和任务的统一管理和协调，有力支撑目标和任务的达成。

7、日程

提供图形化的日程管理功能，支持日程的新增、编辑、删除、检索管理，并可通过列表视图、周视图的方式，查看员工的日程信息，可按日程类型（工作安排、个人日程、会议议程等）及日程状态（未开始、进行中、已完成）显示颜色，并可设置共享将日程分享给指定人员，进行相关交流。

8、微搜

提供强大的“微搜”功能，支持按类别（人员、流程、文档、协作等）进行站内全文检索，包括文档标题、正文、附件中包含的关键字；同时能够进行有效的权限控制，用户仅能查看具有查看权限的相关文档。

9、报表

提供流程报表（流程待办事宜统计、流程耗时统计、人员办理时间统计等）、知识报表（文档数量、阅读日志统计等）和会议报表（年度会议统计、会议缺席统计等）功能，并通过强大的报表定制功能，完成公文报表（公文交互统计、发文登记簿、收文登记簿、密码电报登记簿、明码传真登记簿、刊收登记簿、发文统计等）的定制与开发。

10、知识

提供对多级目录的权限管理体系，支持对各级目录设置创建、共享及维护权限，目录本身又支持组织分权管理，权限项细化到查阅、复制、下载、删除、评价等。支持对文档进行批量操作，如批量上传文档、批量调整共享权限等，便于知识积累，提升文档维护效率。

11、人事

支持自定义组织机构，地理位置、人员信息结构，提供组织机构及人员数据接口，通过与统一用户管理系统集成，实现组织机构及人员信息的推送。提供基于组织和人员角色的管理功能，可定义每位用户在系统中的查看和操作权限。

12、移动APP

建立移动APP，通过数据摆渡，实现移动APP与协同平台组织机构和人员信息的同步和移动APP日程向协同平台的推送以及协同平台会议提醒信息向移动APP的推送；搭建请销假流程，实现与协同平台请销假流程同步上线，并可将代理关系同步至协同平台，生成工作代理。

三、实施步骤

以院“十三五”信息化规划为依据，以替换、整合现有业务系统，建立基于统一基础架构、院所两级分级管理的一体化协同办公平台为目标，以上海泛微网络科技股份有限公司的泛微协同办公平台E-cology 8.0为基础，按照统一规划、分步实施的建设原则，组织院属有关单位、本部各部门开展了院综合业务协同平台建设工作，具体过程如下：

（一）需求分析

采用IPT（integrated product team，集成研发团队）工作模式，组织信息化技术部门、业务部门、流程管理部门、软件服务商、咨询服务商等成立需求分析I P T小组，利用A R IS流程设计工具，采用上海博阳精讯信息科技有限公司的EBPM（Element-based Process Management，基于要素的流程管理）方法论开展协同平台需求建模和流程梳理与优化，形成涵盖组织机构及人员管理、收发文管理等17个系统功能需求，数据集成、待办集成、单点登录等系统集成需求，可靠性、可扩张性等性能需求，安全保密需求和数据同步需求，提出流程优化改进点38项。

（二）开发与实施

组织完成协同平台部署以及日程、协作等模块的初始化；完成门户页面版式及风格设计和基础框架搭建；基于流程梳理和优化的结果，完成12类160余条典型业务流程的搭建、配置实施以及与集团公文交互系统的联调测试；完成工作要点、与电子会议系统集成等功能开发；完成移动APP的部署实施及请销假流程的搭建，并实现与协同平台数据的同步。

（三）测试与改进

充分调动和发挥院属单位信息化人员的力量，按照功能模块组织成立协同平台测试小组和测试技术支持组，按照测试大纲完成二轮集中测试、一轮回归测试，并根据测试情况完成平台功能改进，发现并解决问题160余项。

（四）培训及上线准备

由于协同平台涉及范围广，集中培训不可能覆盖所有人员。因此，组织各单位/型办/部门负责人分批次参加种子用户集中培训，并作为本单位/型办/部门培训工作的负责人，负责本单位/型办/部门其他人员的上机指导和培训工作。同时，按照平台客户端运行环境要求完成院本部及院属单位客户端环境的配置。

（五）上线试运行

发布上线试运行通知，以前期参与测试和培训的种子用户作为技术支撑，组织成立院所两级技术支持团队，按照分级管理模式进行试运行问题的反馈和协调，解决问题约180余项（不含客户端及使用操作问题），实现需求调整约160余项，完成12次130个补丁的升级。

四、应用效果

通过院综合业务协同平台的建设，形成了一套流程梳理与改进的方法，培养了流程方面的专家，为后续成立流程管理委员会、建立流程专家队伍奠定了基础；同时，基于对现有流程进行重新设计与优化的结果，搭建了办公自动化、信息公开化、流程合理化的一体化协同办公平台，实现了数据信息的有效查询、统计、共享和利用，提升了办公效率，主要效果如下。

（1）梳理与优化上线流程，提高工作效率。协同平台建设不再是简单的业务流程的固化，而是通过对12类流程进行全面的梳理和优化，提出改进的建议，简化/优化了审批程序，进而通过平台固化，显著提高工作效率。

（2）统一基础数据，实现组织机构和人员信息唯一数据源。协同平台首次以人力资源管理系统作为组织机构和人员信息的数据源，保证了数据的唯一性，避免了数据重复录入和维护，提高了工作效率，同时也促进了人力资源管理系中组织机构和人员信息的准确性和维护及时性的提升。

（3）打破单位/部门界限，实现全院一体化协同。协同平台提供协作交流、流程转发、文档共享等多种技术手段，使得协同不再局限于单位/部门内部，并通过跨单位/跨部门、端到端的流程设计，打破了组织界限，真正意义上实现了全院范围内的一体化协同。

（4）建立要点、会议及任务闭环管理机制，促进管理水平提升。通过执行力平台实现了工作要点、会议以及任务分解落实、跟踪监督及确认反馈的闭环管理，有效保障了院重点工作和院领导要求的落实，显著提升了综合管理水平。

（5）实现灵活配置，为院全面深化改革提供有效支撑。利用强大的流程引擎和灵活的授权体系，根据院本级机构“三定”方案，在短短三天的时间内完成了协同平台组织机构及人员权限的调整，为院本级实体化改革顺利进行提供了基础保障。

五、总结与展望

中国运载火箭技术研究院在院全面深化改革的大背景下，以泛微协同办公平台E-cology 8.0为基础建立了办公自动化、信息公开化、流程合理化的院所两级使用，分级管理的一体化协同办公平台，实现了全院范围内的一体化协同，显著提高了办公效率和综合管理水平。

后续，中国运载火箭技术研究院将依据“构建基于大数据应用的综合业务协同平台，实现以智能决策支持为核心的智慧管理”规划建设目标，按照统一规划、分步实施的原则，进一步整合和替换其他综合管理类应用系统，统一数据标准规范，逐步解决系统林立、数据分散和系统间集成困难等问题，打通各系统间壁垒，实现基于大数据的决策支持能力，为提升院综合决策、战略管理和风险控制能力夯实基础。