关于计算机办公自动化的发展创新探究

罗晓珊

摘 要：企业计算机办公自动化是贯穿在整个企业当中的一个系统，实施、设置在企业中的每个部门当中。现如今这个社会，网络已经成为社会上必不可缺的存在，世界上几乎各行各业都在利用网络来推进工作的进行，为了加大企业的工作效率，形成了一种网络系统——计算机办公自动化。计算机办公自动化只是行政管理系统的一小部分，但也是非常重要的一个部分，企业一直都非常重视这项工作，是由于它为企业带来了巨大的便利与效益。本文章主要分析研究计算机办公自动化以及如何实现计算机办公自动化的价值。

关键词：计算机;办公自动化;发展创新

一、计算机办公自动化的使用现状

随着社会的发展，办公领域也引进了计算机技术，办公自动化主要针对于企业当中的行政管理、财务管理等工作所设计的一种办公软件。计算机办公自动化的使用就是利用计算机网络技术来提高企业办公的工作效率，另一方面也可以有效地降低工作成本。不同的企业中的办公自动化系统是有所不同的，对此各企业在使用计算机办公自动化前需要所根本自身的需求进行更改，所以计算机办公自动化在各个企业当中的的使用情况是有所不同的。

二、研究计算机办公自动化的意义

计算机办公自动化为企业等其它不同领域的行政事务管理工作带来了便利，也极大的提高了企业及其他行业的工作效率，与此同时，也大大地加强了企业及其他行业的社会竞争力。在行政事务的管理方式上来讲，现在这个时代的行政管理工作已经渐渐地从传统的纯人工管理转向了数字化、信息化的管理方式，在这一方面，跟随了时代的发展潮流，没有被时代所丢弃。行政事务管理主要就是将企业内杂乱无章地各种信息进行梳理，对信息进行分类及分析等工作，将事务地流程进行清晰地梳理，从而极大地提高开展事务地效率。行政事务管理工作现在也成为了决定企业竞争力的重要因素，所以企业或其它行业都非常重视行政事务的管理工作。事务管理系统是现在发达的网络技术和计算机技术集合而成的，它的存在使企业整体地走向现代化、走向未来。渐渐使企业的办公室内再也见不到纸，全部工作都使用网络、利用信息化来实现，最终实现办公的全面自动化。这样可以大大提高企业及其它行业的工作效率，减轻工作人员的工作压力。

三、办公自动化的设计与实现

（一）文档管理的功能

文档管理这项功能是办公自动化的基本功能，这项功能可以对企业当中的文档进行管理，将文档进行梳理并存储起来，之后再将其放到事先所设计的程序当中，方便工作人员的查找与检索。办公自动化的文档管理工作并不是简单将文件存储到计算机当中，而是利用计算机的自动化对文档进行一系列的处理，为之后员工的工作打好基础。计算机办公自动化的工作只是将文档存储到计算机当中，也就失去了它最大的优势，对于企业来说，也不会发挥出更大的作用。因此，企业就要积极地使用文档管理这项功能，这样就可以大量地减少工作人员在查询文档方面所使用的时间与精力，提高工作人员的工作效率。与此同时，时代在发展，不可忽视文档管理系统的创新，要与时俱进，不断完善文档管理系统的安全性能。

（二）办公自动化监管

对工作人员办公时的监管，是企业的一大难题。办公事务的处理工作是极其复杂的，工作人员的工作素养不同，有些工作人员也会在工作 期间“开小差”。这种行为的存在，会大大降低企业的工作效率。我们现可看出，传统的办公方式不可以有效地使工作人员认真工作。因此，办公自动化监管功能的出现便可有效地解决这项问题，办公自动监管功能可以监督工作人员的工作进程，有效地制约工作人员的行为。另一方面，企业也需要设立一种奖罚制度，对于表现良好的员工进行奖励，对于那些粗制滥造的员工也要进行惩罚。办公自动化监管功能的存在也是考虑到工作人员素质的不同，如此对员工的工作进行监督，就可以有效地实施企业的管理制度，为企业建立一个良好的秩序。

（三）企业信息交流与共享

众所周知，企业之间会经常进行信息交流与信息共享，传统的交流方式太具有局限性，传统的交流方式不可以使企业之间及时进行交流与信息共享。若想要有效地解决这一问题，就需要建立一个交流平台，各企业可以在这个平台上发布自己的近况，与此同时，各个企业当中的工作人员也可以在这个平台上进行交流工作经验，并互相学习。信息交流平台建立在局域网当中，需要专业的工作人员长期地对其进行管理。通过这个交流平台，各企業部门不需走出家门，就可以随时与其进行交流。这个平台使企业之间的交流变得及时有效，通过工作人员之间的交流也提高了他们的专业素养，以及他们的工作效率。

四、计算机办公自动化创新探究

办公自动化当中的文件管理功能虽然为企业带来了众多效益，但它却没有一套完整的系统，文件管理功能虽有众多优点，但是它并不适用于所有的企业与公司。因此在软件开发时就需要根据企业自己的条件设置。软件开发时需主要侧重于便利性这一特点，对于那些不必要的软件均删除，可以大大地提高软件的便利性能。与此同时，企业还需要不断地提高文档的安全性能，现如今，网络安全问题十分严重，不可忽视，要完善木马杀毒软件等。其次也需要建立一个统一的监督机制，在上文所知，监督机制非常重要，首先企业需要制定一系列的制度与计算机技术相结合，另一方面企业需要在企业事物当中不符合规定信息与内容进行提示，工作人员也要及时地进行监督，不可松懈，为企业树立良好的风气。

五、结语

现在这个时代，就是信息化的时代、网络化的时代，世界上的各个行业、各个领域都应该要跟随时代地脚步，向着信息化发展。就如本文所论述的计算机办公自动化，它利用计算机技术与网络技术来实现它的功能，它也为企业或者其他的行业带来了巨大的方便，在一定程度上也减少了工作成本。总而言之，计算机办公自动化是符合社会发展趋势的，我们需要去实现计算机办公自动化。

参考文献

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[2]周光艳，计算机办公自动化的发展趋势研究信息与电脑（理论版），2012年9月.

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