六西格码理论在疾控档案精细化管理中的应用

刘宁

摘 要：疾控档案管理需要消除档案管理中的无附加值，提升档案管理效率，增强服务对象满意等，引入六西格玛先进管理理念于疾控档案管理中有其现实必要性，有效提升疾控档案管理的精细化水平。本文通过六西格玛DMAIC分析方法讨论了疾控档案管理现状，并以疾控档案案卷质量精细化管理为例，简要介绍六西格玛理论在疾控档案精细化管理中的具体应用，对做好新时期疾控档案管理进行了有益探索。

关键词：疾控档案;六西格玛;档案质量

一、概述

2004年9月，临沂市疾病预防控制中心成立。承担全市疾病预防控制、公共卫生监测、健康教育及预防医学科研、教学培训等工作，是全市疾病预防控制和卫生检测检验工作的指导中心。疾病预防和控制档案（以下简称“疾控档案”）是在疾病预防、实验室分析、卫生监测、公共卫生事件应急处置、健康宣传教育等业务活动中产生的具有保存价值的历史记录，是公共卫生事业的重要组成部分。加强疾控档案质量管理，既是不断提升疾控工作质量、强化规范化建设的需要，也能够提高档案管理水平、不断促进疾控档案工作再上新台阶。

六西格玛管理方法是基于统计过程的一种持续质量改进方法，其核心是强调从整体角度出发，站在服务对象的立场持续改善质量。疾控档案管理需要消除档案管理中的无附加值，提升档案管理效率，增强服务对象满意等，可见，引入六西格玛先进管理理念于疾控档案管理中有其现实必要性。

二、六西格玛理论下疾控档案管理现状分析

六西格玛管理方法具有明确流程性，通过管理内容的系统流程分析，实现管理过程是无漏洞设计，并对当前疾控档案管理过程进行过程界定（Define）、测量（Measure）、分析（Analyze）、改进（Improve）、控制（Control），简称DMAIC分析。

1.界定阶段

疾控档案管理有其自身特点和规律，从流程来看主要包括档案收集、档案整理、档案保管、档案检索、档案利用、档案编研、档案鉴定和档案登记等（见图1）。从疾控档案工作流程来看，8项内容构成了疾控档案全生命周期体系。除“档案鉴定”“档案统计登记”外，疾控档案收集、整理、保管、检索、利用和编研构成流程性档案管理过程。其中，疾控档案“收集”是前提和基础，“整理”是关键和核心，“利用”是目的和意义，也是疾控档案管理的重要环节。

2.测量阶段

利用六西格玛法改善疾控档案管理质量，先要对不合理评估以数据形式体现出来，重点是将疾控档案收集、整理、利用作为一种流程，采用量化法分析流程影响质量因素基础上，收集并确认数据，分析疾控档案工作流程合理性、隐含因素。如针对疾控档案归档存在延迟问题，开展《提高衛生防疫按时归档率》的六西格玛统计，根据归档现状，首先定义“卫生防疫档案”存在问题，延迟归档率达65%。其次对延迟项目进行量化，收集分析数据。再次，选取鱼骨图法（见图2）找出延迟归档的时间因素，如卫生防疫需要各级审批、疾控档案软硬件设备、政策性因素等。对影响疾控档案因素进行改进分析，优化归档流程，提高归档效率。最后，制定《疾控档案归档管理规定》等，固化流程，实现持续改善疾控归档效率成果。

3.分析阶段

根据疾控档案管理过程中需要改善的问题，结合疾控档案管理特点，采用PDCA循环理论，以疾控档案管理需求为分析的出发点和落脚点，采用定性指导为先、定量依据为后，核心是要分析疾控档案收集、疾控档案整理及疾控档案利用质量的影响因素，以及影响疾控档案管理流程及质量管理的的主要原因、次要原因。

4.改进阶段

遵从六西格玛流程，破除疾控档案传统管理模式和习惯，坚持服务公共卫生事业，以及疾控档案科学、规范管理为目标，完善疾控档案归档、管理、利用流程及制度，提高疾控档案信息化水平，改进疾控档案管理方式。设置意见征集栏（箱），跟踪改进利用效果，改进疾控档案工作方案，消除疾控档案流程管理中的缺陷，持续改进疾控档案管理流程内容。

5.控制阶段

疾控中心指定相应的疾控档案改进方案， 明确整改内容及方式，并将流程改进与流程方式融入疾控档案管理全过程，全程监督控制整改落实情况，定期进行改进效果的总结、完善，逐步构建相应的防差错体制机制，从而制定支持疾控档案管理质量提升的长期目标。

三、六西格玛理论下疾控档案精细化管理应用

新时代，疾控档案精细化管理的目标：健全的疾控档案管理体系;完善的疾控档案管理制度;疾控档案质量达标;符合需求的疾控档案信息化水平;便捷的疾控档案检索，以及安全的疾控档案管理。下面以疾控档案案卷质量精细化管理为例，简要介绍六西格玛理论在疾控档案精细化管理中的具体应用。

1.界定

疾控档案案卷质量精细化管理是指疾控档案在规章制度约定的归档时间内，按照制度所规定的范围、期限、要求、份数等要求，以正确的组卷、分类、排列、电子信息录入等方法所形成的疾控档案。

2.测量

从完整、系统、有效、电子版及特殊载体测量疾控档案案卷质量（见表1），以及影响疾控档案案卷质量主要因素。

3.分析

通过赋予影响疾控档案案卷质量各因素不同权重，可知：完整、系统、有效、分类及电子文件是影响案卷质量最为关键的因素，也是疾控档案精细化管理需要重点改进和完善的内容。

4.改进

在分析了影响疾控档案案卷质量精细化管理存在的问题及相关因素后，制定持续改进措施：1）时刻掌握疾控业务档案范围，分析往年疾控档案归档情况，提出有针对性地收集、质量控制建议。2）完善疾控档案归档移交流程，从疾控档案归档特点及可操作性方面，明确疾控档案归档范围、材料、附近、移交目录等各个步骤质量标准和要求。3）制定完善的疾控档案整理业务流程，明确疾控档案组卷、装订、编目及后期信息化质量要求。4）及时完善疾控档案管理制度;5）收集疾控档案利用服务效果，发放征求意见表，完善疾控档案管理内容;6）加强馆藏疾控档案宣传，解决信息不对称。

5.控制

（1）将疾控档案案卷质量纳入各部门绩效考核指标;（2）明确疾控档案收集责任人;（3）按照《疾控档案归档范围和保管期限表》，检查疾控档案移交是否完整;（4）按照完整、系统、有效、分类及材料质量评价疾控档案归档案卷质量，不符合要求的，退回完善。

参考文献：

[1]郑诗建.浅谈六西格玛在档案管理中的应用[J]航空标准化与质量，2013

[2]陶 岩.六西格玛应用于企业档案精细化管理初探[J]档案学通讯，2009

[3]彭 森.六西格玛管理在企业科技档案管理提升中的应用探讨[J]兰台世界，2016

[4]康昆展.发展疾控档案数字化做好智能档案室建设[J]档案管理，2019

[5]王雅娥.疾控档案管理现状与对策探微[J]兰台内外，2018

（作者单位：临沂市疾病预防控制中心（临沂市预防医学研究院））