探究基于电子信息技术的档案备份与管理

郝越

摘 要：本文主要以电子信息技术的档案备份与管理为重点进行阐述，次从几个方面深入说明并探讨，旨意在为相关研究提供参考资料。

关键词：电子信息技术;档案备份;管理;有效思考

如今，社会已经走进信息化时代，计算机先进技术与互联网等不断发展背景下，档案管理融合到电子信息时代模式中，有效地获取与保存管理多种类型的档案信息成为新时代企业档案管理的全新目标与发展方向。而档案面对网络状态下病毒攻击等因素的威胁，在一定程度上影响到档案备份与管理的实效性，所以怎样在信息技术环境下对档案进行备份与科学化的管理，作为新时代的主题，以下为笔者给予的相关分析与建议。

一、电子信息技术模式下档案备份与管理现状

1.档案备份管理概述。电子信息技术环境下档案备份管理主要是以避免出现档案信息丢失为目标，通过现代化的先进技术，事先开展档案信息备份管理。档案备份的基本理念：引进电子信息技术涉及的冗余模块，把现有信息档案与备份内容加以隔离，若存有电子档案受到地震或者病毒攻击的现象，可以借助电子信息技术加以数据信息的处理与恢复，一般来讲电子信息技术档案备份管理含有保存硬盘、备份软件和创设备份工作模块等。现阶段档案管理呈现信息化的管理方向发展，以往的纸质档案处于数字化资源的环境中面临着诸多挑战，要想确保数字档案的安全性，引进电子信息技术开展档案备份处理，较大程度上赋予档案数据的安全，充当信息技术强化档案管理的一项举措。若原来的档案管理表现出硬盘受损或者受到人为攻击，借助电子信息技术确保原有档案完整性，有效性的给档案管理建立“防火墙”。

2.电子信息技术作用在档案管理中的重要性。其一，有助于面对非传统安全的挑战。档案信息数据资源涉及的数量以及规模都在扩展，不思考以往档案管理面对的安全类型威胁，病毒攻击为主的非传统类型安全因素增加档案管理的难度，若病毒感染档案，会引起网络互动的流畅性，促使档案信息以及现有文件面对丢失的威胁，如果计算机自身的硬件系统受到损害，档案资源丢失的可能性会更大。也就是说通过电子信息技术开展档案备份管理，可以实效性地处理好非传统安全因素对档案管理的威胁问题。其二，有助于便捷性地保存数据资料。通过计算机技术创设电子档案和信息库，可以有效都地保存档案信息，同时档案信息的数字化处理占据较小容量，传统模式下的纸质档案由于翻阅出现媒介破坏现象，甚至在天气的制约之下引起霉变等，而电子信息技术的存在，对档案信息加以数字化处理，确保关键的数据资料被实效性加工与备份，持久性地管理好档案数据资源。其三，有助于档案数据的查询。传统模式下的档案管理往往通过人工手动实现，不管是档案数据的获取，还是档案信息的查询同样如此，档案数据查询与使用时空约束因素是容易出现的，制约到档案资料使用的准确性展现。信息技术可以处理好这些问题， 颠覆传统模式下的档案管理方式，查询人员可以便捷性地获取需求档案信息，特别是大数据先进技术的使用 ，充分地体现档案数据的存在价值，在电子信息技术备份档案的操作之下，确保档案查询更加具备便捷性与完整性。

3.电子技术备份与管理档案的具体内容。其一，电子档案备份。在办公自动化理念的出现之下，电子档案数据的数量表现出增长的状态，所以要积极地进行电子档案备份处理工作。通过无损的思想对磁盘与硬盘加以保存，引进局域网络与互联网先进技术，在一定的时间之内达到多种频率电子信息的备份目标。其二，软件和信息库备份。现在计算机系统软件的操作上，应该注重档案信息获取研究与应用软件的管理，档案管理维护与升级等流程，并且档案信息系统数据库要科学地备份，适当地对信息发布资源加以重建与迅速过滤。其三，备份磁带与胶片。给予胶片、磁盘等档案信息加以备份，通过多种物理信息获取模式，掌握载体的关键档案信息，同时对胶片与磁盘进行电子化加工，完成这些内容的备份管理。其四，备份纸质资料。传统模式下的纸质档案不管在任何情况下都充当现代化档案管理的核心内容，对于纸质类型的档案数据管理，可以通过二维码、拍照或者其它类型的技术对纸质数据进行电子化备份，通过科学选择磁盘与光盘保存手段，完成电子备份。需要注意的是，在比较重要的档案数据备份上，尤其是实物资料，可以光、机与电形成的一体化技术设置三维扫描模式，对档案数据电子化加工，引进自动化控制技术，设计真实化的档案实体备份系统。

二、基于电子信息技术的档案备份与管理有效措施

档案备份与管理备受关注，诸多地区在档案管理上总是淡化异地档案备份的加工，若产生灾难，一个地区备份解决方案是不能及时地有效地完整地体现备份作用，所以一方面应该强调电子信息技术档案信息的本地区备份管理操作，另一方面要注重异地档案信息的备份。

1.综合选取备份对象。结合档案系统保护程度的具体情况，可以把档案容灾体系设置为应用类型的容灾以及数据类型的容灾。前者充当容灾体系的形成目标，在表现出灾难特征情况下，远程体系可以快速衔接业务内容继续运行，而后者主要是在创设异地信息体系过程中，对本地资源进行复制，若出现灾难，通过信息备份与信息复制技术，完成数据类型的容灾体系与本地区生产信息的实效性复制。所以在备份对象的选择上，要综合思考应用类型的备份与数据类型的备份处理，从数据类型的备份处理过渡到应用类型的和设备处理，提高档案备份对象选择的科学性。

2.合理选择档案备份技术。对于档案备份的选择，可以引进智能化磁盘陈列技术以及虚拟化的磁带库复制技术，因为档案数据存在的位置以TB级为主，通常的媒介便是选择磁盘陈列以及虚拟化的磁带库。前者引进RAID保护技术，容量比较大，存在较高的安全指数，后者便是围绕RAID形成的一种保护磁盘陈列模式，和传统化的磁带备份进行比较有较大程度上的提升，科学处理好以往磁带库维护压力大的局面。所以档案备份技术的选取上，要借助两种技术加以备份与管理，使用磁带充当后备离线脱机的媒介。

3.规范选择信息传输途径。受到档案信息管理资金的影响，要创设具备较高可靠性与安全性的数据信息传输途径，增强备份处理效果，最大化的节约档案备份加工成本。所以备份处理期间可以引进交通工具传递备份体系与数据和机械设备，形成相对完整化的备份结构体系。在馆藏信息资料有所增加的情況下，借助交通工具传递对方档案信息管理单位，完成信息恢复管理。若备份增加的信息相对少一些，便应该定期利用网络先进技术传送档案数据，提升档案信息备份与管理的高效性。

三、基于电子信息技术的档案备份与管理思考

1.强调档案工作者服务思想与技能的培养。整合档案备份管理的终极目标便是将档案数据便捷化地提供给相关单位，因此档案工作者要将档案数据信息化管理思想视作工作准则，强化服务观念的建立，坚持给对应单位提供优质化的服务，改变传统管理观念下单一注重信息保管淡化档案使用的局面，確保档案数据的安全性，彰显档案资料实际价值，促使档案数据资料全方位地给大众提供服务。并且档案工作者应该强化专业技能，信息化的档案备份与管理要通过专业化的操作人员加以实现，数字化档案资源管理尤其是要引进综合类型的人才，增强档案整体备份与管理效率，推动档案资料信息化管理的进展。

2.增强档案资料信息化管理成效。处于科学技术的大力推动环境下，借助计算机软件可以迅速地推动信息化管理档案的进程，说明计算机相关软件可以积极地保护信息档案，促使档案资料管理朝向信息化角度变动。因此在档案资料信息化管理过程中，要适当地增加档案设备资金投入，创设完整的档案资料信息化平台体系，给电子档案的一系列操作工作奠定基础。

3.加大力度管理档案资料。对于档案信息化的发展，要事先设置对应工作环节，在建设期间保持严谨的心态，档案信息化要引进社会需求加以规划，构建高效化的档案管理模式。对于网络平台的建设，要确保平台具备延展性与灵活性，更好地适应社会变动，研发对应功能，促使档案信息化的设施与硬件软件体系紧密结合，彰显档案管理信息化的有效性。

4.优化电子档案资料备份体系设计。电子档案应该成为时代进展的产物，具备和纸质类型档案相同的数据管理作用，然而电子档案存在容易修改性质，以及不安全性导致电子资料表现出不稳定因素，电子档案备份体系建设，不仅要格外关注电子档案信息保存容量与容灾水平，同时设置完整的档案备份体系，凸显档案体系建设的自动性与全面性。

四、结束语

综上所述，电脑广泛运用和网络技术的发展对档案备份管理提供诸多的条件，借助计算机先进技术，以对应管理软件为主增强档案管理的综合质量。引进计算机技术形成网络平台不只是可以强化档案资料的真实性管理，还可以增强档案利用效率，所以在信息技术环境下对档案备份与管理工作的创新和改革势在必行，相关人员要立足于信息技术对档案备份管理带来的有利条件，采取与时俱进的档案管理手段，健全现有档案备份结构体系，全面消除档案管理的不安全性与不可靠性，确保档案管理工作长久进行和发展。

参考文献：

[1]郭 素.信息技术在地勘单位档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2017

[2]葛晏飞.信息技术发展背景下文书档案管理改革途径探索[J].城建档案，2017

（作者单位：北京市房山区教育质量监测中心）