优化人事档案管理 推进特种设备检验事业高质发展

文/江苏省特种设备安全监督检验研究院苏州分院 陈慰

一、特种设备检验行业人事档案信息化管理必要性

干部人事档案管理信息化是组织系统信息化工作的重要组成部分。新形势下，构建安全、便捷、共享、高效的干部人事数字化档案网络，有利于实现业务部门与档案部门的“双赢”。因此，要坚持从实际出发，以业务应用为导向，逐步建设适应发展的信息化系统，不断提高干部人事档案信息化工作水平。

江苏省特种设备安全监督检验研究院承担了全省特种设备的安全监督检验检测职责，下设19个分院和1个直属分院，所涉及检验范围的特种设备量185万台，职工总人数达3100多人，其中在编人数超过1000人。目前省院只有一个法人，全院人员结构复杂（人员性质分事业在编、人事代理、劳务派遣、项目人员、退休返聘、退休等），目前均结合本单位实际情况，依据省院《人事管理手册》分别对所属职工进行人事档案属地管理，普遍存在业务水平不一、基础设施不一、信息化水平不一的情况，大部分还未启用信息化管理。省院主管部门江苏省市场监督管理局（以下简称“省局”）要求全院每季度、每年定期和不定期上报人员情况统计汇总表，目前省院下属的各个分院只能通过人工统计上报省院，再由省院汇总上报省局，结果是经常会出现统计数字前后不统一的现象，这样的管理模式不仅效率低，还容易出现统计内容信息不准确等人为错误，对省院实时掌握全省人员人事信息（调任、任免、选拔干部等）工作带来诸多困难。因此，在全省特种设备检验行业建立完善的人事档案信息数据中心管理平台迫在眉睫，必须建立一套利用各种信息技术的智能化的人事信息管理系统。

二、人事档案信息化管理的思路和方法

（一）统一建设干部人事档案管理信息管理系统。充分利用信息化工作优势和手段，全省特种设备检验干部人事档案管理系统主要实现以下几大功能：案卷整理、卷内整编、数据修改、电子原文显示、人事调动、人事统计、查询管控、分析研判等。省院可以运用大数据、云计算等技术，按照集中统一、分级管理、资源共享、务求实效的原则，通过数据向上集中、服务向下延伸的思路，构建统一规范的人事档案管理平台。管理平台可以基于Web化的B/S架构。UI操作界面将使系统简单易用，对于各个分院来说，不需要安装复杂的客户端软件，减少系统磨合及人为阻力，保障系统的成功实施；对于系统管理员来说，减少了大量用户培训工作及系统终端软件的维护工作，同时应用服务器通过使用硬件防火墙建立DMZ区和端口映射来隔离应用服务器及内网，保证内部网络系统的安全。

（二）开展现有人事档案的纸质数字化工作。建立健全干部人事档案信息化管理体系是一项系统性工程，准确的数据源是基础。要精准采集，严格审核，把好“入口关”。基础不牢，地动山摇。把好“入口关”需注意两个方面：一方面，要严格采集程序，准确录入人员基本信息、履历、自传、鉴定考核、职称、工资、任免、奖惩等信息，将现有纸质档案转化为直观的电子文档，确保干部人事档案的完整性，实现科学有效管理、便捷查询、快速统计、科学分析；另一方面，进行严格的材料鉴定审核，对造假一律实行“零容忍”，去伪存真，查漏补缺，确保干部人事档案的权威性。将纸质载体的干部人事档案转换为数字档案信息，要做到原始记录和数字化信息一一对应，通过建立全省网络数据库，完成对人事档案信息的保存，依托干部人事档案管理系统实现数字化存储及标准化管理；在标准管理模型和业务指导书的基础上，实现系统的固化设置，支撑在线参考相关材料模板，引入自动校核机制，支持关键元数据的自动校核；嵌入干部人事档案的查借阅管理办法，实现基于权限管理的数字资源共享；实现对人事档案信息的自动收集、处理，形成干部人事档案资料接收、转出等关键信息的电子化记录，保证数据信息传输的完整性和准确性，以供追溯备案；政策性调资和退休人员到点退休能提前预警，最终达到对信息资源进行共享和利用智能化的目的。

（三）做好人事档案信息化管理系统的安全防御。为做好系统安全防御工作，应定期对网络系统进行维护，防止病毒、黑客的侵入；对档案数据信息进行备份，当发现网络系统异常的时候，应该及时采取应急措施，对损失的数据进行还原，保证数据的正常传输与共享。设置系统访问密码和身份验证，利用访问控制软件或者防火墙技术对网络访问进行控制，加强对系统运行安全性的检测，任何人对人事档案信息进行操作都要记录在操作日志中，最大程度保证人事档案信息的安全性。

为进一步确保人事档案工作的安全性，在系统构架中还可以引进区块链的管理方法。其原理是采用“去中心化”的网络并存再互相监督机制，在省院和各个分院建设人事档案区块链节点，建设业务模块实现数据上链，档案数据全程留痕可追溯，权限加密，集体维护。区块链基于其数学算法和数据结构，相比传统网络安全防护具有三大特点：一是共识机制代替中心认证机制；二是数据篡改“一发动全身”；三是抵抗分布式拒绝服务（DDoS）。任一节点发生灾难级别的数据损失均不会影响链上数据，这一特性不仅节约了各个节点用于灾备和冗余的技术投入，还缩减了信息化建设成本。

三、人事档案信息化管理服务助推事业高质量发展

通过先进科学的人事档案管理系统，全省特种设备检验系统人事档案可以实现资源共享、检索查询功能；同时，大数据的统计和分析，为省院人员结构优化、人力资源合理配置、领导选拔干部、人事档案信息化建设提供了有力支撑。

通过该系统，可以实现对干部人事档案从地区、单位、职务等不同维度的检索利用，在干部人事调任、任免时，确保干部人事档案不受制于距离、时间等，即可快速地检索需要查询的人事档案，同时打通省院和各分院的在线利用通道，固化各类标准规范，内置人事档案操作规程和收集流程，实现跨单位利用、跨单位转递、工作评价等功能，真正把“档案库”晋升为“智囊团”，把“死档案”变成“活信息”，提高全院干部人事档案管理的工作效率，最大限度为特种设备检验事业实现高质量发展提供高效优质的保障。

在信息化支撑和数字化利用的基础上，通过利用文字识别、人工智能、大数据分析等技术，在干部人事档案关键数据审核、干部工作痕迹筛选等方面，代替人工进行智能化管理，对数字档案数据进行在线和离线双重保管，确保数字资源的安全备案。通过档案信息与其他资源的整合，实现统计功能与干部数据库实时联动，为科学决策提供数据支撑，实现档案信息在干部选拔任用过程中利用最大化的目的。

此外，根据特种设备检验行业工作特点，信息管理系统中相关人员基本信息（如职称、取证资质等）还可以与检验业务系统的相关模块对接，实现对每个分院检验人员检验资质和特种设备检验工作量实时人机匹配进行研判，对人员超负荷检验检测时可以及时预警，可以使省院及时调配人员，规避检验风险，为领导决策层和人事管理部门及时储备人才、合理安排人力资源提供精准依据。

统一实施全省特种设备检验行业人事档案信息化管理，也就实现了人力资源的科学化管理，这将不断为统一调配人事、培养选拔人才、考核评价干部等提供便利和有力依据，也将不断提高人事部门办事效率，拓展档案服务渠道，强化档案服务能力，从而大大提高档案工作现代化管理水平，最终将全面助推全省种设备检验行业档案事业的高质量发展。

四、人事档案信息化管理的保障措施

（一）提高档案管理人员综合素质是做好人事档案信息化管理工作的关键所在。建设干部人事档案信息化系统是一场“持久战”。选拔具备较高的政治素养、高度的责任意识和过硬的专业技能的档案管理员。通过全程跟踪，实现动态管理，种好“责任田”，及时录入和更新干部职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息，立体反映干部“德能勤绩廉”情况。基于先进的干部人事档案信息化管理模式，对档案管理人员进行专业培训，使其在学习过程中掌握更多的计算机技术，熟悉档案管理信息化系统的操作流程，最大化地发挥网络技术在档案管理信息化建设中的作用。对档案管理人员的业务能力进行定期考核，使档案管理人员认识到自己的不足，通过学习不断提高自己的综合素质，做好人事档案信息化建设。

（二）加大软硬件设施建设是做好人事档案信息化管理工作的基础。在这方面，主要是领导充分重视，建立健全各项人事档案管理规章制度，增加资金的预算投入，不断更新完善现代化档案管理软硬件设施，建设一个集智能化、物联化、网络化等特点的智慧人事档案管理模式。

（三）强化日常监督是做好人事档案信息化管理工作的必要手段。严明纪律，加强监管，练好“严字诀”。那些已被查处的年龄造假、学历造假、入党材料造假、工作经历造假、家庭情况造假的“五假干部”，暴露出一些干部纪律意识、责任意识淡漠。因此，从根本上铲除干部人事档案造假滋生的土壤应从以下几个方面下功夫，一是要明确工作纪律。坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，全面规范档案系统的管理和使用。二是严设查阅权限。通过专人负责，授权开放，在保证信息安全的同时，防止篡改与伪造。三是强化日常监督。构建全方位多维度立体化的监督体系，以科学、规范、严密的督查制度来保证系统的可靠运行。

通过全面优化人事档案管理模式，不断助推特种设备检验行业高质量发展，为特种设备检验事业蓬勃发展保驾护航。