高职院校的信息孤岛问题及对策

金 燄

(武汉城市职业学院 湖北 武汉：430064)

高职院校的信息化建设通过“十三五”期间的大量投入，已取得较为丰硕的成果。经过各高职院校多年的信息化建设，逐步建成的应用系统已基本覆盖学校的教务管理、学生管理、财务管理、人事管理、后勤服务、新生入学和毕业生离校等各类日常工作。为了更好地服务师生，进一步提升管理水平与治理能力，也建设完成了共享数据中心、身份认证和门户空间等智慧校园统一平台。但随着高职院校信息化建设规模的不断扩大，信息孤岛问题仍然没有完全解决。

1 高职院校的信息孤岛问题

信息孤岛是指学校各应用系统相互之间在功能上不能关联互助，数据不能共享互换，业务流程和应用相互脱节。由于各方面的原因，学校内部的应用系统在使用时，产生了大量异构数据，应用系统之间难以实现数据共享，业务流程无法统一协同。高职院校之间的信息数据相互孤立，难以融合，教育资源交换不畅，重复建设的现象频繁出现。

信息孤岛问题导致整个教育生态的信息数据质量低下，各项教育类的大数据系统平台建设完成后“形同虚设”，出现“系统已建好，数据没法用”的尴尬局面，难以提升高职院校的服务治理水平，决策的支持力度更是微乎其微。

为此，2018年4月13日，教育部印发《教育信息化2.0行动计划》的通知，明确了教育信息化建设在现阶段的重点任务与目标，在“教育治理能力优化行动”中提到:“完善教育数据标准规范，促进政务数据分级分层有效共享，避免数据重复采集，优化业务管理，提升公共服务，促进决策支持”[1]。

2 信息孤岛问题出现的原因

2.1 信息化工作管理体制的弊端

学校的应用系统一般都由各自对应的业务部门负责建设，智慧校园对各应用系统进行集成时，需要统一的信息标准并顺畅地对接各应用系统的资源和数据，沟通显得尤为重要。传统的信息化管理体制过分强调自上而下的等级关系，各部门负责信息化建设的工作人员往往只能按学校的规章制度，对自己的部门领导进行汇报，领导之间再根据信息化建设的实际情况进行会议讨论并确立大致建设思路，然而信息化建设过程的很多设计细节很少在会议上进行研究，这样的工作关系势必导致各部门工作人员之间不能进行有效横向沟通。如果遇到疑难问题造成工作进度受阻，解决问题的周期更是会被繁琐的汇报机制无限拉长。

2.2 信息标准规范建设工作未被重视

信息标准规范是信息化建设中一项复杂的基础性系统工程，同时也是信息化应用系统能否广泛应用的关键，是资源整合、信息共享、应用集成的重要保障[2]。在整个信息化的建设过程中，信息标准规范具有举足轻重的地位，但是并未得到有些学校的足够重视。有些学校没有对信息标准规范进行顶层规划设计，更有甚者仅通过教育信息化IT公司以项目的形式完成本校信息标准规范的制定工作[3]。操作人员在使用应用系统时，没有严格按照信息标准规范的相关要求对录入和编辑信息数据进行规范操作；数据管理人员也未对这些不规范的信息数据加以监督和及时纠正。学校应用系统按照这样的方式长期运行，会产生大量异构信息数据，系统之间的数据很难共享，给智慧校园的数据集成工作设置了巨大的障碍。

2.3 高职院校技术队伍能力不足

由于人事管理制度的制约，有些高职院校信息化建设的技术队伍从能力水平和投入数量上，还是与信息标准规范建设要求有一定差距。目前制定的信息标准规范一般都是将国家标准、行业标准和其他学校的信息标准进行沿用与整合，很少会从本校的实际情况出发，对学校部门业务和管理体制进行深入研究，制定出的信息标准也只是流于形式，不能起到规范作用。

2.4 系统数据功能设计存在问题

主数据是智慧校园各应用系统共同拥有的核心数据，规范的主数据是数据集成的基础，应用系统对主数据进行规范性设计是为了保证信息标准规范能够得到充分运用。智慧校园是一个庞大应用系统集群，应用系统的建设一般由不同的教育信息化公司各自完成，各公司很少会按照学校的信息标准规范要求，定制化地设计系统数据的规范性检验功能。主数据没有规范性检验，输入时随意性增大，很容易产生不规范数据，造成数据整体质量低下。

智慧校园各应用系统之间会频繁地进行跨系统的数据集成，但是各应用系统仍然保留着主数据管理功能，主数据在任何一个应用系统中都可以进行编辑与修改，这样的设计方式容易造成主数据的重复采集与多头管理，使主数据缺失唯一性和权威性，这显然不符合智慧校园的整体数据要求。

3 解决信息孤岛问题的对策

为了防止这些信息数据的问题不再重复出现，避免出现信息孤岛现象，结合信息化的实际建设经验，提出如下相应的改进措施。

3.1 改革信息化工作管理体制

建议高职院校改革信息化的工作管理体制，由学校党政领导牵头，网络信息技术部门主导，各部门积极参与，组建信息化建设工作领导小组。信息化建设工作领导小组负责颁布信息化建设的相关工作制度，将信息化建设工作职责纳入各部门考核指标，统筹协调信息化建设的各项工作。信息化建设工作的管理体制由金字塔型向扁平化转变，各部门增设信息员专岗，负责收集业务需求和制定信息标准规范。全校建立高效的沟通协调机制，信息化建设工作领导小组可直接通过信息员向部门传达信息化相关工作要求与任务，加强常态化的横向沟通，消除部门之间的沟通壁垒，提升信息化工作整体协调水平。

3.2 落实建设信息标准的主体责任

按照“谁主管谁负责”的原则，确定智慧校园各应用系统的主数据及其责任管理部门，推行“主数据责任制”。主数据责任部门需要按照信息标准规范的具体要求，校准并管理各自部门所负责的应用系统数据。

例如学生信息作为主数据发生异动时，能否在系统中进行修改取决于对应的主管部门，学籍主管部门负责该学生学籍信息，学生所在院系负责该学生除学籍信息以外的学生信息，学工部团委负责该学生党团信息。“主数据责任制”还有适用于类似的情况：组织人事部门负责管理教职工信息；党政办或者后勤部门负责管理办公场所信息；教务处负责管理专业信息；资产处负责管理资产设备信息；财务处负责管理财务缴费信息。学校推行“主数据责任制”可以让信息数据标准建设的工作职责落到每个部门甚至每个人，只有做到“人人有职责，数据有出处”，各类数据的准确性和规范性才能得到保障。

3.3 加强学校自身的技术队伍建设

高职院校应该加强自身的信息化技术队伍建设，信息化建设工作不能完全依赖教育信息化公司，智慧校园的核心规划设计工作应由本校技术人员主导，要遵循“学校为主，公司为辅”的建设原则，以避免长此以往学校的各类信息化工作被公司“牵着鼻子走”。学校的信息化建设部门要组织技术骨干力量，深入到各部门的日常业务中，开展信息标准规范的调研和制定工作，并督促教育信息化公司按照信息标准规范的要求，巧妙地设计各应用系统的数据管理功能。

3.4 明确信息标准规范的制定思路

信息标准规范是为学校信息化建设制定的统一信息编码规格说明书，主要包含高职院校管理信息系统的各类信息代码集规范，定义了应用系统之间需要的交换内容和接口方式，设计了应用系统之间的数据交换模型。

早在十年前，国内专家就提到高等学校管理信息标准代码标准集下分4个代码子集：GB国家标准代码，如中华人民共和国行政区划代码；JB教育部标准代码，如高等学校和科研机构代码；HB高教行业标准代码，如毕业生去向代码；XB学校标准代码，如课程编号[4]。目前教育部已正式发布《教育管理信息标准体系架构规范》等9个标准，其中包括2012年3月15日发布的《教育管理基础代码》《教育管理基础信息》《教育行政管理信息》《普通中小学校管理信息》《中职学校管理信息》《高等学校管理信息》和《教育统计信息》7个教育行业标准。在国家、教育部、行业标准的基础上，各个高职院校建立适合与满足本校信息系统平台建设的信息标准代码体系，即学校标准代码体系。

学校根据具体的业务需求，遵循现有国家、教育部、行业标准的基本框架与内容，制定符合学校实际业务情况的信息标准规范。制定学校的信息标准规范应该遵循继承性、创新性、前瞻性、统一性等建设原则，不能受原有校内标准的影响和束缚，合理地增加一些目前尚未用到但今后可能需要的标准内容，以适应信息化的可持续发展。以专业代码为例，国家教育部于2015年10月26日颁布《普通高等学校高等职业教育(专科)专业目录(2015年)》，原有版本的专业代码废止。由于历史数据的仍然存在，学校的应用系统不可能抹掉这些废止的专业代码，所以在制定学校的标准代码时，废止的专业代码还是应该保留，还需考虑未来可能出现新的专业目录。为了满足应用系统的建设需要，除了教育部颁布的6-7位专业代码，学校的专业代码还需要设计具有细分专业特性的专业方向代码与具有时间特性的年度专业代码。教务类标准数据代码设计思路如图1所示。

图1 教务类标准数据代码设计思路

信息标准规范具备自身的体系结构，它的建立和实施对于高职院校的整体信息化建设具有高度的指导和促进作用，应不断地丰富和完善这些标准规范[5]。制定信息标准规范必须深入研究各业务部门工作特点，根据信息标准规范的要求采用循序渐进、持续改进的管理模式，建立类似于CMMI(能力成熟度模型)的文件化管理体系，周而复始地进行体系所要求的“计划、执行、检查、处理”管理活动，在循环往复中螺旋上升。要不断地丰富和完善信息标准规范，以实现不同版本的更新迭代。

3.5 设计数据管理功能及共享方式

为了使信息标准规范不流于形式，根据信息标准规范的要求，设计智慧校园各应用系统主数据的管理功能，调整其他应用系统主数据的管理权限，重新定义并规范各应用系统之间的数据抽取与交换方式。

《职业院校数字校园建设规范》的数据交换服务要求应用系统软件应具有完善的管理功能，具有数据有效性检验、数据权限管理等管理功能[6]。设计基于信息数据标准规则的主数据管控策略，支持标准化转换、规范性校验、完整性校验及唯一性校验的数据管理功能，实现配置灵活、性能强大的主数据质量校验、剖析与监控的机制[7]。

根据信息标准规范的要求，主数据管理功能应该尽可能地以自动生成或集成导入的方式录入主数据，避免人为操作导致的低级错误，提高数据的准确性，同时也可以降低操作人员的工作强度。例如，教务系统设计班级名称的生成功能，为防止手动输入引起的班级编码和命名不规范，教务系统的“班级新增”功能根据院系、年级、专业方向和学生人数以及代码生成规则(班级名称=院系英文简称||专业简称||入学年份后两位||两位流水号)，自动生成班级信息。生成的班级信息由数据集成工具推送到其他应用系统，使班级信息来源唯一，避免因再次手动录入而导致班级编码和命名的不规范。

根据“主数据责任制”的要求，除生成主数据的应用系统外，其他的应用系统对主数据的字段只具备读取权限，从而避免主数据字段的重复采集与多头管理。其他应用系统限制了学生数据字段的编辑管理功能，学生数据如需修改，只能通过学籍系统或者学工系统进行修改，再实时同步共享到其他应用系统。这可以从设计的角度出发，规定主数据的源头应用系统，解决了数据重复采集与多头管理的问题，还避免了数据规范性检验缺失带来的数据问题。

智慧校园应该支持集成策略的灵活配置，如运行周期、间隔时间、事件触发、交换模式等，以便有针对性地进行集成管理[6]。根据智慧校园的实际交换需求与学校硬件服务器的承载能力，通过数据集成工具定时交换主数据到各应用系统，以保证整个智慧校园的数据统一性。在保障数据与网络安全的前提下，对实时性要求较高的数据集成工作可以通过改造系统接口的方式，实现跨系统的消息管理与进程通讯。同时为避免共享主数据出现冲突，保证主数据的权威性和唯一性，应用系统之间集成交换数据的流转方向一定应该是单向的。

4 结束语

高职院校的信息化虽已进入到深度应用阶段，但在智慧校园的运行过程中仍会出现一些信息孤岛问题，需要不断完善信息化的各类标准与制度建设，着重关注系统功能的细节设计，尽量站在用户的角度上去解决用户的易用性问题。与此同时，还可以尝试通过校际合作方式共同建设智慧校园平台及各应用系统，既能节约开发人力成本，又有利于建立统一的技术架构和信息标准，从而更好地解决高职院校之间的数据共享问题，实现教育信息数据资源的共享共建，促进教育大数据建设，提升整个教育生态的公共服务与决策支持能力。