浅谈石化企业物资采购的主要风险

罗文洪

摘 要 石化企业作为我国国家经济实体和市场主体，承担着特有的经济责任和社会责任。物资供应是石化企业非常重要的业务环节之一，其主要任务是确保企业生产建设物资安全及时经济供应。安全及时经济供应意味着所采购的物资不仅数量、质量、技术规格、交货时间合乎要求，而且能体现全生命周期性价比最优的管理理念。对物资供应业务环节进行风险识别和防控，是石化企业加强内部管理，提升企业经营效率，保障企业合规经营、可持续发展、构建企业廉洁文化的主要内容之一。

关键词 石化企业 物资采购 风险控制

物资供应业务环节主要包括需求计划管理、采购管理（采购计划管理和采购计划执行）、供应商管理、成本分析和价格控制管理、采购合同管理、质量管理、交货进度管理、储备管理、仓储管理和物资供应服务管理。以下就各业务环节管理的要点及风险点进行分析。

一、需求计划管理

需求计划管理是指企业物资供应部门对企业各部门、各单位提报的物资需求进行管理。需求计划管理通常遵循计划准确性、及时性、标准化、规范性和严肃性的原则。准确性是指物资需求要与生产经营、工程建设实际相符，物资名称、规格型号、技术参数、数量、需求时间等要素齐全;及时性指需求计划要按规定时间提报，并能满足包括厂家生产制造周期在内的合理的物资采购周期。标准化是指统一物资需求的技术规范、采购标准，减少个性化需求、非标产品;规范性指需求计划提报要符合要求，要与有效的项目计划相对应、按规定程序审批、按规定的格式填报;严肃性要求使用单位务必严格执行物资计划，及时领用到库物资、按规定及时办理计划变更有关手续等。

需求计划管理要求各需求单位加强对物资需求消耗规律研究，提高需求计划的准确性和及时性，以便物资供应部门对企业各需求单位不同时间点、不连续、小批量的物资需求整合为一段时间内具有一定批量的、稳定、连续的物资需求，从而降低采购成本。例如，大多数部门和生产车间都需要防护手套，因各部门各单位人数不同、手套耗费的频次不同，其手套需求的时间及数量有很大差异。物资供应部门如果能将各单位的需求数量、时间、频次进行合理整合统一采购，不仅能满足需求而且便于供应部门与供应商进行价格谈判、降低采购成本，同时供应部门可减少重复劳动、提高工作效率。

由于企业需求物资品类繁多，需求计划管理的成效对物资供应工作的成效影响巨大。需求计划只有明确了需采购物资的数量、技术规格要求、生产制造周期企业消耗规律及预算等信息，采购人员方能选择合理的采购方式按质按量适时实施采购，安全及时经济提供所需设备材料。需求管理不到位，需求含糊不清、需求具有倾向性或指定性，都会增加采购的沟通协调难度，延长采购时间，降低采购工作效率，而盲目采购则可能造成错买或者质量、安全要求不达标，增加企业安全生产风险并造成经济上的浪费。

二、采购管理

采购管理分为采购计划管理和采购执行管理。采购计划管理通常包括接收需求计划、复核需求计划、平衡利库、组织设计、技术、机动、用户等部门确认技术条件、采购申请创建、提交、审批及核销。计划员收到计划后需要对计划进行分析和集合，对计划进行消耗规律研究和需求标准化研究，编制采购预案。采购执行指采购员接收采购预案后，通过进行市场研究和成本分析，根据物资金额及品种按规定确定采购方式（招标、框架协议采购、询比价或竞争性谈判等）并按照物资全生命周期总成本最低的理念实施专家采购、阳光采购最终确定供应商及签订合同的过程。由于招标采购、框架协议采购、询比价、竞争性谈判等采购方式不同，管理要求不同，完成价格确定、供应商确定、签订采购合同这一采购实施过程所需要的时间和采购成本亦有所区别。只有根据需求的具体情况选择合适的采购方式，才能保证安全及时经济供应。

三、供应商管理

供应商管理包括供应商搜寻、供应商资格审查、供应商量化评价、供应商履约动态考评、评价结果应用、警示与违约处理等方面的内容。市场竞争激烈，供应商良莠不齐，供应商串标、不信守承诺、违约等事件频频发生，物资供应部门只有甄别出资信可靠、供应能力强、产品质量有保障、产品价格合理的供应商、与其签订采购合同并加强供应商履约过程的监管，才能有效控制采购风险、降低采购成本、提升采购效率、保证供应质量。

四、成本分析和价格控制管理

防控价格风险，需要在实施采购前加强物资成本构成分析、供应市场研究及需求规律分析，了解物资历史价格，按照全生命周期性价比最优的原则确定采购价格区间、把握采购时机，完善定价机制，降低采购成本。

五、采购合同管理

合同风险包括合同不成立、内容不完整、条款不严谨、合同不被正确履行、纠纷处理不当及泄密等。为避免此类风险，签订采购合同前，应充分了解供应商资信等情况，确保供应商当事人具备履约资质;加强对合同中标的物质量、数量、价格、运输、保险、支付、服务、义务、违约责任、索赔和仲裁等各项条款进行审查，合同文本应严谨准确描述合同标的、付款条件、包装、质量验收以及服务等内容，以确保合同符合公司需求和有关法律法规的要求。

六、质量管理

为防范质量风险，质量管理应贯穿从需求计划提报审核、技术要求确定、采购合同签订、采购物资制造过程监管、出厂检验、包装及运输、到货检验及安装调试全过程。关键内容包括细化采购文件中质量技术要求、控制措施和验收标准;对重要设备材料进行监造，对重要设备材料供应商备货的重要原材料和外购件进行延伸监造，严格监造商的选择和考核;强化采购物资出厂和到货质量验收检验工作，选择专业的质量检验检测机构对特定物资进行检验

七、交货进度管理

主要是指根据合同约定的交货期及生产建设进度要求，对供应商生产制造交货过程进行监督、协调、确保合同按期履行。为避免供应商延迟交货，除了合同条款要明确进度违约条款、及时跟进合同执行情况外，还需要根据供应商生产制造进度制定过程控制计划，定期通过电话、邮件或（下转第页）（上接第页）实地查看等形式检查进度进展情况;对重点工程项目物资、关键生产物资采购增加协调力度和频次，进行现场催交催运，有效防控进度风险;建立重要物资过程控制异常预警机制，做到早预防、早发现、早处理。

八、储备管理

石化企业流程化、连续不间断生产的特点，要求企业科学合理储存一定数量和品种的设备材料，以保证安全生产、以降低库存物资积压风险、减少企业资金占用。企业通过制定物资储备制度，明确库存责任主体，加强检查考核来促使需求提报单位摸清消耗规律强化需求管理，合理确定库存规模，防止库存物资过剩或缺货;通过建立储物于商机制，与供应商协同开展物资储备，提前锁定资源，减少自有库存降低储备风险。

九、仓储管理

仓储风险主要包括验收入库程序不规范，未按照合同要求对物资数量、质量进行入库前检验;物资入库后保管方法不合适，导致物资损坏或变质;物资领用发放审核不严格，错发或多发等。为防范仓储风险，企业应制定仓储管理制度，按照安全高效、准确及时、科学保管的管理要求，规范物资仓储与配送业务操作;推行智能化、信息化、自动化管理，统一操作标准，提高工作效率;准确收、发，实行二十四小时供应服务，及时满足生产建设物资需求;根据物资特性，提供适宜的保管环境和条件，采取科学的养护措施，确保物资质量、性能完好。

十、物资供应服务

对于技术复杂的关键设备，应防止采购方技术人员或操作人员因对此设备缺乏技术或操作知识而产生误操作从而影响设备运行的风险。采购方在进行技术协议或合同谈判时应明确要求厂家按采购方要求时间安排相关专业技术服务人员在设备安装调试阶段到现场进行技术指导并对采购方操作人员进行技术培训，厂家技术人员在现场与采购方技术人员一起对该设备进行性能考核评价以保证设备运行满足技术要求等。合同中应明确厂家现场技术服务内容、双方责任义务以及违约条款。

十一、结语

各种风险贯穿于物资供应全过程。防范风险不仅需要企业建立一套系统、完善、科学的物资供应管理制度及采购管理流程，将采购管理要求固化在物资采购数字化信息系统中，合理设置操作及审批权限，使物资采购全过程可查询、可追溯，而且需要加强对物资供应业务人员的专业培训和廉洁从业教育，加强对物资采购的监管和问责;多措并举，方能防控风险，促进企业良性运营和可持续发展。

（作者單位为中科<广东>炼化有限公司）