固定资产管理视角下的高校图书验收探析

陈华

摘 要：高校图书类固定资产因其每本书单价不同，种类繁多，数量巨大，且存在码洋金额与折扣率扣减后的实洋金额不同，这些都造成图书类固定资产验收管理工作的很多困难，主要存在的问题如账实不符，账账不符，资产流失等。本文通过完善图书验收制度，规范图书验收管理方法等方面着手，试着探析解决高校图书资产验收难提的应对方法。

关键词：图书类固定资产;资产验收;资产管理

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）02-0206-02

自2016年起，按照教育部和财政部的要求，对全国范围内开展国有资产清查，加强规范国有资产管理;高校图书也属于固定资产类的清查范围。高校图书类固定资产验收是高校图书资产清查管理中的首要一环，同时也是高校日常资产验收与资产管理的重要工作之一。但是，因为高校图书类固定资产验收往往具备每本书单价不同，种类繁多，数量巨大，折价买入书本的金额与原书码洋不同等特点，所以相比于其他常规固定资产验收工作，具有很大的困难函待解决。本文以中北学院为例，以资产管理角度来探析高校图书资产验收中的问题以及改进的地方。

1中北學院图书资产验收现状分析

1.1 中北学院图书馆现状

中北学院建馆于2019年，全馆面积2.1万m2，共计18个阅览区，共计5层，除一楼为公共图书馆，与丹阳市图书馆共建，二楼三个阅览区，三楼四个阅览区，四楼五个阅览区，五楼六个阅览区，每周开放时间91个小时;2019年全年采购图书87885册，其中马列类215册、哲学类3029册、社科总论2173册、政治法律类10948册、军事类356册、经济类15529册、文科教体类5784册、语言文字类4949册、文学类14426册，艺术类8348册、历史地理类8039册、自然科学总论126册、数理化类1311册、天文地球科学255册、生物科学805册、医药卫生379册、农业科学178册、工业技术8727册、交通运输589册、航空航天37册、环境科学1242册、综合性图书440册。

1.2 中北学院图书资产验收流程

中北学院图书目前的验收流程，根据供书商发书的电子清单与登记入汇文系统的采购书籍电子清单进行对照，待书籍上架且清单确认无误后，再对上架的书籍，按照百分之一的比例，采取随机抽查的方式，对于图书资产验收进行复查[1]。

从验收流程的实际情况来看，中北学院图书资产验收工作的主体在使用部门即中北学院图书馆，资产管理部门和审计部门只起监督或配合作用。图书资产的验收结果数据的依据更多来自于乙方即相关供应书商。

2 中北学院图书资产验收管理中存在的问题

2.1图书资产验收管理制度并不健全

尽管教育部、省教育厅以及中北学院有明确的固定资产管理相关政策、法律法规，可是极少有针对图书资产验收管理的工作指导实施细则。同时由于图书资产验收与一般通用设备的验收存在很大的不同之处，无法依照统一的方法、政策、步骤和要求来对图书资产进行验收。因此目前中北学院的图书资产验收管理工作往往只注重于对电子清单清点，而很难做到账表、账实相符[2]。

2.2图书资产验收管理难以达到账实相符

图书资产不同于高校其他一般通用设备，这是由于图书资产的单价都不相同，种类也繁多，体积小，数量巨大的特点，而带来了资产验收管理中的巨大困难。高校资产管理部门平时要应付许多通用设备的验收管理工作，也没有太多空余时间针对图书资产进行验收。因此图书资产验收很难达到百分之百的准确，通常情况为帐多物少。依照《南京师范大学中北学院固定资产管理暂行办法》，固定资产由资产管理处统一验收，登录固定资产台账，打印固定资产标签;在实物清点完毕后，学院资产管理处打印《南京师范大学中北学院固定资产清单》一式叁份，使用部门资产管理员和学院资产管理处物资管理人签字后分别保管，并将剩余一份交财务处登记固定资产总账和明细账，同时部门固定资产管理员领取固定资产标签，给本部门的新增固定资产贴标签。以上办法分工协作步骤明确，但在面对图书资产类时，考虑到其上述的不同于通用设备的特殊性，很难形成职能部门和使用部门层层负责的管理制度，造成了高校图书资产验收工作上的管理悬空和虚置。而在学院后期资产抽查也往往只具有象征性，全面清查盘点的工作极为困难，久而久之积累下去，必然导致账实不符的问题愈发严重[3]。

2.3图书资产验收主体及责任义务不明确

中北学院在对于资产验收的主体及责任义务尚无明确的界定，而目前主要的图书验收管理工作是由使用部门即图书馆自行验收，资产管理部门配合验收。这就造成了资产管理部门将验收管理权限让渡给中北学院图书馆并且难以监督。而同时图书馆作为使用部门的业务重心又不在图书验收管理上，验收工作达不到应有的重视程度，习惯性“重财轻物”，即重视资产统计数据如电子清单，忽视对实物的验收清点。因此资产管理部门对于图书资产验收管理的监督任务过于淡化，资产管理部门与图书馆之间对于资产验收管理工作的责任义务划分不明确，更没有相应的问责制度。再者，中北学院内部各部门之间的资料交接手续极不完善，学院又进行了多次的人员内部调动调整，在此过程中各部门都未办理固定资产的交接手续，造成固定资产实际使用责任人无处落实，而且盘亏资产也无法核对，出现极为严重的扯皮现象，这一点在与离职和退休的人员的资产交接过程中，也存在同样的难题[4]。

3图书资产验收管理工作解决对策

3.1建立健全图书资产验收管理工作的相关制度

《中华人民共和国政府会计准则第3号—固定资产》的第一条即固定资产具体准则的特点（一）：固定资产是指政府会计主体为满足自身开展业务活动或其他活动需要而控制的，使用年限超过1年（不含1年），单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，一般包括房屋及构筑物、专用设备、通用设备等。单位价值虽未达到规定标准，但是使用年限超过1年（不含1年）的大批同类物资，如图书、家具、用具、装具等，应当确认为固定资产。该准则明确了图书资产属于固定资产的界定，因此不能在图书验收时，因为图书单价低，种类多，数量多，就简单的按图书批次验收。为完善图书资产验收的账实相符，资产管理部门需要增补原有图书资产的采购登记，定期抽查等相关制度，将图书资产同其他一般设备资产共同作为资产验收管理的常规化工作。同时在制定图书资产验收相关制度时，也要考虑到实物清点工作难度，如数量太多，单价又不相同，总量庞大，工作周期太长等特点，制定具有针对性的管理制度办法，为接下来的工作流程和责任划分提供制度性保障[5]。

3.2完善精细化图书资产验收管理工作

通过对学校现有的资产验收管理工作制度，工作流程进行整理优化，进一步完善学校图书资产验收管理工作。首先，目前中北学院虽然有行政办公的智慧校园即OA系统，但还无法做到资产管理系统、图书馆汇文系统和财务系统的完全对接，这就需要打破现有的账实分管，各部门各自为政的状态[6]。其次，目前中北学院每年图书验收的唯一依据是当年供书的电子清单，而电子清单与当年的招标文件及招标合同，在码洋、实洋、册数中都无法一一对应;这是由于中北学院图书馆在提供使用采购需求的时候并未将全年需要采购的需求做一个详细的图书采购预算表，而往往只是在有一个笼统的预算总金额。因此在制定全年图书采购计划的同时，学校图书馆就需要提供具体的采购预算表（其中包含码洋、往年折扣率、册数、图书种类占比等详细数据），然后再根据公开招标后的实际折扣率进行调整，并在供書合同中以具体合同条款的形式明确金额、册数、折扣率和图书种类这些信息，从而真正做到按合同办事，有章可依[7-8]。

3.3明确图书资产验收工作的分级管理责任制度

学校应当明确界定资产管理部门、图书馆在图书验收中的职责，以防出现互相推诿责任，谁都不管或谁都可管的乱象。学校资产管理部门应把图书资产验收列入主要日常验收工作;学校图书馆文献建设部门对当年图书的供货图书统计数据即电子清单负责，需保证供货清单与供书合同里的具体相关数据保持一致（如采购册数，码洋，折扣率，实洋，分类占比等）;图书开包清点环节，需由学校资产管理部门与图书馆文献建设部门和相关部门共同在场，对照供货图书清单（图书馆文献建设部门提供）和供书合同（学校资产管理部门提供）以及发书清单（供书厂商提供），进行一一对应的实物清点，以确保图书验收能够做到账实相符、账账相符[9-10]。而对于图书验收工作中可能出现的问题，学校可以验收工作中各部门的分工职责来进行划分，将验收工作职责明确到具体办事人员和相关部门负责人，从而确保资产验收工作的分级责任。

3.4强化固定资产验收队伍的建设

中北学院目前固定资产管理人员非常有限，连资产处处长在内只有4人，其中2人的工作包含固定资产验收，各使用部门的资产管理员又往往是教师或其他岗位的老师兼任;同时由于中北学院在2017年以前所有固定资产都是依托于南京师范大学本部，工作和责任的外包导致中北学院的资产管理队伍在管理中的经验不算特别丰富。要达到科学管理固定资产验收，特别是图书资产验收，需要建设人员充沛且专业素养高的团队。学院需针对固定资产管理员加强专业知识方面的培训，特别是要结合学院现有的OA系统即智慧校园进行管理。

4 结语

通过上述分析，高校图书资产验收工作是资产管理部门与图书馆有关部门所面对的日常事务工作之一，既要依靠各部门各司其职，又需要部门与部门之间分工协作，方能解决图书验收工作中存在的困难与不足之处。为完善高校图书验收工作，学校需要进一步明确图书验收工作的相关制度和验收的分级问责制度，同时加强对图书资产验收的重视程度。另外如何适时定期对图书资产开展抽查工作，以检验验收工作的质量如何，这有待于日后继续探析与研究。最后，完善的图书验收工作，也离不开对相关部门管理人员的加强培训管理。

参考文献

[1] 李敏.我国高校固定资产精细化研究[D].西安：长安大学，2017.

[2] 蓝固山.新建本科院校WZ学院固定资产管理存在的问题及对策研究[D].南宁：广西大学，2012.

[3] 帅毅.基于生命周期的高校固定资产管理研究[J].会计之友，2013（05）：111-113.

[4] 郑煜.公共图书馆图书资产管理工作中难点问题研究[J].中国乡镇企业会计，2019（03）：152-153.

[5] 孟和图雅.企业固定资产管理问题及对策研究[J].内蒙古财经大学学报，2014（05）：43-46.

[6] 宋昌健.从固定资产管理角度谈高校图书管理[J].现代盐化工，2018（05）：126-127.

[7] 赵联锋.高校图书资料账实及账账不符的原因及对策[J].科技情报开发与经济，2015（13）：59-60.

[8] 黄晓静.高校图书资料固定资产管理的突出问题与解决方案[J].管理新论，2009（10）：56-59.

[9] 王瑜，牛雪峰，王彬.图书资产清查的组织实施与过程管理——以北京科技大学图书馆为例[J].图书情报导刊，2017（04）：9-15.

[10] 关娜.民办高校资产管理问题的研究——以M民办高校为例[D].开封：河南大学，2019.