事业单位档案管理信息化建设对策研究

薛相权

摘 要：随着信息化的的不斷发展，很多领域都开始应用这一技术。事业单位的档案管理工作也逐步完善信息化建设，但还是存在一些问题急需解决。本文针对目前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题深入分析，并提出具有针对性的措施，希望能作为参考促进我国事业单位档案管理工作发展。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

随着信息技术的不断发展以及人们认知水平的提高，我国在事业单位的档案工作上已经取得了一定程度上的进步，工作效率得到提升，但同西方发达国家相比，我国档案管理信息化建设程度是远远不够的，仍需采取一些对策促进档案管理工作更上一个台阶。

一、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）事业单位档案信息化建设缺乏针对性

在某些事业单位中，档案管理工作仍在用原有陈旧的软件处理，经常出现档案管理匹配失败的情况，在特殊档案管理内容上的应用也不是很理想，某些事业单位在通过局域网操作时往往需要储存电子文件，在查询资料时的限制也比较少，这种模式不利于资料安全保存，一旦疏忽，就会造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和规范，文件往往不能分类储存，在查找起来效率低下。

（二）事业单位档案信息化建设缺乏安全性保障

某些事业单位会将普通档案和特殊档案混合在一起，极易造成重要文件泄露，这一现象必须引起事业单位的高度重视。但是由于信息化技术水平的限制，档案管理工作的安全性仍是事业单位需要攻克的难关。另外在信息资料的公开审理过程中，很容易在浏览外网资料时遭到黑客入侵，严重威胁档案安全。

（三）事业单位档案管理人员专业水平较低

随着我国市场经济的不断发展，人们面临更多的职业选择，专业水平较高的人往往会选择更加充满活力、更具挑战性的工作，但事业单位的工作相对乏味，就导致很多人不愿意进入，因此缺乏专业性强、经验丰富的员工。在这种情况下，事业单位的档案管理工作的质量和效率都很低，严重影响事业单位的工作进度。另外，由于档案管理人员的流动性较强，在记录档案时往往方法不一样，极易造成信息混乱，使得档案丢失。

二、事业单位档案管理信息化建设的可行性对策

（一）提高信息化建设的针对性

事业单位在进行档案信息化建设时，必须要将档案管理的实用性考虑进去，为其提供充足的人力、物力、财力，强化档案管理信息化网站的实用性。另外，事业单位的档案信息管理网站为相关人员提供所需档案管理工作，并且以网页的形式建立，实现档案管理的网上查找和信息化的使用，具有很强的现实意义。事业单位档案管理信息化建设需要加强网页式的服务建设，这对于信息资源的传递更加便捷，也更加适应时代发展潮流。与此同时，在档案信息化建设过程中，还需要顾及到档案与软件的兼容性，使其更高效的保存下来。

（二）提高信息化建设的安全性

事业单位在进行档案信息化建设时，必须要规范和完善档案管理制度，并严格执行档案管理工作的各个环节。需要注意的是，事业单位一定要规范使用员工档案资料，强化工作人员对于档案工作的掌握，促进档案使用及保密措施的完善。除此之外，应该采用硬件保护和软件预防相结合的方式针对电脑病毒进行技术防护，同时构建档案信息安全防护体系减少黑客入侵现象发生。目前应用的防火墙技术，即在档案部门的内网和外网之间设置保护屏障的方式，在避免泄露内部信息的基础上防止外部人员非法获取档案的手段是最为常见的。像安全保密技术，如数字签名、数字证书、加密技术等手段也在发挥着至关重要的作用。值得一提的是，事业单位各部门之间需达成统一标准，共同构建安全体系，降低安全风险。

（三）强化档案管理人才的引进和培养

事业单位在进行档案管理工作时，应该注重对于档案管理人员的培养问题，采用分级管理培训的形式，对员工进行指导和监督，并将工作安排细分，责任到人，高层员工要端正工作态度，提高专业技能水平，帮助工作任务顺利完成。档案管理工作是服务性质的工作，与此相关的工作人员都应该具备较高的道德水平，更好的为档案管理工作。

（四）建设档案管理信息化工作网站

事业单位的档案信息化建设要紧跟时代发展潮流，紧跟时代步伐，随着计算机技术在其中的应用，档案管理工作应更加准确、高效。除此之外，利用现代化的设备进行档案保存实现了事业单位的无纸保存，节约了资源。建立档案信息化网站为相关工作人员提供信息资料体现了信息管理便捷化的原则，同时网站式的服务利于信息更加方便的处理、及时的更新、快速大范围的传播等，促进档案管理工作现代化发展。

三、结语

事业单位的档案管理信息化建设有利于事业单位长久健康发展，在信息化建设过程中，社会各界都应该积极响应，不断推进档案管理信息化朝着更加便捷、高效、安全的方向发展，另外相关部门以及单位领导也要提高认知水平，吸引高素质的专业人才从事此类职位，将信息化建设工作落到实处。

参考文献：

[1]景俐清.推进事业单位档案的规范化管理策略[J].山西农经，2015（06）：64-65.

[2]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.