现代档案管理制度下电子文件管理的问题和对策

韩丽丽

摘 要：随着时代的发展，档案管理不断出现一些新情况、新问题，一些档案管理制度已经不适应时代的发展，电子文件管理已成为现代档案管理一个新的课题。本文分析了现代档案管理制度下电子文件管理的问题和对策，以期对大家以后的工作起到一定的借鉴和参考作用。

关键词：电子文件管理;问题;对策

现代电子文件档案是新时代工作的重要工作方式和工具，是工作正常运行的保障，还是现代文明的标志。我国要坚持走可持续发展的道路，就必须要把现代 电子文件档案的管理工作放在重要地位，保证它能在进行工作建设时处于首要地位，因此加强现代电子文件档案的管理是十分重要的，要找到管理中的问题并予以解决。

1 电子文件档案概念分析

1）电子文件。指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2）电子文件档案。指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

2 电子文件档案与纸质文件档案的差异

1）电子文件档案与纸质文件档案管理对象的差异。纸质文件档案管理的对象是纸质文件“原件”;电子文件档案管理的对象是则是“原始电子记录”。管理对象的差异，决定了电子文件档案与纸质文件档案管理方法的不同。

2）电子文件与纸质文件特性的差异。（1）纸质文件与电子文件属性的差异。纸质文件“原件”是纸张与记录材料二合一的实体，体现的是物质属性;电子文件“原始电子记录”是记录在磁带、磁盘、光盘等载体中的“原始电子记录信息”，体现的是信息属性，无法直接阅读的。（2）纸质文件独立性与电子文件设备依赖性的差异。纸质文件的存储和利用是独立的，可以不依赖于任何设备;而电子文件的生成、处理、传输、利用，都要依賴计算机硬件、软件和外部设备。也就是说，缺少相关设备就无法利用存储在载体中的电子文件信息。电子计算机更新周期通常是几年，而耐久刻录光盘中的电子文件信息可以保存百年以上。设备老化和频繁更新，给电子文件长期保存/利用带来的问题，远比电子文件载体本身寿命长短更为严重。（3）纸质文件标准与电子文件标准的差异，纸质文件标准可分为档案制成材料标准和文件编制标准两种类型;与之相比，电子文件标准要复杂得多。电子文件的运行环境对标准化的要求很高。例如，制作生成要有代码标准，存储要有机读载体格式标准、信息压缩存储算法标准，传输要有网络通讯协议标准，查找要有检索语言标准等。熟悉和建立电子文件的标准化体系，是保证电子文件归档和电子档案管理的重要课题。（4）纸质文件信息与载体不可分离性与电子文件信息与载体可分离性的差异，纸质文件“原件”是由记录在纸张上的字迹材料构成的，字迹与纸张是不可分离的，而电子文件信息却可以与其载体相分离，从一个载体转移到另一个载体中，或者通过计算机网络传输电子文件信息。这就意味着电子文件信息可以不再依赖特定的载体而存在。

3 电子文件管理原则

1）全程管理原则。根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。

2）前端控制原则。文件生命周期理论认为：文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制原则就是以文件生命周期理论为基础，以电子文件的形成为前端，对电子文件的管理实行前端控制。

3）真实性保障原则

真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

4）有效性保障原则。有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

4 电子文件管理问题分析

1）规章制度不健全。目前，针对电子文件的起草、修改、收发、传阅等环节都没有具体的规章制度进行专业性的管理。尤其是针对电子文件的存储问题，相对于传统的文件出现的字迹模糊、老化、破损等问题，电子文件会出现电脑病毒以及电脑自身故障等问题。针对这些问题，电子文件很难出台相应的规章制度进行管理。在某种程度上甚至会影响单位日常工作的开展。目前，我国的实际情况是在电子文件管理方面没有出台相应的法律法规，同时也很难通过相应的法律法规进行有效的规范，这成为电子文件管理最大的一个问题。

2）信息安全问题。随着当今社会科学技术不断发展，人们的工作生活已经难以离开计算机，计算机的应用大大提高了人们在工作时的效率，但是，计算机的信息安全问题仍然是一项非常难以解决的问题，由此带来的电脑病毒问题严重影响电子文件的安全性问题。尤其电脑病毒会侵入到电子文件管理系统，导致电子文件出现无法打开以及破损毁坏等问题，从而导致电子文件信息的不准确和不完整，从而影响到工作的开展。

3）缺乏专业人员。目前，我国政府、企业中使用电子文件的部门之间缺乏有效的沟通和联系，这些工作人员并没有认识到电子文件管理的重要性，也并不理解电子文件管理的重要作用和意义。同时，一些从事电子文件管理的工作人员综合素质不高，并没有进行相应的培训，缺乏专业的技术和能力，这样会在从事电子文件的管理过程中出现一定的问题。最后，单位中的工作人员如果出现工作调动或者调离的现象，很难将电子文件全部进行上传或者移交，这就会出现文件丢失的现象，从而会影响单位工作的开展。

5 电子文件管理对策

1）标准化的管理。电子文件是一项非常复杂的工作，这就需要出台相应的规章制度，才能科学有效地对电子文件进行管理。由于我国电子文件管理工作是近几年刚刚兴起的管理方式，因此需要学习国外一些先进的经验。同时，制定规章制度进行标准化的管理，会让工作人员按照规章制度开展工作，按照规章制度在电脑上收发和查询文件，从根本上克服纸质文件制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段产生质的飞跃。

2）加强信息安全。信息安全是电子文件管理中一项非常重要的工作。如果信息安全出现问题，将会导致电子文件的数据被删除、篡改、伪造、泄密，造成非常严重的损失。当今，人们的生活和工作都依赖计算机，对于电子文件的依赖性越来越强，加强信息安全，能够保障人们日常的生活和工作更好地开展，这也应该成为当今社会最重要的一项工作。

3）提高人员综合素质。随着我国信息技术的不断发展，办公自动化已经成为未来社会的发展趋势，电子文件的信息化、数字化都对我国文件管理人员提出了更高的要求。首先，作为电子文件管理人员，要掌握一定的计算机知识和技能，能够熟练操作电脑。其次，还要具备一定的电子文件管理知识，这样才能更好地去从事电子文件工作。同时，电子文件管理人员要加强自身的学习，管理部门要定期对电子文件管理人员进行培训，让他们熟悉系统和轻松完成电子文件的整理、编辑、归档工作，能够更好地应用到工作中。

6 结语

总之，为了保持对现代电子文件档案的管理，保证现代电子文件档案的安全，对现代电 子文件档案的管理存在的主要问题进行探析并提出解决对策变得极其重要。

参考文献

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