新时代加快干部人事档案信息化建设研究探讨

徐春葆

摘 要：干部人事档案主要记载干部工作教育经历、思想建设、专业能力和所取得的成绩等内容，这是干部识别选拔过程中非常重要的一个环节，帮助组织准确、完整、快速地了解一个人的经历和成绩，为人事工作提供最原始的档案资料和重要依据。在当下信息技术和互联网技术发展普及的大背景下，利用先进技术改善传统的档案管理方式也就变得迫切起来。为此，文章针对新时代加快干部人事档案信息化建设进行了相关的研究，以供参考。

关键词：干部人事档案;信息化建设;问题;对策

随着网络时代的到来，对干部人事档案管理工作提出了新的要求，而信息化正不断影响干部人事档案管理工作。在新的要求、新的技术背景下，如何做好干部人事档案信息化建设已经成为人事档案工作的重点内容。

1 干部人事档案信息化管理的必要性

1.1 保护原始档案

传统干部人事档案以纸质形式进行保存，容易出现丢失和损毁的情况。信息化管理，一方面能够有效预防档案信息丢失。纸质档案能够体现出档案的历史特征和原始性，虽然信息化数字档案更易于进行信息管理，但不可完全代替原始纸质档案。纸质档案的积累过程更加复杂，往往要经过多年收集、整理，通过积累并保有原始证据、珍贵资料的原貌，逐步形成独立完整的个人人事档案，必须认真加以保护，在某种程度上甚至应该限制查阅。将纸质干部档案进行信息化管理，更加便于档案管理人员进行分类整理及查阅。纸质档案每年都需定期整理和增补，如未按标准化流程进行管理，容易发生材料遗失，而信息化档案管理则将纸质档案信息以数字形式进行备份，从而有效预防档案信息丢失。另一方面，避免在档案查阅过程中人事档案出现损毁。人事档案的时间跨度较长，均在50年以上，会出现纸质介质老化、字迹褪色等自然损坏;尤其是在查阅整理过程中容易出现纸质档案毁坏，而信息化管理能够降低对纸质档案的损坏程度。

1.2 保障档案的真实性

新形势下出现的干部人事档案信息化管理模式则能非常有效地避免干部人事档案造假问题。在信息化管理过程中，将个人相关档案信息以数字化形式存储并备份在不同服务器中再设定信息加密保护，无特殊授权即无法修改信息资料，从而为人事档案的真实有效性设置保障关卡。

1.3 提高档案管理效率

干部人事档案信息化的本质是将纸质信息转化为数字信息资源，进行快捷高效的信息管理。在信息化管理模式下，干部人事档案信息检索和查询工作程序被简化，方便了信息整理与增补工作流程;同时，个人档案信息查询检索受时空和距离因素的影响程度被大大降低。在信息化管理模式下，干部档案信息形成数据库，信息编辑处理由原来的无序改为标准流程化;干部档案信息管理由分散管理转为集约化管理，降低了管理成本，又提高了管理效率。信息化管理具有批量处理信息、信息处理准确等优势。

2 新时代干部人事档案信息化建设存在的主要问题

信息化的应用和推广为档案管理提供了更高效便利的应用方式，但看到成绩的同时也不能忽视暴露的一些问题，例如：

2.1 管理手段单一，信息化建设效率不高

干部人事档案的管理在单位的日常管理实践过程中未被重视，大多沿袭传统管理模式，比较单一缺少创新，难以保证信息的准确性。除此之外，虽然许多单位在发展过程中引入了信息化管理技术和平台，但是在应用过程中形式大于实质，难以发挥新技术的实用性和便利性，相关人员对信息管理平台生疏等诸多问题使得档案信息化建设无法正常地开展下去。

2.2 资金投入不足、重视程度不高

干部人事档案信息化建设不仅需要专业管理软件的支持，还需要良好的硬件设备提供保障，因此在前期对资金投入提出了更高要求。但在实践过程中，大多数单位在人事档案管理方面的预算投入遠远达不到要求，使得档案管理信息化受到软硬件的制约。另外，对干部人事档案工作的重视程度普遍不足已经成为常态，由于人事档案管理工作并不与工作效率业绩等直接相关，限制了单位对其的重视程度，这也导致了推广信息化档案管理的阻力重重。

2.3 档案管理人员素质有待提升

干部人事档案信息化对于档案管理人员有着较高的文化素质和实际操作能力的要求，硬件软件的使用培训和操作指导都必不可少。目前，很多档案部门都缺乏高技术型人才，自身的档案管理水平有限。

3 新时代干部人事档案信息化建设的对策

3.1 转变管理观念，提高思想认识

只有单位上下都认识到干部人事档案信息化管理是一项必要的、影响长远的工作，对于单位发展和建设有长期的重要意义，这才能使信息化档案管理有落地壮大的基础。因此单位在开展干部人事档案信息化的工作之前要将这项工作的重要性、必要性、紧迫性包括现实及长远利益都宣传到位，将其作为单位发展工作中的重要一环，尤其是提升档案管理人员的观念认识，使开展工作能积极配合。

3.2 加大资金投入，改善基础设施

进行干部人事档案管理的信息化建设需要大量的前期投入，例如软硬件的投放、操作人员的技能培训、设备技术的更新等，这就要求单位从源头重视干部人事档案管理的信息化建设，加大对于档案信息化建设的资金投入，改善技术应用的基础条件，提高相关人员的技能水平，加强信息技术支持和保障，促进干部人事档案管理工作的信息化和科学化建设。

3.3 强化队伍建设，提升队伍素质

干部人事档案管理的信息化建设过程中软硬件的投入虽然重要，但更关键的在于操作这套系统的工作人员，他们才是实现档案信息化的灵魂和重要环节，因此加强相关人员的专业业务素质、培养既懂电子档案，又懂电子政务的新的复合型人才成为重中之重。

3.4 保障人事档案的信息安全

与一般人事档案信息相比，干部人事档案信息关系着干部培养、选拔、考察、任用的公平与公正，要坚决避免该过程出现信息偏差。因此，加强信息安全维护尤为重要。一方面，可通过建立信息安全维护系统，加强对相关软件运行的安全保护，防止信息数据丢失;加强对硬件设备保护，通过主数据库和备用数据库方式实现信息备份;通过加密技术、病毒拦截技术、安全网络防火墙技术提高系统软件的安全性能，有效预防对相关信息进行篡改的犯罪行为。另一方面，通过标准化的操作与执行制度，避免人为信息安全事故。不同层级的干部人事档案信息管理人员进行授权，严格限制管理人员的操作与执行权限，并建立严格的监管制度。

4 结语

总之，干部人事档案是全面考察与评价干部的重要依据，能够实现信息化管理模式改革，有效提高干部人事管理效率。干部人事档案信息数字化实现了信息查阅与共享，有效避免了纸质人事档案丢失与损坏;使干部人事管理更为系统化和科学化，有利于形成规范化的干部人事管理制度。

参考文献

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[3]范艳玲.加强干部人事档案信息化管理策略分析[J].办公室业务，2017（10）.