大数据背景下档案管理价值提升策略初探

苏莉

摘 要：在大数据时代下，传统的档案管理已经无法适应新时代。本文主要对在大数据背景下的档案管理进行分析与研究，探求档案管理在大数据时代将要面临的挑战，并提出大数据时代下档案的价值提升及管理策略，力求提升档案管理的价值。

关键词：档案管理;管理价值;大数据时代

因为档案管理能够保障人们的智力劳动，所以逐渐成为一种潮流，但是在大数据背景下的档案管理依然面临许多挑战。因此，分析与探讨大数据背景下的档案管理具有重大的意义。

1 大数据背景下档案管理面临的挑战

我国在大数据背景下的档案管理主要面临三种挑战：第一种，档案管理思维要有新突破。自从社会的发展迈入大数据时代，档案管理工作相比传统以精确的小数据为主的档案管理，更加注重拥有完整性、混杂性、多样性的档案数据。第二种，档案馆需依赖大数据技术融进智慧城市。第三种，档案馆需借助大数据技术来处理文件。自从进入大数据时代，电子文件、数字化资源就依赖大数据技术呈几何速度增长，这不仅给档案文件鉴定、处理带来了新的挑战，也为档案管理人员如何对信息进行存储、备份提供了新的难题。

2 大数据时代下档案的价值提升及管理策略

2.1 树立档案管理新理念

能与社会保持同步发展的优质档案管理理念是企业以及组织长期发展的关键。在大数据背景下，档案管理人员要想对实际档案管理工作的开展有明确的方向，就需改善并更新数据档案的方式、方法、方面，仔细研讨档案管理的现状，做到具体问题具体分析，在充分了解档案管理存在问题的基础上，严格把控对档案的管理以及开发的程序。针对传统档案，需要对档案的交接、管理条例开展数字化转换以及精细化管理工作，保证档案管理的科学性。在此种情况下，档案管理人员需培养自身的发散思维以及主动服务的思想，全力促进转变档案的使用价值，即由藏向用。档案管理人员需借助大数据来启发新的思维以及注重学习对相关思维進行合理的运用，发现数据的关联性，努力挖掘数据、信息、知识背后的价值，以提高对大数据的认知水平。例如，档案管理人员利用“大数据”对数据进行粗放采集和精确管理，从而为企业以及组织的发展提供更加科学化、合理化的建议，提高企业防范风险的能力，促进帮助智慧型企业具有更强的战略文化。

以此同时，还要革新档案数据化管理意识。例如：购进先进的档案管理软件，建立科学、系统的档案信息检索存储系统，保障档案管理工作具有积极主动的特点。健全档案管理制度是保障管理工作有效开展的基础。因此，企业或组织需建立完善且规范的档案管理制度，密切关注档案的登记、收集以及追补的相关制度。比如，对档案管理制度进行高效的宣传，对档案管理人员进行宣讲，使其树立起责任感以及事业心。联系实际工作需求对管理人员进行培训，帮助他们不断改进工作态度以及方法，确保管理人员能够准确的把握档案收集、保管、咨询以及整理环节。因此，在对明确档案使用权限的基础上，树立档案管理新理念不仅能加快在大数据背景下的档案数据化、信息化进程，还能实现信息化、网络化的档案管理，促使档案管理工作能够不断发展。

2.2 统一规划档案管理资源

大数据技术的出现，地方企业或组织更方便进行对海量数据的统一存储与备份，在真正意义上实现了区域数据规模化发展，如部分地区建立了数据库产业园，大规模开发数据库。此举不但使相关的档案管理人员能有效参考数据资源，还提升了档案的安全水平以及综合管理、掌控档案资源的能力。因而档案管理人员要是想从海量的信息中获取重要的信息资源，必须要做到以下三点：第一点，对电子文件进行宏观鉴定时要合理有效的利用大数据技术，提高档案管理人员判断文件价值的方法和能力，为信息资源的进一步利用夯实基础。第二点，在对非结构化电子文件进行处理过程中重视大数据技术的应用。大数据由结构化数据、半结构化数据和非结构化数据组成，不仅类型众多且非结构化数据的占比较高（2012年在数据中所占的比例已高达75%），所以档案管理人员要明确在对显性、隐生网络化数据进行处理时，运用相关的数字技术，分析数据之间存在哪些关联之处。例如，档案管理人员可发掘非结构化电子文件管理的新方法，如对系统规模和性能进行有效的拓展，因而更好的处理空间数据、图像、数据流等非结构化数据。第三点，管理人员利用大数据技术存储与备份档案数据。虽然建立和使用档案数据库在一定程度上提升了档案管理的利用效率，但是目前随着日益严重的胀库现象、库房容量有限以及部分企业组织尚未大规模使用档案数据存储与备份技术等不利因素，导致新生成的档案无法存储到至库房，这就需要档案管理人员与档案馆发现大数据技术的重要性，尤其是档案馆需要在进行快速开发数据技术的同时，建立跨系统、跨平台、跨数据结构的数据系统，使数据存储效率提高，数据存储空间变大，档案利用效率有所提升[1]。

为了档案管理在未来的发展中能够更蓬勃的发展，需要档案管理部门统一管理档案资源，并对档案资源信息进行科学规划，积极地备份与转换档案数字化，为档案管理未来的利用与开发打造良好基础。所以笔者对档案部门接下来的工作提供以下建议：企业或组织可以建立健全综合性档案备份中心;档案管理人员需明确档案管理的目标，并严格控制;在档案管理过程中，能够预测潜在风险情况，提高风险防范意识;强化对档案信息的保护水平，严格履行保障档案信息安全的工作职责，在最大程度上优化管理办法[2]。

2.3 合作开发档案数据库

我国凭借“多用信息少用资源、多用信息少受灾害、多用信息多利民众”的城市设计理念，在2013年初正式起步对智慧城市的建设。从一方面来讲，作为拥有大量社会信息资源且是重要聚集点的档案馆必须与智慧城市的建设接轨，所以需要利用数据驱动，以跟上智慧城市建设的步伐。因此，传统的档案管理方式自然需要革新，只有这样才能提高档案管理人员的数据意识，使社会信息资源能够进行高效的开发与利用。从另一方面来看，因为智慧城市建设帮助档案馆提供了“开发利用信息资源、融入区域建设”的新机会，所以档案馆也可顺应大数据技术的潮流，依附于智慧城市进行建设，为盘活档案馆的海量信息以及增强信息开发、管理奠定坚实的基础。

档案馆作为重要的社会文化组织之一，其带有的档案数据库是确保大数据能顺利进行的必要条件。因此，可以得出发掘出庞大的数据库所特有的价值就是大数据的核心，档案馆工作人员应当更新对档案管理的认知，即档案数据的价值体现在使用方面，而不是档案本身，在管理档案的过程中既要重视获取原始档案数据，也要注重发掘档案的潜在价值。但是通常来说大数据技术的内容复杂且宽泛，引进时也有较大的困难程度。所以企业或组织在发展的过程中，若是想引进大数据技术，就必须要突破对技术、专业以及资金的有关限制。例如，档案管理部门与数据公司进行强强联合，共同开发档案行业的相关设备以及分析工具的新技术，在此过程中，档案管理人员需配合数据开发单位做好理论研究的工作，了解档案的使用管理范围，减少或者忽视不必要的工作。企业要加强组织领导工作，对必要的社会资源进行投入，保障合作工作的顺利进行。

3 结语

总而言之，档案在大数据技术的支撑下，在“了解过去、把握现在、预见未来”中产生了积极的影响，档案馆也加大了对大数据信息技术的应用，真正的实现了为民所用。所以地方政府要想加强建设不仅要加强档案馆和对社会创新管理，还要注意大数据技术的应用。

参考文献

[1]尹德凤，朱瑜梅.大数据时代背景下档案管理及价值提升研究[J].办公室业务，2018（12）：112.

[2]刘保瑞.浅谈大数据背景下的档案管理及价值提升[J].中国高新区，2018（11）：241.