基于岗位说明书实施管理规范的探索与实践

于丽洋

【摘要】通过统一规范岗位说明书模板，将部门管理职能、业务授权、管理制度、业务流程、风险控制、考核指标等管理要素层层落实到岗位，对企业管控要求和管理职能、工作任务进行分解落实、优化固化和细化量化，实现岗位管理的标准化、规范化。本文以岗位说明书为抓手，阐述了岗位说明书模板设计，开展岗位分析及岗位梳理，组织编制岗位说明书及开展培训，强化岗位说明书审核、发布及动态维护方面，对规范岗位管理的探索与实践。

【关键词】企业管理   岗位  职能  岗位说明书

目前不同岗位存在权责不明，责任缺失、岗位流程指向不明，岗位价值无法体现，无法有效匹配薪酬等问题，以岗位说明书为抓手，将企业的职能体系、授权体系、制度体系和监督体系分解落实到岗位，压实岗位职责，规范岗位行为，加强岗位考核，岗位管理的规范化、标准化，加强岗位说明书的全生命周期管理，打破目前各类管理之间的壁垒，为科学制定总部编制及定员，实现人力资源和经营资源的和谐统一、优化配置奠定基础。

一、岗位说明书模板设计

企业岗位说明书是通过工作分析过程，用规范的文件形式对组织各类岗位的工作性质、任务责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。将部门职能、任务、项目全面有效地分解落实到岗位，编制岗位说明书，对管理要素执行性文件的承接、细化、量化和汇总，作为各岗位管理要素的直接依据，以岗位职责有效支撑部门职能，促进岗位规范履职。

（1）岗位说明书模板设计总体思路。一是将部门管理职能、业务授权、管理制度和业务流程等管理要素层层落实到岗位，清晰界定岗位职责，明确工作任务和工作目标，压实岗位职责，实现集团总部管理职能的全覆盖。二是梳理业务运行的工作步骤、时间节点、工作标的等核心要素，细化明确业务运行过程中的关键节点和注意事项，为规范岗位履职、提高效率奠定基础。三是将部门关键绩效指标层层分解落实，细化、量化形成各岗位关键绩效评价指标，切实提高集团总部整体执行力。四是围绕岗位核心业务运行可能存在的风险事项进行梳理，开展风险辨识和分析，明确风险管理策略和重点监控指标，制订防范措施，强化风险防范的全员性。

（2）岗位说明书模板设计。结合部门重点工作，制定《岗位说明书》标准，明确岗位职责权限、任职资格、工作方法、管理要求、风险控制、考核指标等基本管理要素，制定统一岗位说明书样式，落实岗位职责，规范岗位行为，明确岗位标准，强化岗位考核，规范岗位行为，提高岗位执行力。提高业务指导性和可操作性，确保差异化管控体系文件落实到岗到人，实现管控体系有效落地

二、开展岗位分析及岗位梳理

（1）岗位分析。科学合理评价岗位，编制岗位说明书前进行工作分析。一是准确界定工作职责、权限;二是将岗位管理置于企业战备分解体系与业务流程中考虑定位;三是教育程度、工作经验、知识、技能与能力等任职条件要合理界定，避免盲目拔高和因人而定;四是合理确定各项任职资格的具体等级或水平;五是满足国家和行业对岗位的特殊从业资格要求。

（2）岗位梳理。编制岗位说明书前，开展岗位进行梳理，一是要根据岗位目的、岗位职责、岗位权限、职责履行程序的调整，对岗位设置进行调整;二是对岗位工作负荷分布不均匀，专业性质、职责、任职要求、岗位价值等非常接近的岗位进行并岗处理，避免出现岗位设置过细。

三、组织编制岗位说明书及开展培训

（1）组织编制。企业各业务部门是岗位说明书编制的责任部门，负责跟据本部门职能，按照岗位说明书统一标准，以岗位说明书为依托，承接分管集团差异化管理体系下的职能体系、授权体系、制度体系、监督体系落实到具体岗位人员。企业综合管理部门是岗位说明书编制组织归口管理部门，负责集团总部在编制岗位说明书过程中，统筹做好组织、协调管理工作。各部门要建立部门联动机制，确保合理分工，并对于同一个标准涉及不同企业，要逐一进行确认论证，保证各岗位适用。

有效承接部门职能。在对集团总部职能体系优化、细化、量化的基础上，组织各部门所属岗位人员对部门职能进行全面承接和细化，层层分解落实到各具体岗位，清晰界定岗位职责，明确工作任务和工作目标，并结合管理实际层层开展下级岗位确认、上级领导审核、部门主要领导审定，确保无遗漏、交叉和矛盾等现象，压实了岗位职责，确保部门职能形成有效支撑，实现集团总部管理职能的全覆盖。

清晰工作流程。各部门在对本部门职能分解落实的基础上，组织全体员工清晰明确每个岗位的核心业务。针对具体核心业务，梳理业务运行的工作步骤、时间节点、工作标的等核心要素，细化明确业务运行过程中的关键节点和注意事项，并在岗位说明书中以流程示意图的形式予以展示。工作流程要简明扼要，关键环节重点突出，注意事项清晰明确，为规范岗位履职、提高效率奠定基础。

量化工作指标。为突出绩效考核的导向作用，强化责任落实与考核激励，切实提高集团总部整体执行力，以岗位绩效的完成保障部门绩效的整体提升，各部门按照部门职能，结合职能规划和部门三年滚动计划，将部门关键绩效指标层层分解落实，细化、量化形成各岗位关键绩效评价指标，力求科学合理，便于考评，为实施精准岗位考核、有效激发总部员工的积极性和创造性奠定基础。

规范工作标准。岗位说明书作为工作标准，是部门管理职能、业务授权、管理制度和业务流程等管理要素落实到岗位的重要载体。首先对岗位说明书模板进行设计和优化，增加岗位运行规范等核心管控要素，进一步规范填写标准。围绕部门和岗位核心业务，查找补充国家法律法规，明确各岗位关联的规章制度，为促进各岗位规范履职奠定基础。

强化风险防范的全员性。进一步强化业务部门风险管理第一道防线的职责，提高专业风险防范与内部控制水平，参照《企业内部风险事件库》，组织企业全体员工围绕本岗位核心业务运行可能存在的风险事项进行梳理，开展风险辨识和分析，确定风险管理策略和重点监控指标，有针对性的制訂防范措施，将集团风险事项层层进行分解和承接，强化风险防范的全员性。

（2）编制人员的选拔和培训。企业综合管理部门负责设计模板要素，制定集团总部岗位说明书统一样式，明确编制岗位说明相关要求，制作岗位说明书宣传模板和PPT培训材料，组织各业务部门开展培训，由于编制岗位说明书工作量大，参与人员多，编制人员水平直接影响编制质量，应选择对岗位熟悉的专业人员进行编制，同时对编制人员进行编制规范培训，保证编制质量。

四、岗位说明书审核、发布及动态维护

（1）专家审核。岗位说明书编制完成后，各部门分专业组织专家进行审核，一是坚持系统性原则，岗位说明书中描述的岗位职责、目标任务、工作规范（制度）、工作程序（流程）、绩效指标、风险指标等各项要素是对本部门管控要素的承接分解、优化固化和细化量化，具有较强的系统性要求。二是坚持标准化原则。岗位说明书是各岗位执行的规范性文件，其要素结构设计和填写规范均应按照统一标准执行。三是坚持实效性原则。岗位说明书是一段时间内对具体岗位的明确要求和操作规范，是各管理体系动态调整后的终极体现，应随着各管理要素的变动而及时更新，具有严格的时效性。四是坚持强制性原则。岗位说明书是各岗位人员的工作规范，是各管理要素执行性文件的承接、细化、量化和汇总，是各岗位管理要素的直接依据，文件的执行具有强制性。确保岗位职责界定是合理、没有交叉、遗漏现象，各业务流程职责要全部得到落实，任职资格条件要求合理，横向平衡，符合相关规定。

（2）发布执行。岗位说明书审核通过后，各业务部门按审批权限，履行发布程序后执行。

（3）动态维护。各部门执行过程中根据部门管理职能、业务流程变化及时对岗位说明书进行修改，动态维护部门岗位说明书。

五、结束语

以岗位说明书为依托，强化岗位管理，明确岗位职责，指导操作，减少了职责不明确、交叉、空白、推诿扯皮等情况，实现岗位、制度与流程相融合，依据岗位规范用人，按照岗位标准评人的规范化岗位管理，为人力资源决策提供基础依据，健全管理创新和持续改进的长效机制，加快管理理念和方式变革，提升集团管控效率和精益化管理水平，实现了岗位管理标准化、规范化。