电力企业档案数字化质量与安全保障研究

韩炜

摘要：档案是一个企业记录原始信息的重要载体，它对企业来说有着至关重要的作用。档案也分为不同的种类，例如，人员档案、项目信息、过程文档等等，不同的企业所拥有的档案种类也不尽相同。对于电力企业来说，企业的档案包括人员信息、数据信息等，用于记录电力数据，同时便于后期查找。以往的档案都是纸质文件，但是随着技术的不断先进，数字化管理开始普及。数字化档案管理相比较于传统的纸质档案来说，更加方便储存、也更加利于查找。数字化管理虽然优点很多，但是也要保证它的质量和安全性。只有这样才能够发挥它的优势，使档案管理变得更加便捷简单，更好的服务于电力企业。

关键词：电力企业;档案数字化;质量和安全保障

1电力企业档案数字化管理概述

电力企业的档案管理在电力企业中是非常重要的一个环节，电力企业档案管理的工作较为复杂，既要达到档案管理的一般标准，也要符合电力企业要求的特定标準，电力企业档案数字化管理工作包括以下几点：首先，就是负责档案日常的管理工作，根据上级领导的要求达到阶段性的管理标准，然后做好该阶段的档案管理计划。还要对相关的档案进行检查、复核、统计等工作，以及做好全部档案的编辑工作。其次，各部门的档案工作指导、监督等也要做好。最后，在档案整理完成之后，应该经过多个领导的审核，以及反复的检查，最后在确认无误后封存起来。

2电力企业档案数字化质量保障

2.1电力企业档案管理的人员管控

企业档案管理的过程离不开岗位人员的具体实施，为了更好地适应新形势的发展需求，企业必须致力于不断提高档案管理人员的意识和技能，从而利用数字化平台更好地进行管理工作。首先，要对数字化档案管理给予重视，认识到数字化档案管理的重要性和必要性，实现各项资料全部录入数字化平台进行运作。通过完善制度并且要求在提交纸质版文件时必须一起交付文件的电子版，做好电力企业档案的输入和移交工作。其次，通过制度进一步约束档案管理人员的职位权限和岗位职责，对每位管理者进行编号，进入数字化平台时必须通过验证才能进行编辑和查询等工作。电力企业还需要设置专职的电子档案管理人员对电子档案进行上传、收集、查询等，保证电子档案的有效管理和顺利开展。同时，对于电子文件需要进行分类和判别，保证录入的数据准确性和真实性。最后，数字化档案管理也是一场技术的改革，所以电力企业需要加强对人员的技术培训，进一步提高档案管理人员的综合知识水平和数字化知识架构。企业可以定期组织员工进行计算机培训，或者开设一些技术型的教学讲座，加强档案管理人员的培训教育，更好地了解新技术，从而采取更为合理的方案推进电力企业数字化档案建设的进程。

2.2电力企业档案管理数字化的质量控制

由于受到多个方面因素的影响，电力企业档案数字化质量控制效果不佳，而这些因素包括数字化方案未发挥导向作用，数字化软件未对档案数字化管理提供设备方面的保障作用，以及档案仍然是以纸质档案为主，并没有结合信息技术的发展而予以转变等。针对电力企业档案管理数字化质量控制中存在的问题，需要采取相应措施进行解决。一是优化数字化方案。对于任何一项事物的发展而言，在开展之前有方案的导向与没有方案的导向，二者最终获得的效果必然是不同的，因此在电力企业档案数字化管理中首先需要优化数字化方案，充分发挥方案的导向作用。二是正确选择数字化软件。正所谓工欲善其事必先利其器，完善、合适的设备软件是不可或缺的。因此，应在结合实际发展情况的基础上广泛调研选对数字化软件，以此来为工作的有效开展而奠定扎实的基础。三是纸质档案具有很多方面的缺点，档案管理人员需要能够有效应用信息技术建立档案数据库，将档案信息录入到数据库之中，以此提升档案管理的数字化水平。数字化方案直接影响到档案数字化的质量，数字化方案包括数字化的策略和操作流程。随着科技的日新月异，纸质档案的弊端日渐暴露。档案数字化管理更符合现代档案管理模式，档案数字化不仅提高了档案管理人员的工作效率，体现了人性化管理的理念。另外，纸质档案寿命短，不利于保存，而档案数字化管理可以延长纸质档案的寿命，还可以实现电力企业资源的共享，促进了电力企业在信息化时代的发展。依据《纸质档案数字化技术规范》并结合电力企业档案管理情况，应明确纸质档案数字化工作的基本流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理等环节，并在此基础上明确档案数字化的质量。

3保障电力企业档案数字化管理安全的手段分析

档案的保密性工作是档案整理过程中需要非常注重的关键点，要想切实保证保密环节的质量，就要保障档案的实物的安全、电子数据的安全等，一定要避免出现信息外露的现象。信息安全问题是档案整理过程中自始至终应该关注的问题，想要把信息泄露的概率降到最低，就要从各个方面进行分析，主要包括信息技术水平、相关人员的素质、以及档案整理过程中的环境如何。具体来说主要包括以下方面：

3.1应该保证电力企业内部有严格的规章制度

档案的数字化过程将会涉及到隐匿性较高的信息，为了保证信息的足够安全，就必须制定适合自己企业的行之有效的保密制度，可以从各个方面制定一些合理的规定。在机器使用的过程中，可以制定一些约束相关技术人员的制度，例如，数字化人员遵守的保密规定、数字化信息整理场所的保密措施、进入档案整理办公室时对于相关人员身份严格验证、允许访问的系统的身份验证以及值班保卫人员的职责规定等。以上各环节的执行程度如何，将会直接影响档案整理工作的整个进程，以及保密的信息是否足够安全。

3.2确保档案整理过程不受外部环境影响

在进行档案数字化整理的过程中，要保证各环节的操作是在一个封闭的网络中进行，应该与所有的外网断绝，还应该保证档案数字化的设备所处环境的安全。应该做到符合防水、防潮、防寒防高温等要求，还要注意防止由于计算机网络及服务器的问题所造成的信息泄露，防止一切外物对于档案数字化整理过程的阻碍。保证各工作人员档案整理之前都进行严格的系统验证，以确保整理人员的身份，防止不法分子的恶意行为。

3.3提高企业档案数字化管理的技术水平

在当下档案数字化管理的过程中，要注意对数字化档案进行多重加密，以此可以使档案更加的有安全性、保密性。提高档案数字化管理保密技术主要涉及到网络防火墙、操作系统安全、以及其他的经营技术，这些都是在数字化管理过程中广泛应用的加密技术。在数字化管理过程中，数字化加密技术是最直接的、最安全的加密手段，可以在非常大的程度上提升档案数字化管理的安全以及质量。在信息的传输过程中，可以采用更加有难度的密匙来保护信息不被泄露，在使用密匙保密措施时，可以选择两个相应的密匙，一个是采用公开的形式用来发送信息文件里的，另一个则采用保密的形式用来接受私密的文件信息。只有从多个环节对于档案信息进行保护，才能确保档案数字化管理水平的提高，档案信息更加安全保密。

结束语

总而言之，随着时代的进步，电力资源已经成为了人类不可或缺的资源之一，电力企业也因此不断的壮大。传统的档案管理模式早已不能够适应当今的社会需要，数字化的出现，有效的提高了工作效率，满足当前的快节奏工作方式。档案管理改革势在必行，但是也一定要注重质量和安全，这样才能够发挥它的绝对优势。

参考文献

[1] 陈燕莹 . 浅析电力企业档案数字化质量及安全保障 [J]. 中国管理信息化 ，2017（7）.

[2] 章丽群 . 电力企业档案数字化质量及安全保障探析 [J]. 通讯世界 ，2018（3）.

[3]覃艳宜.电力企业档案数字化管理[J].中国管理信息化，2015（8）.