试论如何提高档案管理工作的有效性

摘要：档案与企事业单位的发展息息相关，因此，必须予以高度重视，对档案进行科学合理化的管理，使其作用得到最大化的发挥，推动企事业单位实现可持续发展。本文针对档案管理工作的重要性、存在的问题及其应对措施进行探讨。

关键词：档案管理 重要性 有效性

一、档案管理工作的重要性

首先，档案让调查有据可依。档案与其他的文献有所不同，其存在着法律效力，档案的特点使得其所记录的内容更加具有客观性和说服力，在进行相关调查时，档案可以作为有效的依据。其次，档案可作为参考之用。档案记录了企事业单位的各种资料信息，例如照片、纸质文件以及光盘等等，可靠性极强，真实客观地反映了企事业单位的历史信息，工作人员只需要到档案室去调阅相关档案就能够知道相关信息。另外，档案里面记录的企事业单位一系列发展过程的信息，可以为企事业单位未来的发展方向提供完整的、真实的参考资料，对于科学合理地进行前景规划十分有利。因此，在社会不断发展进步的形势下，企事业单位必须改变以往的档案管理观念，顺应时代发展潮流，对管理方式进行创新，促进档案实现科学化管理。

二、档案管理工作中面临的问题

（一）管理制度不够健全

部分企事业单位未能创建完善的档案管理系统，这是由于管理人员通常对效益的提高较为关心，而对档案管理却不够重视。有些档案管理人员的专业技能和综合素质不过关，不能严格执行档案管理的相关规章制度。单位档案管理体制的不完备，相关档案管理人员的执行能力弱，出现无关信息陡然增加、重要信息不慎遗失等现象。

（二）管理方式过于落后

有些企事业单位的档案信息管理与时代发展严重脱轨，在管理上未能实现信息化、数字化等。他们还在沿用传统的手工收集方式来对档案进行管理，这就使得档案管理人员的工作难度增加了许多，也很可能会发生纸质档案信息遗失的现象，档案管理效率低下。

（三）网络系统不够完善

对于档案管理来说，一个完善的网络系统能够为其提供有效的支撑。不过，从当前档案信息管理现状看出，其未能形成统一的标准，这使得网络系统不够完善，影响了档案管理实现信息化。在创建数据库过程中，系统在整体上缺乏协调性，致使网络系统不够完善，各部门之间未能形成良好的协作关系。在对档案信息进行收集整理过程中，还存在疏漏的地方，致使信息缺乏准确性、完整性和及时性。

（四）部分工作人员业务能力不强

从事档案管理的工作人员业务能力的高低，对于档案管理水平的提高至关重要。档案管理工作人员综合素质不够，主要表现在管理人员能力不足、责任意识淡薄等等，这些都不利于档案管理工作的顺利开展。

三、提高档案管理工作有效性的策略

（一）制定科学合理的管理制度

档案管理工作要想顺利发展必须有完善的管理制度。为了使档案的价值得到最大程度的发挥，企事业单位管理者对档案管理工作应高度重视，并积极努力地进行探索，创建适合企业发展前景的规章制度。要进一步加强监督，对档案管理工作的具体实施过程进行有效的规范，不断完善考核激励机制，激发工作人员的积极性，促使其认真完成工作。

（二）提高档案管理信息化水平

档案管理朝着信息化的方向发展是大势所趋，档案实现信息化管理，有利于提升档案管理的工作质量和效率。企事业单位可以通过创建和完善信息集成系统，对软硬件进一步加强，并借助大数据、云计算等现代化科技手段，使档案管理水平不断提高。还可以通过创建内部网络，加强信息检索功能以及创建员工在线服务功能等，使档案信息的利用率得到更好的发挥，进一步提升档案管理工作水平。

（三）创建高素质的档案管理队伍

根据档案管理工作的实际情况，开展形式多样的培训、继续教育等，使工作人员的专业技能得到有效提升。组织开展全面、系统化的培训和继续教育，进一步丰富档案管理人员的专业知识，使其掌握与档案管理有关的全新的知识、理论。加强信息技术、计算机软件方面的培训，让档案管理人员做到熟练掌握和运用。

（四）创建奖惩及考核机制

由于档案具有一定的保密性和安全性，因此必须制定严格的奖惩考核机制。档案管理工作极为重要，应充分做好安全方面的措施，将积累档案信息材料的工作划归到管理人员的责任制中，并定期进行考核，做到奖惩分明。另外，在档案管理工作中，对网络病毒要重点进行防范，避免档案信息被恶意窃取。

四、结语

总之，随着社会的信息化发展，档案管理的重要性越发突显出来。因此，企事业单位必须结合自身的具体情况，顺应时代发展潮流，创新档案管理理念，运用先进的管理方式，促进档案管理工作顺利开展。

参考文献：

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[2]王俊杰.办公室档案管理的工作改进及人员素养要求[J].黑龙江科技信息，2013（05）.

[3]刘伟.事业单位档案管理及服务效率提升策略研究[J].传播力研究，2019（33）.

（作者簡介：孙永梅，女，本科，吉林省体育局田径自行车运动管理中心，馆员，研究方向：档案管理）（责任编辑 刘冬杨）