基于合同为财务预警管理起点的事业单位信息化建设项目方案研究

李琼

摘 要：本文基于当前事业单位中存在的诸多缺陷和信息化建设的必要性为前提，以合同签订为财务预警管理起点，来提高事业单位执行效率和更清晰地提高执行路径为目的，以提取执行情况报表为判别方式，对事业单位的财务信息化建设项目进行了设计和可行性分析。其结果表明，本文所设计的方案合理且具有较强的可执行性，能够为事业单位的信息化建设提供一定参考和借鉴。

关键词：信息化建设;方案设计;管理起点

0引言

信息化建设经过多年的发展和应用，能够为企业带来诸多益处，如可以帮助实现事业单位办公自动化、提高单位工作效率、降低企业成本等，对于实物单位的可持续性发展极为重要[1]。而事业单位更需要学习先进单位信息化建设的科学方法和典型经验，注重统筹设计与项目带动，提高信息化工作的实用性和创新性。

相对于管理和经营更灵活性的私人企业，事业单位的信息化建设管理起步较晚且推进进度缓慢，同时在推进的过程中由于事业单位的特点而存在诸多难度，所以事业单位的会计工作人员在实际工作过程中缺乏一个清晰的执行起点和可靠的依据，这就导致在实际工作过程中会计信息化流程中发生混乱、信息化建设项目推进困难的现象屡见不鲜[2]。因此，本文以合同管理为执行起点，对事业单位的信息化建设进行了方案设计和可行性分析，为事业单位的信息化建设提供一定参考和借鉴。

1事业单位信息化建设的必要性

一直以来，由于事业单位的运转效率低、各部门推诿扯皮，导致其信息化建设进度慢、效果不理想[3]。随着互联网/局域网管理技术发展、具有更灵活性的同行企业的竞争、客户企业的要求等多因素影响下，大多事业单位也正建立现代化的信息化管理手段和系统进行完善和改革。结合自身企业工作经历，同时从查阅文献来看，现阶段事业单位信息化建设非常必要：

一是，能够改善当前事業单位会计工作的工作效率、能够在一定程度上避免甚至去掉日常工作中的重复且技术性不强的工作;二是，通过信息化项目的建设，能够促进甚至改善内部各部门之间的信息共享，能够在流程上避免各部门之间的推诿扯皮现象;三是，做好事业单位会计信息化项目，能够为监管、跟踪单位的经费收入、支出、应收款项等提供重要依据。

2基于合同为财务预警管理起点的信息化研究意义和目的

2.1 实现以合同为依据，收费管理系统，财务管理系统的综合运用

为了适应转企的需要，实现良好的内控，有利于促进财务建设方面风险问题的规避。通过对信息化技术的使用，对相关信息进行及时的记录、分析、处理，出具相关的财务分析报表及报告。

2.2对事业单位的账款跟踪和管理

实现应收账款等往来款项的超期预警、实现应收账款信息统一采集录入，关联收款信息;体现应收账款与已收账款的占比分析，提高资金流转率，减少坏账损失实现以合同为依据，收费管理系统，财务管理系统的综合运用、时时查询、出具相关统计分析报表。

实现合同主要信息和电子附件的综合管理，在财务账务处理、三方对账时可以快速、准确查询出所需信息。

3基于合同为财务预警管理起点的信息化建设方案设计

3.1 基于合同为财务预警管理起点总述

合同管理主要是实现各类合同的全生命周期管理，主要包括合同的流程审批、合同实际进度、合同收款管理、合同的监管、预警、分析及执行统计、合同辅助管理、合同统计分析以及合同管理对外接口。

合同管理主要控制点如下：

（1）合同管理将业务、财务、法务三个部门有机联系在一起，以便把合同文本管理过程与合同执行过程信息紧密集成，打破信息孤岛，提高部门间的协作效率;

（2）通过管理合同的收款计划与收款过程，提高对客户合同应收款的管理，达到收款条件给财务人员进行预警提示，督促业务人员收款，降低应收款和坏账款项，减少资金风险;

（3）通过管理收款类合同的收款计划执行情况，为预测未来资金流情况提供依据，以便提前做好资金筹划，降低资金成本;

（4）通过与收费系统、检测系统做数据接口，进行资源共享，帮助单位更高效的管理应收账款。

3.2 基于合同为财务预警管理起点的总体执行方案

以合同签订为执行起点，采用中间表的数据交互方式——实现简易合同系统、业务收费系统和财务系统的数据库统一。简易合同系统、业务收费系统在财务系统数据库上建立中间表，定期向中间表同步数据。财务人员在做凭证的时候从该中间表中查询出数据，选择数据生成凭证。

强化监控监管，进行有力的审查与监督，从而建立起适用于自身的会计内部控制模式。通过对新型技术的有效使用，提供强有力的信息化技术保障和支持。

3.3 基于合同为管理起点的具体实施细节分析

目前所使用的OA合同审签系统与财务管理系统没有实现无缝对接，导致无法精准及时查询合同信息、收款周期、收款期限、收款条件等业务信息，相关工作人员工作量大;应收账款数据无法与合同数据时时共享;已收、应收等账目无法反应到财务核算流程。导致业务查询、统计、登账时工作量大、效率低下。由于前端收费系统与财务管理系统分离使用，存在一定的漏记、补记等情况，时常需要财务人员与收费人员对账，找差异;存在大量的重复性工作，是对人力资源的一种浪费。为此，本文设计的解决方案如下：

（1）实现合同主要信息和电子附件的综合管理，在财务账务处理、三方对账时可以快速、准确查询出所需信息。

（2）实现收款信息统一管理，分清收入类型、金额大小、客户回款信息;出具收款统计分析表，实现快速查询及对账。

（3）实现应收账款超期预警功能，出具其他相关统计分析表，让客服人员有依据的及时催收账款，提高单位收款效率，降低资金流失风险。

（4）实现应收账款信息统一采集录入，关联收款信息。出具客户检测报告、发票是否开具的统计分析表，应收账款与已收账款的占比分析表，提高资金流转率，减少坏账损失。

（5）实现收费系统与财务系统的无缝对接，减少单据流转过程中的人为干预，避免丢单、漏单情况的发生。减少对账时间，提高整体工作流程效率。

要对会计内部控制工作进行有力的审查与督管。这方面的建设，可以有效控制财务管理的违规行为出现，可以及时对相关问题进行追责与处治，从而降低事业单位内部管理方面的风险。进行监督建设，促进监督的公正与规范;要促进各部门间的制约作用，实现监督的全面化。

出于这两方面的考量，对于财务合同管理、应收账款的收费系统的管理与财务目前使用的软件进行对接。

4基于合同为管理起点的信息化建设方案可行性分析

基于上述的方案设计，从技术路线上来看，通过对现有的技术软件和接口分析，能够实现上述方案的衔接，从而进一步从应用上实现以合同签订为财务预警管理起点的信息化建设，具有较强的可实施性。

同时，在信息化建设项目中，我们可以随时提取任一合同的执行情况，这可以通过提取执行情况报表来实现。执行情况报表主要可以反应以该合同为源头的整个下游业务执行情况，包括检测、发票、收款的明细信息（如果是项目合同，需要查询项目的实际进度信息），从而实现对合同执行情况的监控，同时对合同的约定金额、收款金额等实现全面的查询。

因此，本文所设计的方案具有很好的可行性，能够应用于事业单位的实际管理。

5结语

本文对当前事业单位存在的诸多缺陷和信息化建设的必要性进行了分析，以合同签订为财务预警管理起点，以提高事业单位会计人员执行效率和更清晰地提高执行路径为目的，以提取执行情况报表为判别方式，对事业单位的信息化建设项目进行了设计和可行性分析。能够为事业单位的信息化建设提供一定参考和借鉴。

参考文献

[1] 崔祥丽.行政事业单位会计信息化建设途径研究[J].才智，2019（12）：209.

[2] 朱晟玥.行政事业单位财务管理信息化建设存在的问题及改进对策[J].中国总会计师，2017（4）：104-106.

[3] 李晓辉.事业单位财务管理信息化建设存在的问题及对策[J].时代经贸，2019（8）：71-72.