高校智慧迎新系统的建设与探索

滕华 侯镇锋 高哲

摘  要：随着独立学院转型后招生数量的不断增长，为了解决学校迎新过程中工作效率不高、服务质量不佳、学生及家长对新环境体验感差等问题，文章建立了一套智慧迎新系统，实现学校内外参与迎新工作的各相关部门之间信息发布、数据交互和共享，实现录取学生网上预报到、微信缴纳学费、数据多维度实时统计，最终实现迎新工作与信息化的完美融合和创新。

关键词：智慧迎新;移动支付;数据统计

中图分类号：TP391.41       文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）24-0135-04

Construction and Exploration of College Smart Welcome System

TENG Hua，HOU Zhenfeng，GAO Zhe

（Xian Mingde Institute of Technology，Xian  710124，China）

Abstract：With the continuous growth in the number of enrolled student after the independent collegetransition，in order to solve a series of problems，such as low working efficiency，poor quality of service during the process that college welcome new students，and students and their parents have a poor experience to the new environment，this paper establishes a set of smart welcome system，which can realize the information release，data interaction and sharing among each related departments inside and outside the college that take part in the welcome work，realize the enrolled studentspreparation register online，paying the tuition fee on WeChat，multi-dimensional real-time statistics of data，and finally realize the perfect fusion and innovation between the welcome work and informatization.

Keywords：smart welcome;mobile payment;data statistics

0  引  言

迎新工作是招录新生后的第一项重要工作，既体现了新学年学校各项工作的精神面貌，也集中体现了一所大学的组织管理水平。随着我国高等教育进入大众化时代，越来越多的新生有机会踏入大学的校门[1]。我们既要将学生迎进来，更要将高校风貌展示出去。因此，充分利用好迎新这一阶段，帮助新生尽快地了解学校、融入学校、适应新环境、新生活，成为高校迎新工作的一个重要任务[2]。西安明德理工学院因前身是一所本科层次的独立学院，在信息化建设方面发展并不是很全面，迎新工作也一直沿用传统的手工模式：人工核验、手工登记、排队缴费、领物品等流程繁琐，重复填报，现场排队人员众多，进度缓慢。因此如何利用信息化手段优化迎新工作流程、提高服务质量和工作效率是学校面临的重要问题。

1   迎新工作模式

1.1  原有迎新工作模式

每年一度的高校新生報到是紧张而匆忙的。原有的迎新工作采用全线下人工办理，新生报到涉及到招生办公室、教学部、资助管理科、财务部、校医院、户籍科、物业科等学校众多部门。这些部门往往要提前两到三周来校准备迎接新生的工作，有的甚至时间更早。然而即便如此，迎新当天学生家长对学校服务不满意的现象也时有发生。仔细分析不难发现，传统的迎新工作模式存在以下问题：

人工办理出错率高。传统的迎新工作主要依靠人工登记办理，报到、登记、缴费及物品领取等流程繁琐，再加上一般迎新都集中在2到3天的时间内，工作量大、人员密集，往往出错率较高，并且每个环节都涉及不同部门，出错后还很难及时发现问题，为后期数据统计带来较大困难[3]。

协同工作效率低。由于新生报到的整个环节需要许多部门相互配合才能完成，但各部门办公的地点不同，远近各异。有时需要跑很多地方才能完成，有时一个环节没办完就不能办理其他的事情，这就导致有些环节排起长队，而有些环节没人办理。例如，财务缴费环节，每年在这个地方财务都要设立许多窗口，但仍然无法解决缴费现场因核对信息、刷卡支付、贷款减免、现金支付等情况带来的排队现象。

数据共享机制不畅通。迎新前，各个部门从招生办获取报到新生的数据。迎新过程中，学生流动性大，工作相对独立，有些环节还可并行办理，导致数据统计不准确，存在数据孤岛。

报到信息时效性差，信息化管理能力薄弱。传统的迎新工作各单位都是基于自己部门的业务流程办理，数据格式不统一，导致整个迎新环节无法得到实时、准确、统一的报到信息。

为此需付出大量的人力物力去统计最终的报到数据，无法为领导决策分析提供依据，一定程度上影响到学校信息化管理的能力。

1.2  智慧迎新工作模式

智慧迎新系统的建设，梳理并优化新生入学的工作流程，涵盖了新生从招生录取到入学报到的全过程[4]。整个迎新系统分为新生数据入库、新生数据处理、新生数据服务、面向新生服务、数据分析与决策共五个阶段。

1.2.1  新生數据入库

新生数据从各省招生录取系统中获取后，导入到学校招生录取数据库中，系统按照国家统一标准进行解码，即获得新生的录取信息。

1.2.2  新生数据处理

当全部新生录取信息进入招生录取数据库后，迎新系统将根据学生所在学院及班级进行分班、分学号，这里分班分学号支持科类、性别、地域、成绩等多种维度选择自动分配，或手动分配。同时在预处理阶段需要完成学费、宿舍费及宿舍各学院配额的设定。

1.2.3  新生数据服务

基于迎新系统的新生数据，为后勤、教学、一卡通、财务、各学院等部门提供统一的数据服务，方便大家在统一的新生数据标准基础上，提前完成各自的业务准备工作。同时各部门都能够及时地、准确地掌握学生线上报到填写的信息，如到校交通方式、到校时间以及是否办理户籍迁移等。使大家更加有针对性地开展迎新工作，切实提高迎新工作预见性和实效性，并为进一步做出新生管理服务决策提供第一手的资料。

1.2.4  面向新生服务

入学新生可通过迎新系统Web端或手机微信端访问迎新系统，新生根据“姓名+身份证号”双重校验核实身份后，开启线上报到流程。线上报到流程支持新生个人信息的填报、到校时间的登记、户口迁移登记、绿色通道申请，宿舍房间类型选择以及在线缴费。完成线上报到的学生只需携带录取通知书现场核验身份，便可领取宿舍钥匙进入宿舍，前往校医院进行体检，同时领取军训服，完成报到手续。

1.2.5  数据分析与决策

现场报到的情况，实时通过大屏以饼图、条图、柱形图等形式展现出来，为领导后期决策分析提供有效支撑。

2  智慧迎新系统设计与实现

2019年西安明德理工学院开展智慧迎新系统建设项目，本次建设分为迎新网和线上迎新、系统管理后台三部分。其中迎新网和线上迎新都是提供新生预先完成报到手续的窗口。而系统管理后台则是实现迎新工作流程各个环节具体的操作，具体工作流程图如图1所示。

2.1  系统架构

系统软件采用SSM框架（SpringMVC+Spring+MyBatis框架）软件开发技术，前段设计使用HTML5开发，后台通过MyBatis与MySQL数据库相连接，中间件采用WebLogic容器进行部署。系统硬件使用两台应用服务器、一台数据库服务器和一台负载均衡服务器分别部署。

2.2  数据标准

根据数据中心的建设规范，迎新系统中的数据为学生在校生命周期的起点，也是高校学生管理数据的源头。为了加快学校信息化建设，消除信息孤岛，学校根据教育部、省教育厅和学校有关信息化建设的方针政策、指导意见和信息标准，编制智慧校园信息标准规范。

本次迎新系统主要涉及的编码标准包括：学校基本数据类、组织机构数据类、国家专业大类、国家专业二类、国家专业类、校内专业类、班级数据类、学号数据类、楼宇数据类、宿舍数据类。

2.3  系统主要功能

西安明德理工学院迎新系统由新生数据导入、打印通知书、短信批次管理、分班分学号、生源地贷款、缴费、退费等功能组成。具体系统功能如图2所示。

2.3.1  新生数据导入

通过从各省份招录系统中下载的学生.DBF数据包，对应其省份、类别导入迎新系统，系统根据国家统一标准进行解码，即获得新生的全字段录取信息（包含学生的姓名、性别、身份证号、考生号、录取学校、专业代码、录取专业、通信地址等）。

2.3.2  分班分学号

当新生录取结束，录取数据全部导入系统后，教务部门管理员将根据学生所在学院及专业进行学号和班级的分配，学号编码由7位阿拉伯数字组成，班号编码由9位阿拉伯数字组成，按照此规则的同时还要根据科类、性别、地域、成绩等多种维度自由选择自动分配，分配后的数据如不能全部满足需要，可再次进行手动调整，直至分配结束。

2.3.3  宿舍分配管理

后勤宿舍管理部门，将宿舍信息根据录取数据并结合往年报到率，提前预分配至每个学院、每个专业，如遇宿舍资源紧缺，则系统将及时进行相应调整。

学生线上选择宿舍时，根据个人所需选择房间类型，缴费成功后，系统将自动分配宿舍，并通过微信公众号推送具体的楼宇、房间号和房间类型等信息。因宿舍资源紧缺，宿舍房间类型选择采取先到先得的方式，房间分配按照微信支付确认信息时间为依据。

2.3.4  绿色通道申请

“绿色通道”是确保普通高校家庭经济困难新生顺利入学最直接、最有效的措施。入学新生根据个人家庭经济情况进行申请，同时需要提供相应支撑材料。申请后，由资助中心管理员进行信息审核，审核通过后，应缴纳学费将自动减免。因学生提交申请时间不固定，为方便审核人员及时处理待办，系统支持PC端与微信移动端共同审批，并且系统支持后期根据学院、专业、审核情况、申请金额、时间等进行数据统计。

2.3.5  缴费

财务部门需提前维护好新生各个专业的学费标准、宿舍费类型和宿舍标准。通过与微信支付API接口对接，学生在完成缴费前的线上报到环节后，核算出当前应缴费用，只需输入支付密码即可完成缴费环节。支付成功后，微信支付会把支付结果返回系统，系统根据学生的缴费时间和流水号，更新学生的缴费状态。对于管理人员，可通过系统实时查看当前学生的缴费数据，并根据不同维度进行统计。

2.3.6  数据统计

根据新生录取数据、线上报到和现场报到的情况，统计出各种维度自由组合的统计报表，同時支持现场报到实时数据的大屏展示。实现新生的报到各个环节的办理情况的实时统计查询;各学院、专业报到情况的实时统计查询;各生源地学生报到情况的实时统计查询等，为后期领导管理决策提供有效依据。

2.4  系统成效

通过智慧迎新系统的建设，将入学前后的事务进行合理划分，并充分利用信息技术，结合互联网移动技术，将传统的迎新服务及管理方式，有效的组织起来，跨越了时间、空间距离和部门壁垒，使迎新工作呈现出“数字化、人性化、智能化”的工作特色。为入学新生提供优质的服务，为学校的管理人员，提供面向入学新生的统一工作管理平台，从而达到数据共享和业务功能的充分融合、辅助领导做出决策，提高针对入学新生的迎新管理工作效率和水平[3]。图3所示为西安明德理工学院后台管理系统示意图。

通过智慧迎新系统的建设将迎新各部门有效的组织起来，实现统一办公，协同处理，提高迎新工作的效率，打破传统的部门间的壁垒和界限;实现学校与新生信息的双向反馈，有针对性地开展迎新工作;实现为学生提供多样化信息服务，便于新生快速地融入并适应大学生活;实现新生信息数据从录取到报到注册全程信息化管理，提高报到注册效率;实现在线支付，简化缴费过程，提高缴费效率;实现录取和报到数据的实时统计，为领导决策分析提供帮助[5]。

3  结  论

信息化技术的快速发展使高校的各项业务工作发生了巨大的变化，面向学生的管理和服务带来了新的挑战和机遇，传统的迎新工作模式越来越不能满足学校的发展现状和对新生的服务要求。为此，智慧迎新系统的建设使参与迎新工作的各部门之间实现数据的高度共享和协同，并且进一步明确各部门的职责和管理范围，充分地体现了学校各项工作以学生为中心的指导思想，也标志着学校管理现代化水平的全面提高，使新生及新生家长在入学伊始就能强烈地感受到学校高新技术应用的氛围和学校服务工作的高效有序，同时为学校智慧校园的建设提供全面而准确的数据源、规范的数据标准，对学校整体信息化建设都有重要的意义。

参考文献：

[1] 陈良声.高等教育大众化背景下大学新生的困惑与调适 [J].世纪桥，2006（11）：87-88.

[2] 魏婧.对高校迎新工作的几点思考 [J].教育教学论坛，2010（3）：135+142.

[3] 杨众.高校智慧迎新系统的设计与实现 [J].信息技术与信息化，2019（1）：50-52.

[4] 陈星.高校新生迎新网上服务系统的设计与实现 [D].济南：山东大学，2015.

[5] 肖丹.基于SSH框架的高校数字迎新系统设计与实现 [D].上海：复旦大学，2011.

作者简介：滕华（1986.11—），女，汉族，陕西西安人，工

程师，本科，研究方向：校园信息化建设、软件应用;侯镇锋（1986—），男，汉族，陕西咸阳人，工程师，本科，研究方向：校园信息化建设、网络安全;高哲（1987—），女，汉族，陕西榆林人，助理工程师，硕士，研究方向：校园信息化建设、软件应用。